Obowiązki pracodawcy na przełomie roku 2020/2021 – kadry i płace

Jakie są obowiązki pracodawcy na przełomie roku? Jakie zadania nakładają przepisy prawa pracy i do kiedy należy się z nich wywiązać? Sprawdź naszą checklistę zadań kadrowo-płacowych i bądź pewny, że nie zapomniałeś o tym, co wymaga Twojego działania.

Obowiązki pracodawcy na przełomie roku 2020/2021

Poniżej obowiązki pracodawcy na przełomie roku, o których nie możesz zapomnieć.

1. Zmiana stawki minimalnego wynagrodzenia za pracę
   Płaca minimalna w 2021 r. będzie wynosić 2 800 zł brutto, co oznacza podwyżkę o 200 zł w stosunku do 2020 roku. Z kolei kwota minimalnej stawki godzinowej wyniesie 18,30 zł brutto. W związku z tym, należy zweryfikować, czy wszyscy pracownicy otrzymają wynagrodzenie zgodne z nową ustaloną stawką. Jak wygląda wówczas rozliczenie pracownika na liście płac?
   Ekspert ds. prawa pracy Donata Hermann-Marciniak (autorka bloga Kadry w pigułce) rozkłada kwotę minimalnego wynagrodzenia na czynniki pierwsze. W artykule specjalisty znajdziesz obliczenia, konkretne stawki i pomocne tabelki. Jakie informacje w nim zawarto?
   – Rozliczenie płacy minimalnej od brutto do netto,
   – przykłady listy płac – z uwzględnieniem zerowego podatku dla młodych, PPK i kosztów uzyskania przychodów,
   – kwoty wolne od potrąceń w 2021 r.
   Płaca minimalna od brutto do netto w 2021 r.
2. Ustalenie płatnika zasiłków w 2021 r.
   Pracodawca, który na dzień 30 listopada zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób jest zobowiązany do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego. Jeśli płatnik zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 osób, płatnikiem zasiłków jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zatem od liczby zgłoszonych osób zależy to, czy w kolejnym roku kalendarzowym zasiłki będzie wypłacał pracodawca, czy ZUS.
   Jak ustalić liczbę ubezpieczonych? Jak postąpić w przypadku zmiany stanu zatrudnienia?
   Artykuł eksperta ds. prawa pracy Donaty Hermann-Marciniak:
   Ustalenie płatnika zasiłków na dzień 30 listopada
3. Sprawdzenie salda urlopowego pracowników
   Pracodawca powinien sprawdzić saldo niewykorzystanego urlopu swoich pracowników i udzielić zaległych dni wolnych. Jeśli jest to niemożliwe, urlop przechodzi na kolejny rok kalendarzowy. Wówczas należy go wykorzystać do 30 września 2021 r.
   Należy także pamiętać, że od 1 stycznia pracownicy nabywają prawo do nowego urlopu na dany rok kalendarzowy.  
4. Ustalenie planu pracy
   Ustal wymiar czasu pracy na kolejny rok kalendarzowy i zaplanuj swoim pracownikom odpowiedni czas pracy. W 2021 r. będziemy pracować 252 dni, czyli 2 016 godzin. Najbardziej pracującym miesiącem będzie marzec – 184 h, a najmniej przepracujemy w styczniu i maju – 152 h. Cztery święta przypadną w niedzielę i dwa w sobotę. Pamiętaj, by w planie urlopowym uwzględnić dni wolne za święto w sobotę.
   Wymiar czasu pracy w 2021 roku. Ile będziemy pracować?
5. Deklaracja roczna PFRON
   Niezależnie od tego, czy jesteś pracodawcą, który jest zobowiązany lub zwolniony z wpłat na PFRON – masz obowiązek złożenia dokumentu, potwierdzającego wielkość zatrudnienia, w tym liczbę zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Jeśli jesteś zobowiązany do wpłat – składasz deklaracje, a jeśli Cię to nie dotyczy składasz informację. Masz obowiązek wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w przypadku, gdy zatrudniasz w danym miesiącu co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełen wymiar czasu pracy, ale nie zatrudniasz określonego wskaźnika liczby osób niepełnosprawnych. Oprócz comiesięcznych deklaracji, musisz złożyć do 20 stycznia roczną deklarację DEK-R, czyli zestawienie wpłat dokonanych za PFRON za 2020 r.
6. ZFŚS
   Pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – mają obowiązek utworzyć ZFŚS. Z kolei pracodawcy, którzy zatrudniają na ten dzień od 20 do 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, są zobowiązani utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na wniosek organizacji związkowej. Jeśli organizacja nie wystąpiła z żadnym wnioskiem, pracodawca, zatrudniający mniej niż 50 pracowników, może utworzyć Fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe.
7. ZUS IWA
   Pracodawcy są zobowiązani przekazać informację o danych potrzebnych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA. Dotyczy to płatników, którzy:
   – byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS, jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku,
   – zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio w miesiącu co najmniej 10 osób (w tym siebie),
   – byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.
   Deklarację ZUS IWA należy przekazać do 31 stycznia. Pracodawca informuje o osobach zatrudnionych, które uległy wypadkowi w trakcie pracy, liczbie zatrudnionych w warunkach zagrożenie czy rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.
   Więcej informacji:
   Zasady składania i wypełnienia i informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA
8. Deklaracja roczna PIT-11
   PIT 11 to informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w danym roku. Deklarację należy przekazać do urzędu skarbowego do 01.02.2021 r. (poniedziałek). Co ważne, wyłącznie w formie elektronicznej. Należy sporządzić także drugi egzemplarz deklaracji i przekazać pracownikowi.
9. Deklaracja roczna PIT-4R
   PIT-4R to deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy, którą pracodawca przekazuje tylko do urzędu skarbowego. Jest zobowiązany złożyć ją w sposób elektroniczny do 1 lutego 2021r. Wystarczy jedna kopia deklaracji, ponieważ nie trzeba przekazywać jej pracownikowi.
10. Deklaracja roczna PIT-8AR
    PIT-8AR to deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym. Należy sporządzić ją do końca stycznia i przesłać do organu podatkowego w formie elektronicznej.
11. Sprawozdanie GUS
    Pracodawca jest zobowiązany do złożenia rocznych sprawozdań m.in.:
    – sprawozdania o warunkach pracy (Z-10),
    – sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy (Z-06).
    Obowiązki pracodawcy na przełomie roku w zakresie wysyłki sprawozdań GUS reguluje ustawa. Przedsiębiorcy mogą również dodatkowo być zobowiązani do przekazania danych jako wybrana losowo grupa reprezentatywna. Co ważne, za nieudzielenie informacji grozi pracodawcy kara grzywny. Sprawozdania mogą być przekazane w formie pisemnej lub elektronicznej. Możesz to zrobić za pomocą systemu kadrowo-płacowego. W iPersonel do dyspozycji masz niezbędne raporty kadrowo-płacowe, w tym statystyczne raporty GUS, jak i okresowe.

