Rozliczanie godzin nadliczbowych to jedno z trudniejszych zadań jakie stoi przed działami kadrowo-płacowymi. Wystąpienie godzin nadliczbowych nie jest regułą. Natomiast jeśli pracodawca zleci pracownikom dodatkową pracę i nie udzieli im w zamian czasu wolnego to jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia za ten czas wraz z odpowiednimi dodatkami do wynagrodzenia. Pracą w godzinach nadliczbowych jest, zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy, praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad dobowy przedłużony wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.
Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych
Zgodnie z Kodeksem pracy za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje także dodatek. Ile wynosi?
| Wysokość dodatku | Przysługuje za pracę: |
| 100% wynagrodzenia | – w nocy, – w niedziele i święta, niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, – w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, |
| 50% wynagrodzenia | – w dni powszednie, – w niedziele i święta będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. |
Rozliczanie godzin nadliczbowych – jednomiesięczny okres rozliczeniowy
Przykład 1
Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, tj. 8 godz. na dobę i 40 tygodniowo przy jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym w godzinach od 7:00-15:00.Pracownik w styczniu wypracował następujące nadgodziny: 4 stycznia – 4 godz. (15.00 – 19.00), 19 stycznia – 5 godz. (15.00 – 20.00). Pracował także w wolne soboty w dniach 9 stycznia – 8 godzin i 16 stycznia – 8 godzin. Za soboty nie udzielono dnia wolnego i do końca okresu rozliczeniowego nie zostanie udzielony pracownikowi czas wolny.
W jaki sposób rozliczyć nadgodziny dobowe i średniotygodniowe?
Pracownik wykonuje pracę od godziny 7:00 do 15:00. Za wypracowane nadgodziny ponad dobową normę czasu pracy pracownikowi należy wypłacić normalne wynagrodzenie za pracę wraz z 50% dodatkiem do wynagrodzenia za 9 godzin nadliczbowych, tj. za 4 nadgodziny 4 stycznia + 5 godzin 19 stycznia.
Ponadto w związku z faktem, że pracodawca nie udzielił pracownikowi czasu wolnego w zamian za przepracowane soboty (dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy), pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie za pracę za ten czas wraz z 100% dodatkiem do wynagrodzenia za 16 godzin.
Jak rozliczać nadgodziny?
Rozliczanie godzin nadliczbowych – trzymiesięczny okres rozliczeniowy
Przykład 2
W zakładzie pracy obowiązuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy. Rozkład czasu pracy został ustalony w ten sposób, że w pierwszym miesiącu pracownik pracuje 178, w drugim 168 i w trzecim 158 godzin. Kiedy pracodawca powinien ustalić, czy doszło do przepracowania nadgodzin?
Odpowiedź:
Jeśli suma godzin do przepracowania w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym jest większa niż wynika z obliczeń dokonanych na podstawie art. 130 Kodeksu pracy należy uznać, że nadgodziny wystąpiły i pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wraz z odpowiednim dodatkiem do wynagrodzenia.
Planując pracę za dłuższy niż jednomiesięczny okres rozliczeniowy, co do zasady można rozplanować dowolną liczbę godzin w poszczególnych miesiącach kalendarzowych. Rzecz jasna, przy zachowaniu innych przepisów dotyczących czasu pracy. Praca powinna zostać zaplanowana w taki sposób, aby pracownik nie przekroczył wymiaru czasu pracy obowiązującego w danym okresie rozliczeniowym. Jeśli wymiar ten zostanie przekroczony, wówczas mamy do czynienia z nadgodzinami.
Wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się następująco:
- mnożąc 40 godzin (norma tygodniowa) przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego, następnie
- dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin (norma dobowa) i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku (tzw. dni wystających), dalej
- odejmując od otrzymanego wyniku 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela.
Przykład 3
Okres rozliczeniowy rozpoczął się z 1 dniem stycznia 2021, tj. w piątek.
Tydzień pracy rozpoczyna się zatem w piątek, 1 stycznia i trwa do 7 stycznia, następnie od 8-14.01; 15-21.01; 22-28.01.
- 4 tygodnie x 40 godzin = 160 godzin
- 160 h + 8 h = 168 h
do 160 godzin dodajemy liczbę dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku tj. piątek 29.01 - 168 h – 16h = 152 h
następnie odejmujemy od otrzymanego wyniku, 8 godzin za każde święto występujące w tym okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela, tj. odejmujemy 16 h (01.01 i 06.01 dwa święta)
Rozliczanie godzin nadliczbowych – czas wolny
W przypadku, gdy pracodawca zleci pracownikowi wykonywanie dodatkowej pracy ponad obowiązujący go rozkład czasu pracy, ma obowiązek udzielić pracownikowi czasu wolnego.
