E-teczka jest niezbędna dla firm, które chcą sprawnie obsługiwać procesy kadrowo-płacowe. Udowodnimy, że rzeczy czasochłonne wcale nie muszą zabierać dużo czasu, wydatki można zamienić w oszczędności, a swobodny dostęp do informacji to w praktyce najlepiej chroniony dostęp.
Z iPersonel sprawy niemożliwe załatwisz od kliknięcia! Przesadziliśmy? Mamy taką nadzieję! 😉
Czym jest e-teczka?
E-teczka to jeden z modułów oprogramowania kadrowo-płacowego iPersonel, który jest elektronicznym odzwierciedleniem papierowej dokumentacji pracowniczej. To miejsce, w którym znajdziesz wszystkie dokumenty pracownika – już od momentu jego ubiegania się o zatrudnienie. Elektroniczne teczki kadrowe sprawiają, że codzienne korzystanie z akt jest proste i wygodne, ponieważ możesz przechowywać tysiące dokumentów, a odnalezienie jednego z nich wymaga od Ciebie zaledwie paru kliknięć.
Jak działa e-teczka?
Jeśli posiadasz papierowe wersje dokumentów to trafią one do systemu w postaci skanów. Każde odwzorowanie cyfrowe należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdzi jego zgodność z oryginałem. Co więcej, jakość e-dokumentów pozwala na swobodny przegląd akt – bez żadnych wątpliwości co do treści. Po zmianie korzystasz wyłącznie z elektronicznych wersji – bez konieczności weryfikacji z ich tradycyjnymi odpowiednikami.
Jeśli posiadasz już elektroniczne wersje dokumentów to możesz je zaimportować z dowolnego systemu kadrowo-płacowego.
W ten sposób uzupełniasz e-teczkę każdego zatrudnionego pracownika, zapewniając sobie kompletną dokumentację kadrową w jednym miejscu. Jest ona uporządkowana, ponieważ system automatycznie numeruje i przydziela dokumenty do odpowiedniej części teczki. Co ważne, z e-akt korzystasz z dowolnego miejsca i w wybranym czasie.
E-teczka w firmie. Dlaczego warto?
E-teczka to rozwiązanie dla firm, które chcą usprawnić funkcjonowanie działów HR. Digitalizacja to szereg korzyści – dla firmy, pracodawcy, jak i pracowników. Dlaczego e-teczka jest tak istotna i coraz więcej firm decyduje się na jej wdrożenie? Przekonajmy się.
- Optymalizacja kosztów.
Wybierając elektroniczne wersje dokumentacji pracowniczej eliminujesz koszty utrzymania archiwum. Nie płacisz za dodatkową powierzchnię, systemy zabezpieczeń, papier, czy prawidłowe zniszczenie akt. Co ważne, w perspektywie czasu inwestycja w oprogramowanie zwróci się nie tylko z powodu kosztów archiwizacji, ale przede wszystkim usprawnień w firmie, o czym już za chwilę się przekonasz. - Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych.
E-teczka eliminuje konieczność wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych czynności. Możesz pożegnać ręczne wpisywanie tych samych danych, ponieważ do iPersonel wprowadzasz coś raz i system to zapamiętuje. W ten sposób robisz więcej – przy mniejszym nakładzie pracy. - Oszczędność czasu.
E-teczka to kompletna baza wiedzy o danym pracowniku. Za pomocą paru kliknięć możesz uzyskać dowolne informacje z całej historii zatrudnienia – bez godzinnych poszukiwań dokumentów w archiwum. E-akta wpływają na sprawny obieg dokumentów w dziale kadrowo-płacowym – bez drukowania i tradycyjnego przekazywania papierów, które z biegiem lat tracą na jakości. - Bezpieczeństwo danych.
Dzięki najwyższym standardom bezpieczeństwa dostęp do e-teczek mają tylko upoważnione osoby. Stosowane zabezpieczenia chronią dane przed wglądem, kopiowaniem i edycją przez osoby trzecie z wnętrza organizacji, jak i z zewnątrz. W tym przypadku bezpieczeństwo to także gwarancja, że wprowadzone dokumenty będą zawsze na swoim miejscu – w nienaruszonym stanie. - Swobodny dostęp do informacji.
Z elektronicznych teczek kadrowych możesz korzystać w dowolnym miejscu i czasie, ponieważ jedyne czego potrzebujesz to laptop, tablet lub telefon i dostęp do internetu. Oznacza to, że najważniejsze dokumenty kadrowo-płacowe masz zawsze pod ręką – wtedy, gdy tego potrzebujesz.
Więcej informacji: e-teczka pracownika
Z iPersonel sprawy niemożliwe załatwisz od kliknięcia!
Proces digitalizacji akt pracowniczych podnosi komfort i efektywność pracy działów kadrowo-płacowych. Jednak decyzja o rozwoju Twojej firmy należy do Ciebie. Wierzymy, że będzie to dobry wybór.
Z chęcią pomożemy Ci w całym procesie digitalizacji. Niemożliwe załatwiamy od kliknięcia, jednak na cuda potrzebujemy trochę więcej czasu. Chociażby dlatego, że najpierw musimy poznać Twoje potrzeby i oczekiwania. Umówmy się na prezentację systemu i przekonajmy się, czego potrzebuje Twój dział kadrowo-płacowy.
Jeśli masz pytanie odnośnie e-teczki: napisz.
Pssst. Może i nie zamienimy wody w wino, ale zmienimy Twój napięty grafik w plan pracy, w którym znajdziesz czas na kawę. 🙂