Spełnij swoje obowiązki pracodawcy na przełomie roku z iPersonel.

Poznałeś obowiązki pracodawcy na przełomie roku. Oczywiście nie należy zapominać o bieżących sprawach, takich jak upływające terminy ważności badań lekarskich, uprawnienia do wykonywania zawodu czy limity długości umów na czas określony. Użytkownicy naszego oprogramowania nie muszą obawiać się, że zapomną o czymś, co wymaga ich działania. O każdym istotnym terminie poinformuje ich moduł monitorowania zdarzeń. Zapewnia on sprawne zarządzanie wszystkimi zdarzeniami kadrowo-płacowymi. Co więcej, pozwala rozwiązywać sprawy kadrowe od ręki, a właściwie od jednego kliknięcia, ponieważ system zapewnia łatwe przejście od alertu do obsługi danego zdarzenia kadrowo-płacowego.

Jakie są jeszcze obowiązki pracodawcy na przełomie roku (i nie tylko)?

Pamiętaj, by przygotować swój dział HR do PPK

IV etap wprowadzenia PPK

Wdrożyłeś już PPK w swojej firmie czy dopiero stoisz przed tym wyzwaniem? 1 stycznia 2021r. nastąpi IV etap wdrożenia PPK. To ostatni z etapów i dotyczy pozostałych podmiotów, zatrudniających mniej niż 20 osób oraz jednostek sektora finansów publicznych.

Terminy zawarcia umów:

• dla jednostek sektora finansów publicznych:
  – umowa o zarządzanie PPK – najpóźniej do 26 marca 2021 r.,
  – umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10 kwietnia 2021 r.
• dla pozostałych podmiotów:
  – umowa o zarządzanie PPK − najpóźniej do 23 kwietnia 2021 r.,
  – umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10 maja 2021 r.

Chętnie pomożemy przygotować Twój dział kadrowo-płacowy do obsługi PPK. Stworzyliśmy listę 9 funkcji, które musi posiadać oprogramowanie HR do sprawnej obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Użytkownicy naszego systemu kadrowo-płacowego iPersonel otrzymują moduł PPK w ramach aktualizacji. Moduł ten jest zgodny ze standardem Grupy Projektowej PPK. Sprawdź, czy Twój system ma wszystkie niezbędne funkcje, które pozwolą Ci spełnić ustawowe wymogi.

PPK a system kadrowo-płacowy. 9 funkcji oprogramowania, niezbędnych do obsługi PPK

Jeśli masz pytania lub jesteś zainteresowany prezentacją oprogramowania HR iPersonel – napisz.

Nowe stawki i wskaźniki w 2021 r.

