Baza wiedzy.

Mamy mnóstwo wiedzy i chcemy się nią dzielić! Wszystko to, co powinieneś wiedzieć o kadrach i płacach.

Lista obecności pracowników – treść, obowiązek i RODO

Lista obecności pracowników – treść, obowiązek i RODO

Lista obecności pracowników to rozwiązanie, które potwierdza rozpoczęcie i zakończenie pracy zatrudnionych w danym dniu. Czy jest obowiązkowa? Czy może zastąpić ewidencję czasu pracy? Jakie elementy powinna zawierać? Co na to RODO? Wyjaśniamy w artykule.

Czy lista obecności pracowników jest obowiązkowa?

Zacznijmy od podstaw. Lista obecności pracowników to dokument kadrowy, który potwierdza ich obecność w danym dniu pracy. W ten sposób dokumentowana jest godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy. Lista obecności może mieć:

  • formę papierową – pracownik podpisuje się na dokumencie,
  • formę elektroniczną – pracownik korzysta z karty magnetycznej.

Co ważne, prowadzenie listy obecności nie jest obowiązkowe. Kodeks pracy ani inne przepisy nie nakładają obowiązku jej wprowadzenia w firmie. Oznacza to, że dokument jest zwyczajowo przyjętą formą potwierdzania obecności w pracy. Pracodawca ma w tej sytuacji pełną dowolność i może wybrać rozwiązanie najbardziej dopasowane do potrzeb danego zakładu pracy.

Lista obecności pracowników a ewidencja czasu pracy

Lista obecności pracowników jest dość często mylona z ewidencją czasu pracy. Pojawiają się też pytania, czy może być prowadzona jako jedyny dokument, potwierdzający przepracowane godziny. Odpowiedź brzmi: nie. Lista obecności nie zastępuje ewidencji. Dlaczego?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe, na co wyraźnie wskazuje art. 149 Kodeksu pracy:
,, Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”.

Ewidencja czasu pracy zawiera więcej informacji niż lista obecności. Odnotowuje się w niej prace w niedziele i święta, godziny nadliczbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie, a także wszelkie inne nieobecności w pracy (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione). Dodatkowo obejmuje także wszelkie wnioski urlopowe pracownika, dokumenty dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych czy stosowania zadaniowego czasu pracy.

Pracodawca może prowadzić ewidencję zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Lista obecności pracowników a RODO

Jak słusznie zauważyłeś, ewidencja czasu pracy zawiera szereg szczegółowych informacji na temat czasu pracy pracownika. Co ważne, są to informacje, które w żadnym wypadku nie mogą znaleźć się na liście obecności. Wynika to z rozporządzenia RODO i ograniczeń związanych z udostępnianiem danych wrażliwych. Zabrania się przetwarzania danych, które wskazują na pochodzenie rasowe, etniczne, przekonania religijne czy przynależność partyjną lub wyznaniową. W kontekście ochrony danych osobowych informacja o stanie zdrowia danego pracownika również należy do danych wrażliwych. Z tego względu na liście obecności nie mogą znaleźć się informacje o urlopach, chorobach czy innych powodach nieobecności.

Wniosek? Lista obecności ogranicza się tylko do ustalenia obecności pracownika. Gdy pracownika nie ma w danym dniu, należy wpisać ,,nieobecność” – bez dodatkowych informacji.

Co powinna zawierać lista obecności?

Wiemy już, czego nie możesz zawrzeć na liście obecności. Przejdźmy do elementów, które powinieneś umieścić na tym dokumencie kadrowym.

  • Imię i nazwisko pracownika.
  • Dane pracodawcy lub kierownika.
  • Obowiązujący okres.
  • Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
  • Suma przepracowanych godzin.
  • Podpisy – pracownika i przełożonego.

Przepisy nie wskazują na to, że lista musi zawierać takie elementy. Jednak… Nie zapominaj o nich, jeśli chcesz nadać liście obecności formalnego charakteru.

Elektroniczna ewidencja godzin pracy  

Elektroniczna ewidencja czasu pracy zapewnia największą kontrolę nad czasem pracy. To efektywny sposób, a przy tym tak prosty i wygodny. Elektroniczna liczba obecności pozwala na szybką weryfikację i ustalenie, ile godzin dany pracownik przepracował w miesiącu. Możesz to sprawdzić w każdej chwili za pomocą paru kliknięć.

Największą zaletą jest jednak ułatwienie rozliczenia. System, posiadając informację o czasie pracy, wyliczy wynagrodzenie adekwatne do ilości przepracowanych godzin. Uwzględni przy tym wszelkie spóźnienia, nadgodziny, choroby, urlopy i inne nieobecności.

Chcesz wiedzieć więcej o module Rejestracji Czasu Pracy?

Napisz.

Z chęcią przedstawimy Ci możliwości oprogramowania kadrowo-płacowego iPersonel w tym zakresie.

W tej witrynie stosujemy pliki cookies. Standardowe ustawienia przeglądarki internetowej zezwalają na zapisywanie ich na urządzeniu końcowym Użytkownika. Kontynuowanie przeglądania serwisu bez zmiany ustawień traktujemy jako zgodę na użycie plików cookies. Więcej informacji w Polityce Cookies.

Rozumiem