Ewidencja czasu pracy jest konieczna, by prawidłowo ustalić wysokość wynagrodzenia oraz innych świadczeń, wynikających ze stosunku pracy. Praca Perfekcyjnej Pani Działu Kadrowego w tym zakresie wymaga nie lada zorganizowania. Wiedza i narzędzia HR są kluczowe, by pracownicy otrzymali wynagrodzenie – naliczone na czas i bez błędów. Przejdźmy razem przez teorię i praktykę.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?
- Kiedy pracodawca jest zwolniony z prowadzenia ewidencji czasu pracy?
- Ewidencja czasu pracy jako dokumentacja pracownicza
- Ewidencja czasu pracy w praktyce
- Jakie są nowe zasady prowadzenia ewidencji?
- Ewidencja czasu pracy a lista obecności pracowników
- Okres przechowywania ewidencji czasu pracy
- Sposób Perfekcyjnej Pani Działu Kadrowego na kontrolę czasu pracy
- Jak prawidłowo rozliczać czas pracy pracowników?
Ewidencja czasu pracy i jej prowadzenie
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Systematyczne i prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy jest kluczowe nie tylko ze względu na konieczność prawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia pracownika, ale także w razie złożenia przez pracownika wniosku o udostępnienie tej ewidencji.
Ewidencja czasu pracy a zwolnienie z ewidencjonowania godzin pracy
W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest całkowita rezygnacja z prowadzenia ewidencji czasu pracy w stosunku do tych osób. Przepisy Kodeksu pracy zwalniają pracodawcę jedynie z ewidencjonowania godzin pracy, czyli godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Ewidencja czasu pracy – odpowiedzialność karna
Pracodawcy grozi kara grzywny, jeśli nie prowadzi dokumentacji pracowniczej w wysokości od 1000 do 30 000 złotych. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Ponadto pracodawca, w tym pracownicy działów kadrowo-płacowych muszą pamiętać o właściwym przechowywaniu tej dokumentacji, w takich warunkach, aby nie groziło jej uszkodzenie lub zniszczenie.
Więcej informacji:
Jak uniknąć kary za nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy jako dokumentacja pracownicza
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. W praktyce ewidencja czasu pracy to forma tabeli; często to sztywna karta, w której wykazywane są poszczególne informacje wskazane w przepisach rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Użyte sformułowanie „odrębnie” dla każdego pracownika oznacza konieczność prowadzenia indywidualnej ewidencji dla każdego pracownika zatrudnionego w zakładzie pracy. Ponadto ewidencja ta stanowi odrębną, poza aktami pracowniczymi dokumentację pracowniczą osoby zatrudnionej.
Ewidencja czasu pracy w praktyce
Przysłowiowa „karta” ewidencji czasu pracy może zawierać informacje o czasie pracy pracownika w układzie miesięcznym, w obrębie okresu rozliczeniowego lub w skali roku kalendarzowego.
Ustawodawca nie wskazuje jednego wzoru ewidencji czasu pracy, co oznacza, że pracodawca może prowadzić ją w dowolny sposób w zależności od sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej – w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca niezależnie od sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, musi pamiętać o ewidencjonowaniu elementów wymienionych w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Ewidencja czas pracy – nowe zasady jej prowadzenia
Ewidencja czasu pracy musi zawierać informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, co oznacza, że niewystarczające jest wpisanie, np. 8 godzin pracy do ewidencji czasu pracy. Pracodawca (lub osoba do tego upoważniona) ma obowiązek wskazać godziny pracy pracownika, czyli godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, np. 8:00-16:00.
Jeśli pracownik wykonuje pracę w nocy, należy wykazać liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej.
Doprecyzowanie godzin pracy pracownika jest niezbędne w celu ustalenia odpowiedniej liczby godzin nadliczbowych. Pracodawca wykazuje liczbę godzin nadliczbowych jednocześnie z rozróżnieniem, czy za przepracowane godziny nadliczbowe przysługuje 50%, czy 100% dodatek do wynagrodzenia.
