Lista obecności pracowników to rozwiązanie, które potwierdza rozpoczęcie i zakończenie pracy zatrudnionych w danym dniu. Czy jest obowiązkowa? Czy może zastąpić ewidencję czasu pracy? Jakie elementy powinna zawierać? Co na to RODO? Wyjaśniamy w artykule.
Czy lista obecności pracowników jest obowiązkowa?
Zacznijmy od podstaw. Lista obecności pracowników to dokument kadrowy, który potwierdza ich obecność w danym dniu pracy. W ten sposób dokumentowana jest godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy. Lista obecności może mieć:
- formę papierową – pracownik podpisuje się na dokumencie,
- formę elektroniczną – pracownik korzysta z karty magnetycznej.
Co ważne, prowadzenie listy obecności nie jest obowiązkowe. Kodeks pracy ani inne przepisy nie nakładają obowiązku jej wprowadzenia w firmie. Oznacza to, że dokument jest zwyczajowo przyjętą formą potwierdzania obecności w pracy. Pracodawca ma w tej sytuacji pełną dowolność i może wybrać rozwiązanie najbardziej dopasowane do potrzeb danego zakładu pracy.
Lista obecności pracowników a ewidencja czasu pracy
Lista obecności pracowników jest dość często mylona z ewidencją czasu pracy. Pojawiają się też pytania, czy może być prowadzona jako jedyny dokument, potwierdzający przepracowane godziny. Odpowiedź brzmi: nie. Lista obecności nie zastępuje ewidencji. Dlaczego?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe, na co wyraźnie wskazuje art. 149 Kodeksu pracy:
,, Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”.
Ewidencja czasu pracy zawiera więcej informacji niż lista obecności. Odnotowuje się w niej prace w niedziele i święta, godziny nadliczbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie, a także wszelkie inne nieobecności w pracy (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione). Dodatkowo obejmuje także wszelkie wnioski urlopowe pracownika, dokumenty dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych czy stosowania zadaniowego czasu pracy.
Pracodawca może prowadzić ewidencję zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.
Lista obecności pracowników a RODO
Jak słusznie zauważyłeś, ewidencja czasu pracy zawiera szereg szczegółowych informacji na temat czasu pracy pracownika. Co ważne, są to informacje, które w żadnym wypadku nie mogą znaleźć się na liście obecności. Wynika to z rozporządzenia RODO i ograniczeń związanych z udostępnianiem danych wrażliwych. Zabrania się przetwarzania danych, które wskazują na pochodzenie rasowe, etniczne, przekonania religijne czy przynależność partyjną lub wyznaniową. W kontekście ochrony danych osobowych informacja o stanie zdrowia danego pracownika również należy do danych wrażliwych. Z tego względu na liście obecności nie mogą znaleźć się informacje o urlopach, chorobach czy innych powodach nieobecności.
Wniosek? Lista obecności ogranicza się tylko do ustalenia obecności pracownika. Gdy pracownika nie ma w danym dniu, należy wpisać ,,nieobecność” – bez dodatkowych informacji.
Co powinna zawierać lista obecności?
Wiemy już, czego nie możesz zawrzeć na liście obecności. Przejdźmy do elementów, które powinieneś umieścić na tym dokumencie kadrowym.
- Imię i nazwisko pracownika.
- Dane pracodawcy lub kierownika.
- Obowiązujący okres.
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
- Suma przepracowanych godzin.
- Podpisy – pracownika i przełożonego.
Przepisy nie wskazują na to, że lista musi zawierać takie elementy. Jednak… Nie zapominaj o nich, jeśli chcesz nadać liście obecności formalnego charakteru.
Elektroniczna ewidencja godzin pracy
Elektroniczna ewidencja czasu pracy zapewnia największą kontrolę nad czasem pracy. To efektywny sposób, a przy tym tak prosty i wygodny. Elektroniczna liczba obecności pozwala na szybką weryfikację i ustalenie, ile godzin dany pracownik przepracował w miesiącu. Możesz to sprawdzić w każdej chwili za pomocą paru kliknięć.
Największą zaletą jest jednak ułatwienie rozliczenia. System, posiadając informację o czasie pracy, wyliczy wynagrodzenie adekwatne do ilości przepracowanych godzin. Uwzględni przy tym wszelkie spóźnienia, nadgodziny, choroby, urlopy i inne nieobecności.
Chcesz wiedzieć więcej o module Rejestracji Czasu Pracy?
Z chęcią przedstawimy Ci możliwości oprogramowania kadrowo-płacowego iPersonel w tym zakresie.
Testy wiedzy kadrowo-płacowej
Zebrałeś trochę informacji na temat listy obecności. Czy chcesz sprawdzić swoją wiedzę kadrowo-płacową w kategorii: dokumentacja pracownicza? Rozwiąż test!
