Elektroniczne teczki pracowników to innowacyjne rozwiązanie, które pozwala firmom efektywnie zarządzać dokumentacją pracowniczą, jednocześnie dbając o środowisko naturalne.
Raz na zawsze skończ z papierowymi dokumentami!
E-TECZKI
Funkcje e-teczki
E-teczki pozwalają Ci uzyskać szybki dostęp do wszystkich dokumentów pracowniczych. Możesz w nich przechowywać tysiące dokumentów,a w dowolnej chwili skorzystać z jednego z nich. Porzuć papierowe wersje i obniż koszty prowadzenia dokumentacji w Twojej firmie.
Dzięki przejściu na formę elektroniczną, eliminujemy potrzebę wydruku i przechowywania papierowych dokumentów, co przyczynia się do redukcji zużycia papieru i zmniejszenia śladu węglowego firmy.
Obsługa dokumentów kadrowych
Nieograniczona dostępność
Automatyczne zarządzanie dokumentami
Obsługa dokumentów
kadrowych
Raz na zawsze skończ z papierowymi dokumentami! Elektroniczne teczki pracowników istnieją po to, by łatwiej było Ci przechowywać, wyszukiwać
i udostępniać dokumenty kadrowe wszystkim, którzy powinni mieć do nich dostęp.
Nieograniczona dostępność
W elektronicznych teczkach możesz przechowywać tysiące dokumentów, a odnalezienie tych, których potrzebujesz w danym momencie, zajmie chwilę. Niezależnie od tego kiedy i jaki dokument dodasz – zawsze będzie on na swoim miejscu. Zawsze dostępny. Zawsze pod ręką. Zawsze gotowy do użycia.
Automatyczne zarządzanie
dokumentami
Skorzystaj z wydzielonych części teczek oraz automatycznej numeracji – i przekonaj się – jak skutecznie można zarządzać dokumentami. Bądź pewny, że Twoja dokumentacja jest zawsze kompletna i uporządkowana.
Najczęściej zadawane pytania
Co to jest e-teczka?
▼
E-teczka, czyli elektroniczna teczka osobowa pracownika, to cyfrowa wersja tradycyjnych akt pracowniczych, w której gromadzi się i zarządza dokumentacją dotyczącą zatrudnienia. Zawiera wszystkie niezbędne informacje o pracowniku, takie jak umowy, aneksy, świadectwa pracy, zaświadczenia lekarskie czy dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia. Wprowadzenie e-teczki pozwala na bardziej efektywne zarządzanie dokumentami, zapewnia łatwy dostęp do nich oraz ułatwia ich przechowywanie w zgodzie z przepisami prawnymi, w tym z wymogami RODO. Elektroniczna forma dokumentacji zapewnia większe bezpieczeństwo danych oraz ułatwia ich archiwizację i przetwarzanie, eliminując potrzebę fizycznych teczek i archiwów papierowych.
Jak wprowadzić e-teczkę?
▼
Aby wprowadzić e-teczkę (elektroniczną teczkę osobową pracownika), należy postępować według poniższych kroków:
- Ocena potrzeb – Sprawdź, czy firma jest gotowa na cyfryzację akt osobowych i jakie są wymagania prawne dotyczące przechowywania danych.
- Wybór systemu – Wybierz odpowiedni system do zarządzania dokumentacją elektroniczną (DMS) zgodny z RODO i polskim prawem pracy.
- Skanowanie dokumentów – Zeskanuj dotychczasowe dokumenty papierowe pracowników do formatu cyfrowego.
- Organizacja dokumentów – Uporządkuj pliki zgodnie z wymogami (np. teczka A, B, C, D) i przypisz je do odpowiednich kategorii.
- Szkolenie pracowników – Przeprowadź szkolenia z obsługi nowego systemu e-teczki.
- Bezpieczeństwo – Zapewnij odpowiednie zabezpieczenia danych (hasła, szyfrowanie, backupy) zgodnie z RODO.
Jakie są korzyści z wprowadzenia e-teczki?
▼
E-teczki kadrowe to sposób na ład i porządek w dokumentacji pracowniczej. Digitalizacja działu kadrowo-płacowego przynosi szereg korzyści, znacząco wpływając na wydajność procesów HR. Elektroniczne teczki kadrowe to rozwiązanie, na które decyduje się coraz więcej firm, a te, które już je wdrożyły nie wyobrażają sobie powrotu do papierowych wersji. Dlaczego? Dzięki wdrożeniu e-teczki możemy liczyć na:
- Obniżenie kosztów prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
- Oszczędność czasu.
- Stały dostęp do danych.
- Wszystkie dokumenty w jednym miejscu.
- Bezpieczne przechowywanie danych zgodnie z przepisami.
- Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych.
Czy e-teczka jest zgodna z polskim prawem pracy?
▼
Tak, e-teczka jest zgodna z polskim prawem pracy. Od 2019 roku firmy mogą przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełniają określone wymogi dotyczące archiwizacji, dostępu i ochrony danych. Systemy e-teczek muszą zapewniać odpowiednie zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie i archiwizację zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Jakie dokumenty mogę przechowywać w e-teczce?
▼
W e-teczce można przechowywać wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika, takie jak umowy o pracę, aneksy, świadectwa pracy, zaświadczenia lekarskie, wnioski urlopowe czy inne dokumenty wymagane przez przepisy prawa pracy. E-teczka może również zawierać dokumentację dotyczącą oceny pracownika, szkoleń czy innych aspektów jego kariery w firmie.
Czy e-teczka jest bezpieczna?
▼
Tak, e-teczka zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Dzięki zaawansowanym technologiom, takim jak szyfrowanie, zabezpieczenia hasłem czy systemy backupów, dokumenty są chronione przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub uszkodzeniem. Dodatkowo, systemy e-teczek są zgodne z wymogami RODO, co gwarantuje, że dane osobowe są odpowiednio chronione.
Czy mogę przenieść istniejącą dokumentację papierową do e-teczki?
▼
Tak, dokumentację papierową można przenieść do e-teczki poprzez jej zeskanowanie i zdigitalizowanie. Dokumenty muszą być następnie odpowiednio skatalogowane w systemie, aby były dostępne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Proces ten może być czasochłonny, ale ostatecznie znacząco ułatwia dostęp do danych i ich zarządzanie.
Umów się na darmową
prezentację systemu
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat naszego oprogramowania kadrowo-płacowego iPersonel? Masz wątpliwości, czy program HR sprosta Twoim wymaganiom?
Zostaw kontakt, a odezwiemy się, by rozwiać Twoje wątpliwości.