W ewidencji czasu pracy należy wykazać dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia. Mogą to być tzw. dni wolne harmonogramowo, dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, wolne niedziele lub święta, a nawet dni wolne udzielone z tytułu pracy np. w wolną niedzielę lub za pracę podczas dyżuru.
Pracodawca może zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (dyżur). Czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy. Jeśli pracownikowi zlecono pozostawanie w gotowości do wykonywania pracy, w ewidencji należy wykazać liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia (czy jest to dyżur pełniony w domu czy w innym miejscu).
Ewidencja czasu pracy musi zawierać informacje na temat rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy oraz wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników młodocianych, w ewidencji należy wykazać informacje o czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Zobacz także:
Ewidencja czasu pracy a lista obecności
Ewidencja czasu pracy to nie ten sam dokument co lista obecności. Listy obecności potwierdzają jedynie godziny przybycia i wyjścia z pracy, przez co mogą uzupełniać ewidencję. Natomiast przyjmuje się, że jeśli indywidualna lista obecności zawiera poza godzinami pracy pracownika i potwierdzeniem tych godzin przez pracownika również inne informacje, które zostały wskazane w przepisach rozporządzenia, to taką listę obecności można uznać za ewidencję czasu pracy.
Więcej informacji:
Lista obecności pracowników – treść, obowiązek i RODO
Ewidencja czasu pracy – okres przechowywania
Na mocy przepisów Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywania całej dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w który stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
Rozliczanie czasu pracy
Zdobytą wiedzę najlepiej sprawdzić w praktyce. To dopiero konkretne przypadki kadrowo-płacowe weryfikują to, czy na pewno rozumiemy dane przepisy i zasady rozliczania. Wiedząc, że teoria jest ważna, a praktyka ważniejsze – stworzyliśmy dwa cykle materiałów, w których wyjaśniamy tematykę nadgodzin oraz podróży służbowych. Każde z zagadnień zostało poparte przykładami oraz obliczeniami.
Informator kadrowo-płacowy #14: godziny nadliczbowe
Jakie zagadnienia poruszamy?
- Nadgodziny w sobotę
- Limity nadgodzin – dobowy, tygodniowy i roczny
- Dodatek za nadgodziny
- Rozliczanie godzin nadliczbowych
- Godziny nadliczbowe w ruchomym czasie pracy
- Godziny nadliczbowe w zadaniowym czasie pracy
- Godziny nadliczbowe u niepełnoetatowca
- Godziny nadliczbowe w podróży służbowej
Informator kadrowo-płacowy #14: rozliczenie podróży służbowej
Jakie zagadnienia poruszamy?
- Czas pracy w podróży służbowej
- Nadgodziny w podróży służbowej
- Koszty samochodu prywatnego w podróży służbowej
- Podróż służbowa w czasie epidemii
- Podróż służbowa a oddelegowanie
Tradycyjnie przyjęliśmy formułę: wyjaśnienia + przykłady.
Opanuj teorię i sprawdź na przykładach, czy na pewno rozumiesz zagadnienie.
Ewidencja czasu pracy w systemie kadrowo-płacowym iPersonel
Perfekcyjna Pani Działu Kadrowego musi mieć kontrolę nad czasem pracy swoich pracowników. To trudne zadanie, a im więcej zatrudnionych tym stanowi to większe wyzwanie. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy, urlopy i wszelkie nieobecności – to naprawdę sporo danych.
Na szczęście Perfekcyjna Pani Działu Kadrowego wie, jak poradzić sobie z taką ilością informacji – nie tracąc przy tym czasu na ręczne przeliczanie godzin.
Sposób to… system kadrowo-płacowy.
Oprogramowanie automatyzuje procesy związane z zarządzaniem czasem pracy – od rejestracji danych, poprzez ich przetwarzanie, raportowanie, aż po rozliczenie godzin przepracowanych.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy w systemie kadrowo-płacowym iPersonel to gwarancja sprawnego przepływu informacji w firmie. To oszczędność czasu pracowników działu HR i zmniejszenie ryzyka błędów w czasie ewidencjonowania godzin pracy.
Chcesz uzyskać więcej informacji na temat rozwiązania?
