Wysokość kary za nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy zależy od stopnia naruszenia przepisów prawnych. Decyzja w tej sprawie należy do inspektora PIP, który przeprowadza kontrolę. Ewidencjowanie czasu pracowników jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Za brak ewidencji lub błędy w jej prowadzeniu grozi kara nawet do 30 000 zł. Za co można otrzymać taką karę? Wyjaśniamy w artykule.
Kary za nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy
Zgodnie z artykułem 281 Kodeksu pracy nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Inspektor PIP, który stwierdzi takie wykroczenie, ma dwie opcje. Po pierwsze, może w ramach tzw. postępowania mandatowego nałożyć samodzielnie karę grzywny w wysokości nieprzekraczającej kwoty 2000 zł. Po drugie, może wystąpić w charakterze oskarżyciela publicznego przed sądem pracy o nałożenie kary grzywny wysokości nawet do 30 000 zł. Wówczas to sąd ustala ostateczną kwotę kary.
Kiedy możemy spodziewać się kary za nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy?
- Techniczne braki w ewidencji.
Jeśli nieprawidłowości polegają jedynie na technicznych brakach w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy, inspektor PIP może zastosować wniosek o prawidłowe prowadzenie ewidencji przez umieszczanie w jej treści wszystkich niezbędnych informacji. Dotyczy to np. sytuacji braku zapisu o realizacji przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego. - Naruszenie zasad czasu pracy.
Jeżeli z ewidencji czasu pracy wynika, że nie są przestrzegane przepisy dotyczące czasu pracy – to na osobę, która jest za to odpowiedzialna może zostać nałożony mandat (na podstawie art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy). Przykłady naruszeń: przekroczenie obowiązujących wymiarów czasu pracy lub niezapewnienie odpoczynku dobowego. - Błędne wynagrodzenie.
Jeśli w wyniku błędów w ewidencji czasu pracy pracownikowi obniżono wynagrodzenie lub inne świadczenia – to również i w tym przypadku na osobę za to odpowiedzialną może zostać nałożony mandat (na podstawie art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Zgodnie z tym przepisem, każdy kto nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia, które przysługuje pracownikowi, jak i członkom jego rodziny, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Dotyczy to także bezpodstawnego obniżania pensji lub dokonywania potrąceń. - Nieodpowiednie warunki przechowywania.
Pracodawca, a także pracownik działu kadrowo-płacowego muszą zadbać o to, by dokumentacja związana z ewidencją czasu pracy była przechowywana w warunkach, w których nie grozi jej uszkodzenie lub zniszczenie. W innym przypadku, zgadza się, osoby odpowiedzialne czeka mandat (na podstawie art. 281 pkt 7). - Krótki termin przechowywania.
Pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w który stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Fałszowanie ewidencji czasu pracy
Inspektor PIP w czasie kontroli może wykryć, że informacje zamieszczone w ewidencji czasu pracy zostały sfałszowane. Wówczas skutkiem jest złożenie do prokuratora wniosku o podejrzenie popełnienia przestępstwa. To właśnie od niego zależą dalsze czynności w tej sprawie.
Za fałszowanie dokumentacji, czyli próby podrobienia lub przerobienia dokumentu, sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.
Osoba uprawniona do wystawiania dokumentu, która poświadcza nieprawdę również podlega takiej karze. W przypadku sprawy mniejszej wagi, na sprawcę zostaje nałożona grzywna lub kara ograniczenia wolności.
Franek iPersonel – Twój partner do zadań specjalnych
Cześć! Z tej strony iPersonel, Franek iPersonel – Twój partner do zadań specjalnych w kadrach i płacach! Chcesz pozbyć się zmartwień o prawidłowe prowadzenie dokumentacji? Zakładam, że jeszcze bardziej chcesz uniknąć kary za ewentualne błędy! W związku z tym, przybywam z pomocą!
Rozwiązaniem Twoich problemów jest program kadrowo-płacowy iPersonel. Zarządzaj sprawnie obecnością pracowników z naszym oprogramowaniem. Prowadź ewidencję czasu pracy w prosty, wygodny, ale przede wszystkim bezpieczny sposób. Z pewnością to bardziej oszczędna opcja, biorąc pod uwagę możliwość otrzymania 30 000 zł kary. 😉
Moduł Rejestracji Czasu Pracy w iPersonel
Artykuł jest opracowaniem własnym na podstawie Kodeksu pracy i informacji na stronie PIP.
