Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej to kolejne zagadnienie w ramach cyklu ,,Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym”. To #17 przypadek, który rozwiążemy wspólnie. Zaczynajmy!

Z treści artykułu dowiesz się:

• w jaki sposób ustalić koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej,
• jaka jest podstawa prawna określająca koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej,
• w jaki sposób wyliczyć ryczałt z tytułu użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej,
• jakie są maksymalne stawki kosztów użytkowania prywatnego samochodu za kilometr oraz limit kilometrów na jazdy lokalne.

Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej

Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej muszą zostać zwrócone pracownikowi. Dotyczy to zarówno krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik korzystał z prywatnego samochodu w celu wykonywania pracy. Zazwyczaj dzieje się tak w przypadku odbywania tzw. jazd lokalnych albo poleconych przez pracodawcę podróży służbowych. W związku z użytkowaniem prywatnego samochodu w ramach wykonywanej pracy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów z tym związanych.

W przypadku jazd lokalnych następuje to w formie miesięcznego ryczałtu na zasadach przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy lub w ramach tzw. kilometrówki. „Kilometrówkę” stosuje się również do rozliczania przejazdów prywatnym samochodem podczas krajowych i zagranicznych podróży służbowych.

Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej – podstawa prawna

Zasady rozliczania podróży służbowych pracowników zatrudnionych u pracodawców spoza sfery budżetowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Natomiast jeśli przepisy zakładowe nie regulują tej kwestii, to odpowiednie zastosowanie mają zasady wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Z przepisów tego rozporządzenia wynika, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie zarówno krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Maksymalne stawki kosztów użytkowania prywatnego samochodu za kilometr oraz limit kilometrów na jazdy lokalne

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, czyli ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr. Zwrot kosztów przejazdu może być wyższy od stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

W przypadku samochodów osobowych stawki te wynoszą:

1. dla samochodu osobowego:
    – o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
    – o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
2. dla motocykla – 0,2302 zł,
3. dla motoroweru – 0,1382 zł.

Natomiast miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca.

Limit ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

1. 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
2. 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3. 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Uwaga!

W przypadku, w którym pracownik otrzyma kilometrówkę, rachunki za paliwo nie są brane pod uwagę. Wysokość kilometrówki jest niezależna od faktycznie poniesionych kosztów na zakup paliwa.

Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej – wyliczenie ryczałtu

Przejdźmy od teorii do praktyki i sprawdźmy, jak obliczyć koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej.

Przykład 1

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o pojemności silnika 1600 cm3. Pracownik przejechał 1,234 km. Z tytułu zwrotu kosztów przejazdu pracownikowi przysługuje kwota 1031,38 zł (1,234 km x 0,8358 zł).

Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Przykład 2 

Pracownik wykorzystuje samochód prywatny w celach służbowych (silnik o pojemności powyżej 900 cm3). Miesięczny limit pracownika na podstawie zawartej umowy z pracownikiem wynosi 700 km. Pracownik w marcu 2021 przebywał 6 dni na urlopie wypoczynkowym.

W związku z tym:

• przyznany limit miesięczny wynosi: 700 km × 0,8358 zł = 585,06 zł,
• łączna kwota zmniejszenia ryczałtu wynosi: 6 dni × 1/22 × 585,06 zł = 159,56 zł,
• kwota ryczałtu za kwiecień 2021 wynosi: 585,06 zł – 159,56 zł = 425,50 zł.

Pracodawca ma obowiązek przelania na konto bankowe pracownika kwotę ryczałtu za kwiecień 2021, w wysokości pomniejszonej o zaliczkę na podatek dochodowy (pierwszy przychód pracownika w kwietniu 2021 podlegający opodatkowaniu). 

Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej – podatek i ZUS

Koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej i wypłacone z tego tytułu należności mają skutki podatkowe po przekroczeniu ustawowych limitów.

Świadczenia z tytułu podróży służbowych wolne są od podatku i składek ZUS. Ponadto wolne od składek są świadczenia związane z jazdami lokalnymi do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu.

Zwrócona pracownikowi kwota za używanie prywatnego samochodu podczas podróży służbowej jest również wolna od składek ZUS, o ile nie przekracza stawki określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych. W przypadku, gdy pracodawca – tytułem zwrotu kosztów przejazdu własnym samochodem – wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wyliczona na podstawie wskazanych przepisów, wtedy nadwyżkę ponad tę kwotę należy wliczyć pracownikowi do podstawy wymiaru składek ZUS i następnie oskładkować.

Przykład 3 

Pracownik korzystał z samochodu prywatnego (pojemność silnika powyżej 900 m3) do celów służbowych i przejechał w ciągu miesiąca rozliczeniowego 1354 km. Zgodnie z postanowieniami zawartymi w umowie przysługuje mu 1,20 zł za km. W związku z powyższym kwota zwrotu wynikająca z przebiegu wynosi 1354 km × 1,20 zł = 1624,80 zł.

Kwota 1,20 zł za km jest kwotą wyższą aniżeli ta wynikająca z przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 1 pkt 36) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2. w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. W związku z powyższym pracodawca będzie mógł zaewidencjonować w kosztach uzyskania przychodu jedynie kwotę stanowiącą iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów przez pracownika i kwoty stawki za 1 km. W opisanym przypadku będzie to kwota 1062,35 zł (1354 km × 0,8358 zł = 1131,67 zł).  Przychód pracownik wynosi 1624,80 zł. Podstawą wymiaru składek do ZUS (społecznych i zdrowotnej) będzie kwota wypłacona w wysokości przekraczającej wskazany limit, czyli 493,13 zł (1624,80 zł – 1131,67 zł).

iPersonel & Kadry w pigułce

Cykl artykułów o podróżach służbowych

Właśnie poznałeś koszty użytkowania samochodu prywatnego w podróży służbowej.

Jeśli jesteś zainteresowany tematem podróży służbowych – mamy dla Ciebie więcej artykułów.

Nasz cykl zaczęliśmy od kwestii nadgodzin i tego, co sprawia Wam wiele problemów, a mianowicie od ustalenia czasu pracy w podróży służbowej. Czy wliczamy czas dojazdu i powrotu? Kiedy rozpoczyna się i kończy podróż służbowa? Jak ją rozliczyć? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule na blogu Kadry w pigułce:

Nadgodziny w podróży służbowej

Pod lupę wzięliśmy także opodatkowanie i oskładkowanie diet z tytułu podróży służbowej:

Rozliczenie podróży służbowej – dieta a podatek i składki ZUS

Kolejne artykuły pojawią się już niedługo!

Zaglądaj do bazy wiedzy iPersonel, a także na blog Kadry w pigułce.

Miłej lektury,

iPersonel & Kadry w pigułce

Twoje wsparcie w HR