Lubisz być na czasie? W HR to nawet wymagane. Miej pod ręką aktualne kwoty, stawki i wskaźniki i zadbaj, by wszystko było zgodnie z przepisami. Pobierz e-booka i przygotuj swój dział kadrowo-płacowy do 2021 roku.

E-book: Zmiany w kadrach i płacach w 2021 r. Nowe stawki i wskaźniki

Kalkulator wynagrodzeń Asystent kadrowego – za darmo!

Przedstawiliśmy obowiązki pracodawcy na przełomie roku. Oprócz listy zadań mamy także dla Ciebie przydatne narzędzie, które będzie wspierać Twoją pracę w kadrach i płacach przez cały rok! Poznaj Asystenta kadrowego.

Asystent kadrowego to przede wszystkim rozbudowany kalkulator wynagrodzeń. Jednak posiada znacznie więcej funkcji.

• Oblicz wynagrodzenie i sprawdź wszystkie jego składniki.
• Oblicz stawkę godzinową zgodnie z wynagrodzeniem obowiązującym w danym miesiącu.
• Oblicz koszt zatrudnienia pracownika.
• Sprawdź dostępną liczbę dni urlopu do wykorzystania.
• Sprawdź, o ile zmniejszy się wynagrodzenie, gdy pracownik będzie na chorobowym.
• Sprawdź ustawowy limit umów na czas określony.
• Oblicz długość okresu wypowiedzenia.
• Oblicz staż pracy danego pracownika.
• Kalkulator godzin roboczych.
• Dostępny kalendarz z podziałem na dni wolne i robocze.
• Oblicz dodatek za godziny nocne.

Wypróbuj aplikację za darmo!

Więcej informacji:

Asystent kadrowego

Z takim partnerem obowiązki pracodawcy na przełomie roku wykonasz na piątkę!

Prawo pracy. First Minute

Praca pracodawcy, managera, kierownika, dyrektora, pracowników HR, czyli osób zarządzających personelem nie jest zajęciem łatwym. Nakłada ona na osobę ją wykonującą szereg różnorodnych wymagań.  Problematyka zarządzania kapitałem ludzkim ściśle powiązana jest z tematyką prawa pracy. Różne przypadki związane choćby z koniecznością zgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę są wyzwaniem nie tylko dla osób zarządzających ludźmi, ale dla samych działów HR.

Aktualnie współpracujemy z Ekspertem ds. prawa pracy. Mamy uprzejmość przedstawić Państwu: Donatę Hermann-Marciniak, specjalistkę z zakresu prawa pracy, autorkę książek: „Urlopy pracownicze i inne zwolnienia od pracy”, „Zatrudnianie i zwalnianie pracowników”, współautorkę publikacji „Dokumentacja pracownicza i ewidencja czasu pracy”.

Autorka bloga z zakresu prawa pracy „Kadry w pigułce”.

Autorka kursów online, filmów (YouTube) oraz licznych publikacji z zakresu prawa pracy.

W odpowiedzi na powtarzające się pytania i problemy kadry zarządzającej personelem powstała książka: „Prawo pracy. First Minute”, której premiera odbyła się w grudniu 2020. Sprawdź książkę!

Książka stanowi gotową odpowiedź dla pracodawców, osób zarządzających personelem oraz pracowników działów HR na konkretne, praktyczne pytania i wątpliwości związane z prawem pracy. Publikacja jest kierowana przede wszystkim do:

• właścicieli firm zatrudniających choćby jednego pracownika
• menedżerów
• kierowników
• dyrektorów, w tym dyrektorów HR
• przełożonych
• pracowników działu HR

W publikacji, która już wkrótce na pewno pojawi się w Twojej dłoni, znajdziesz odpowiedzi na skomplikowane pytania z zakresu m.in. czasu pracy, zatrudniania i zwalniania, a także dyskryminacji/równego traktowania w zatrudnieniu, m.in. takie jak:

– czy jedynym rozwiązaniem na zmniejszenie pracownikom wymiar etatu oraz wysokości wynagrodzenia jest wręczenie pracownikom wypowiedzeń zmieniających warunki płacy? W jaki sposób obniżyć całej załodze firmy wynagrodzenie o 20%?

– jakie rozwiązania w organizowaniu pracy może wprowadzić pracodawca, u którego okresowo występuje mniejsza ilość zamówień?

– czy pracodawca powinien wypłacić pracownikom dodatek do wynagrodzenia w związku z wykonywaniem pracy w sobotę?

– czy utrata zaufania oraz wiarygodności pracownika jest wystarczającą przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę?

– czy pracodawca może zwolnić pracownicę w związku z założeniem przez jej męża działalności konkurencyjnej w stosunku do niego?

Już teraz zamów „Prawo pracy First minute”, która stanowi encyklopedię praktycznej wiedzy, przekazanej w sposób konkretny, rzetelny, kompetentny na przykładach z życia biznesu. Zamów już teraz!

Jeśli masz jakieś pytania, pisz śmiało: kadrywpigulce@gmail.com