Wysokość kary za nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy zależy od stopnia naruszenia przepisów prawnych. Decyzja w tej sprawie należy do inspektora PIP, który przeprowadza kontrolę. Ewidencjowanie czasu pracowników jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Za brak ewidencji lub błędy w jej prowadzeniu grozi kara nawet do 30 000 zł. Za co można otrzymać taką karę? Wyjaśniamy w artykule.

Kary za nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy

Zgodnie z artykułem 281 Kodeksu pracy nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Inspektor PIP, który stwierdzi takie wykroczenie, ma dwie opcje. Po pierwsze, może w ramach tzw. postępowania mandatowego nałożyć samodzielnie karę grzywny w wysokości nieprzekraczającej kwoty 2000 zł. Po drugie, może wystąpić w charakterze oskarżyciela publicznego przed sądem pracy o nałożenie kary grzywny wysokości nawet do 30 000 zł. Wówczas to sąd ustala ostateczną kwotę kary.

Kiedy możemy spodziewać się kary za nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy?

1. Techniczne braki w ewidencji.
   Jeśli nieprawidłowości polegają jedynie na technicznych brakach w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy, inspektor PIP może zastosować wniosek o prawidłowe prowadzenie ewidencji przez umieszczanie w jej treści wszystkich niezbędnych informacji. Dotyczy to np. sytuacji braku zapisu o realizacji przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego.
2. Naruszenie zasad czasu pracy.
   Jeżeli z ewidencji czasu pracy wynika, że nie są przestrzegane przepisy dotyczące czasu pracy – to na osobę, która jest za to odpowiedzialna może zostać nałożony mandat (na podstawie art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy). Przykłady naruszeń: przekroczenie obowiązujących wymiarów czasu pracy lub niezapewnienie odpoczynku dobowego.   
3. Błędne wynagrodzenie.
   Jeśli w wyniku błędów w ewidencji czasu pracy pracownikowi obniżono wynagrodzenie lub inne świadczenia – to również i w tym przypadku na osobę za to odpowiedzialną może zostać nałożony mandat (na podstawie art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Zgodnie z tym przepisem, każdy kto nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia, które przysługuje pracownikowi, jak i członkom jego rodziny, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Dotyczy to także bezpodstawnego obniżania pensji lub dokonywania potrąceń.
4. Nieodpowiednie warunki przechowywania.
   Pracodawca, a także pracownik działu kadrowo-płacowego muszą zadbać o to, by dokumentacja związana z ewidencją czasu pracy była przechowywana w warunkach, w których nie grozi jej uszkodzenie lub zniszczenie. W innym przypadku, zgadza się, osoby odpowiedzialne czeka mandat (na podstawie art. 281 pkt 7).  
5. Krótki termin przechowywania.
   Pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w który stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.  

Fałszowanie ewidencji czasu pracy 

Inspektor PIP w czasie kontroli może wykryć, że informacje zamieszczone w ewidencji czasu pracy zostały sfałszowane. Wówczas skutkiem jest złożenie do prokuratora wniosku o podejrzenie popełnienia przestępstwa. To właśnie od niego zależą dalsze czynności w tej sprawie.

Za fałszowanie dokumentacji, czyli próby podrobienia lub przerobienia dokumentu, sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Osoba uprawniona do wystawiania dokumentu, która poświadcza nieprawdę również podlega takiej karze. W przypadku sprawy mniejszej wagi, na sprawcę zostaje nałożona grzywna lub kara ograniczenia wolności.

Franek iPersonel – Twój partner do zadań specjalnych

Cześć! Z tej strony iPersonel, Franek iPersonel – Twój partner do zadań specjalnych w kadrach i płacach! Chcesz pozbyć się zmartwień o prawidłowe prowadzenie dokumentacji? Zakładam, że jeszcze bardziej chcesz uniknąć kary za ewentualne błędy! W związku z tym, przybywam z pomocą!

Rozwiązaniem Twoich problemów jest program kadrowo-płacowy iPersonel. Zarządzaj sprawnie obecnością pracowników z naszym oprogramowaniem. Prowadź ewidencję czasu pracy w prosty, wygodny, ale przede wszystkim bezpieczny sposób. Z pewnością to bardziej oszczędna opcja, biorąc pod uwagę możliwość otrzymania 30 000 zł kary. 😉

Moduł Rejestracji Czasu Pracy w iPersonel

Artykuł jest opracowaniem własnym na podstawie Kodeksu pracy i informacji na stronie PIP.