Skuteczne przechowywanie dokumentów w firmie jest niezwykle istotne. Właściwe zarządzanie dokumentacją nie tylko gwarantuje pełną zgodność z przepisami prawnymi, ale także przyczynia się do większej efektywności operacyjnej, ułatwia procesy audytowe oraz zapewnia bezpieczeństwo informacji.
Z treści artykułu dowiesz się:
- W jaki sposób należy przechowywać dokumenty w firmie?
- Jak długo należy je przechowywać?
- Co należy z nimi zrobić po upływie czasu ich przechowywania?
Wyjaśniamy poniżej.
Przechowywanie dokumentów – lokalizacja
Archiwa fizyczne
Tradycyjne archiwizacja dokumentów w formie papierowej wciąż jest stosowana w wielu firmach, szczególnie tam, gdzie przepisy prawa wymagają przechowywania oryginałów. W celu zapewnienia bezpieczeństwa i łatwego dostępu do dokumentacji warto:
- Wyznaczyć specjalne miejsce na archiwum – powinno być to pomieszczenie zabezpieczone przed wilgocią, ogniem i nieuprawnionym dostępem.
- Używać odpowiednich pojemników i segregatorów – dokumenty powinny być uporządkowane według określonego systemu, np. tematycznie lub chronologicznie.
- Ograniczyć dostęp do archiwum – kluczowe dokumenty powinny być przechowywane w sposób, który zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi.
Systemy zarządzania dokumentami (DMS)
Coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją, które ułatwiają archiwizację, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów.
Zalety systemów DMS:
- Automatyczna organizacja – dokumenty są skanowane, indeksowane i przypisywane do odpowiednich kategorii.
- Łatwy dostęp – upoważnieni pracownicy mogą przeglądać dokumenty z dowolnego miejsca.
- Bezpieczeństwo – nowoczesne systemy oferują szyfrowanie, kontrolę dostępu i kopie zapasowe.
Przechowywanie w chmurze
Chmura obliczeniowa to nowoczesne i bezpieczne rozwiązanie dla firm, które chcą zminimalizować przechowywanie dokumentów w formie papierowej. Jednym z takich rozwiązań jest e-teczka pracownicza, która pozwala na dostęp online do dokumentacji konkretnych pracowników.
Korzyści przechowywania dokumentów w chmurze:
- Dostęp z każdego miejsca i urządzenia – wystarczy połączenie z internetem.
- Ochrona przed utratą danych – regularne kopie zapasowe zabezpieczają dokumenty przed awariami sprzętu.
- Możliwość współdzielenia plików – usprawnia współpracę między pracownikami i zespołami.
Jak długo należy przechowywać dokumenty?
Okres przechowywania dokumentów w firmie zależy od ich rodzaju oraz obowiązujących przepisów prawnych. Oto kilka przykładów:
- Dokumenty księgowe – zgodnie z polskim prawem, dokumentacja rachunkowa (np. faktury, księgi podatkowe) musi być przechowywana przez 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą.
- Dokumenty kadrowe i płacowe – zgodnie z przepisami, akta osobowe pracowników należy przechowywać przez 10 lat (dla umów zawartych po 2019 roku) lub 50 lat (dla umów zawartych przed 2019 rokiem).
- Umowy i dokumentacja prawna – przechowywanie dokumentów związanych z umowami zależy od rodzaju umowy i ewentualnych roszczeń, ale zwykle jest to 3-10 lat.
- Dokumentacja BHP – rejestry wypadków przy pracy, oceny ryzyka zawodowego czy protokoły badań muszą być przechowywane przez 10-50 lat, w zależności od ich charakteru.
Co zrobić z dokumentami po upływie czasu przechowywania?
Po upływie obowiązkowego okresu przechowywania dokumenty należy odpowiednio zutylizować, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi do danych. W tym celu można zastosować następujące metody:
- Niszczenie mechaniczne – dokumenty papierowe powinny być niszczone za pomocą profesjonalnych niszczarek spełniających normy ochrony danych.
- Usuwanie danych cyfrowych – elektroniczne dokumenty powinny być kasowane w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie, np. poprzez nadpisywanie danych lub użycie specjalistycznego oprogramowania.
- Outsourcing usług niszczenia dokumentów – firmy specjalizujące się w utylizacji dokumentacji oferują bezpieczne metody niszczenia dokumentów wraz z certyfikatem potwierdzającym ich usunięcie.
Podsumowanie
Skuteczne przechowywanie dokumentów w firmie to kluczowy element zarządzania organizacją. Wybór odpowiednich metod archiwizacji – cyfrowych lub fizycznych – wpływa na bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i efektywność operacyjną. Równie istotne jest przestrzeganie terminów przechowywania oraz bezpieczne niszczenie przestarzałej dokumentacji. Dzięki dobrze zaplanowanemu systemowi przechowywania firma może uniknąć problemów prawnych i zwiększyć swoją produktywność.