Dodatkowe godziny pracy mogą zostać zlecone po godzinach pracy lub w dniu wolnym od pracy zgodnie z harmonogramem czasu pracy pracownika.
Niezależnie od tego, w którym dniu pracownik wykonywał zleconą dodatkowo pracę, obowiązującą zasadą jest oddanie pracownikowi czasu wolnego.
W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, powinien w pierwszej kolejności udzielić czasu wolnego od pracy w tym samym wymiarze.
Udzielenie czasu wolnego w zamian z pracę w godzinach nadliczbowych może nastąpić:
- na wniosek pracownika w proporcji 1:1 – tj. za jedną godzinę pracy nadliczbowej jedna godzina czasu wolnego (nie ma ograniczenia co do terminu, w którym czas wolny za nadgodziny na wniosek pracownika ma być udzielony, choć istnieje pogląd wśród praktyków prawa pracy, aby czas pracy rozliczać jedynie w obrębie okresu rozliczeniowego),
- decyzją pracodawcy w proporcji 1:1,5 – tj. za jedną godzinę pracy nadliczbowej – półtorej godziny czasu wolnego (najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego).
Przykład 4
Pracownik ma wypracowane 20 godzin ponad normę czasu pracy (godziny nadliczbowe). Czas pracy rozliczany jest w systemie trzymiesięcznym.
Czy pracodawca może oddawać godziny wolne według własnego uznania, tzn. pracownik ma przychodzić codziennie do pracy, ale np. na 2 godziny lub 2,5 godzin dziennie (przez 2 tygodnie lub tydzień) w zależności od wymagań kierownika?
Odpowiedź:
W zamian za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi w tym przypadku przysługuje jedynie czas wolny od pracy, a nie dzień wolny. Tym samym pracodawca może, udzielając pracownikowi czasu wolnego od pracy rekompensującego pracę nadliczbową, zwolnić go jedynie z części dnia pracy. Dopuszczalne więc będzie zobowiązanie pracownika, aby przychodził do pracy jedynie na 2 lub 2,5 godziny dziennie, a resztę dnia miał wolne. W ten sposób udzielony pracownikowi przez pracodawcę czas wolny stanowić będzie rekompensatę pracy nadliczbowej. Jeśli pracownik nie złoży wniosku w sprawie udzielenia czasu wolnego w zamian za wypracowane nadgodziny, pracodawca będzie zobowiązany do oddania czasu wolnego w liczbie 30 godzin, zgodnie z wyliczeniem: 20 x 1,5 = 30 godzin.
Artykuły o podobnej tematyce:
Praca w godzinach nadliczbowych – limity, formy rekompensaty itp.
Co przysługuje za nadgodziny w sobotę? Zasady rekompensaty
Limit nadgodzin – dobowy, tygodniowy i roczny
Jak rozliczać nadgodziny przy niepełnym etacie?
iPersonel & Kadry w pigułce
Razem rozpoczęliśmy kolejny cykl artykułów. Tym razem zajmiemy się czasem pracy, a konkretnie nadgodzinami. Co tydzień nowe artykuły, a w nich informacje o: limitach, wysokości dodatków, sposobach obliczeń itp. Zdobądź niezbędną wiedzę w zakresie rozliczania godzin nadliczbowych. Zaglądaj do naszej bazy wiedzy oraz na blog Kadry w pigułce. Czy warto? Jak najbardziej! Zyskujesz:
- artykuły ekspertów,
- materiały wideo,
- bezpłatny kalkulator wynagrodzeń Asystent kadrowego do wypróbowania,
- informacje o przystosowaniu systemu kadrowo-płacowego.
RCP w systemie kadrowo-płacowym w iPersonel
Cześć! Z tej strony iPersonel, Franek iPersonel – Twój partner do zadań specjalnych w kadrach i płacach! 😉 Wyżej wspominaliśmy, że teoria musi iść w parze z praktyką. Podobnie biznes nie może funkcjonować w oderwaniu od technologii. Dlatego nieustannie pracujemy nad tym, by nasze oprogramowanie kadrowo-płacowe iPersonel usprawniało działanie firm naszych klientów – między innymi właśnie w zakresie Rejestracji Czasu Pracy. Co miesiąc nasz system HR nalicza wynagrodzenie tysiącom pracowników w oparciu o zarejestrowane nadgodziny i absencje. Moduł Płac jest kompatybilny z Modułem Rejestracji Czasu Pracy, więc Twoi pracownicy zawsze otrzymają takie wynagrodzenie, jakie powinni otrzymać.
Chcesz więcej informacji o systemie HR iPersonel?
