Wykaż swoje zatrudnienie
Czy wiesz, gdzie znajduje się Twoja dokumentacja pracownicza ze zlikwidowanych zakładów pracy? Jeśli nie, czas nadrobić zaległości – a już zwłaszcza wtedy, gdy ubiegasz się o przyznanie emerytury. ZUS ustalając Twoje prawo do emerytury, będzie brał pod uwagę zatrudnienie, pobierane zasiłki i inne świadczenia – innymi słowy – Twoje okresy składkowe i nieskładkowe. Zatem, znajdźmy Twoje niezbędne dokumenty pracownicze i pomóżmy naliczyć prawidłową wysokość należnej Ci emerytury lub renty.
Dokumentacja pracownicza ze zlikwidowanych zakładów pracy. Gdzie jej szukać?
Aby potwierdzić swoje okresy zatrudnienia musisz przedstawić ZUS odpowiednią dokumentację płacową. Jeśli miejsce pracy, w którym byłeś zatrudniony już nie istnieje – i nie wiesz, gdzie znajduje się Twoja dokumentacja pracownicza – poniżej wskazówki i miejsca, w których możesz jej szukać.
Dokumentacja pracownicza ze zlikwidowanych zakładów pracy
Dokumentacja pracownicza ze zlikwidowanych zakładów pracy mogła zostać przejęta przez:
- Następcę prawnego, np. jednostkę, która powstała w wyniku przekształcenia czy spółkę prawa cywilnego lub handlowego powstałą po sprywatyzowaniu. Jeśli nie ma następcy, możesz szukać informacji o miejscu swojej dokumentacji u organu założycielskiego lub nadrzędnego tego podmiotu zatrudniającego.
- Organ założycielski – najczęściej to wojewoda lub minister.
- Organ nadrzędny, np. ministerstwo. Do ich obowiązków należy zaopiekowanie się dokumentacją osobową i płacową po państwowych jednostkach organizacyjnych, które zostały zlikwidowane lub zniesione.
- Archiwum. Każde województwo posiada co najmniej jedno takie archiwum.
- Jednostkę, która odpłatnie przechowuje dokumentacje.
- Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
Zlikwidowane spółdzielnie
Dokumentacja pracownicza ze zlikwidowanych spółdzielni lub organizacji spółdzielczych mogła być przejęta przez:
- Związek rewizyjny.
- Krajową Radę Spółdzielczą.
- Wskazaną przez Krajową Radę Spółdzielczą spółdzielnię lub organizację związkową.
- Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
Zlikwidowane spółki prawa cywilnego i handlowego
O miejscu dokumentacji osobowej i płacowej ze zlikwidowanych spółek prawa cywilnego i handlowego decyduje syndyk masy upadłościowej lub likwidator.
Syndyk albo likwidator informuje właściwe terytorialne sądy rejonowe lub inne organy prowadzące rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy o miejscu, w którym będzie znajdować się dokumentacja ze zlikwidowanych miejsc pracy – zarówno tych prywatnych, jak i państwowych. W związku z tym, są to również miejsca, w których możesz szukać – i nawet znaleźć informację – o miejscu potrzebnych Ci dokumentów.
Pracodawcy zatrudniający do 20 osób przed 1999 r.
W przypadku takich pracodawców, ZUS może potwierdzić dane okresy ubezpieczenia na podstawie posiadanej dokumentacji, a konkretnie imiennych deklaracji rozliczeniowych. Jest to możliwe, ponieważ każdy pracownik musiał być zgłoszony do ubezpieczenia społecznego właśnie w takich deklaracjach. Należy zwrócić się do właściwego oddziału ZUS, pod który podlegało przedsiębiorstwo.
Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy
Na oficjalnej stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych możesz znaleźć bazę nieistniejących już zakładów pracy. Jeśli firma, której szukasz, znajduje się w tej bazie to istnieje szansa, że uzyskasz informację o miejscu przechowywania swojej dokumentacji osobowej i płacowej. Baza jest wciąż aktualizowana na podstawie informacji pochodzących z urzędów czy archiwów państwowych.
Bazę przeszukujesz po wpisaniu nazwy zakładu pracy.
Jeśli chcesz sprawdzić, czy znajduje się tam interesująca Cię jednostka, przejdź na stronę ZUS.
Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej
Swoją dokumentację możesz znaleźć także w państwowym archiwum, które posiada zasoby z całej Polski. Archiwum przechowuje dokumentację osobową i płacową ze zlikwidowanych lub przekształconych przedsiębiorstw oraz dokonuje jej konserwacji. Wydaje także odpisy i kopie, gdy jej potrzebujesz do ustalenia prawa emerytalnego czy kapitału początkowego. W tym celu powinieneś skontaktować się z Działem Informacji i Udostępnienia Zasobu.
Na stronie WWW archiwum państwowego masz do dyspozycji kolejną bazę nieistniejących już działalności. Możesz wyszukać zakład pracy i sprawdzić, gdzie przechowywana jest dokumentacja pracownicza.
Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – baza
Papierowa dokumentacja pracownicza? Mamy prostsze rozwiązanie!
Bez wątpienia, wprowadzenie zmian przepisów prawnych od 1 stycznia 2019 r. w zakresie przechowywania akt pracowniczych zrewolucjonizowało kadry i płace, ale przede wszystkim ułatwiło im pracę. Wyjaśniając, skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat (dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 roku), jak i możliwość jej prowadzenia wyłącznie w wersji elektronicznej – to wygodne i praktyczne rozwiązanie. E-akta to błyskawiczny dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów – w każdym miejscu i czasie. Koniec z nieuporządkowanymi teczkami, koniec z zagubionymi aktami, koniec ze zniszczoną i nieczytelną dokumentacją. Elektroniczne teczki kadrowe to chronologicznie uporządkowane dokumenty pracownicze, zgromadzone w jednym miejscu. Innymi słowy, pewne przechowywanie tego, co ważne i konieczne.
Powyższy artykuł jest opracowaniem własnym na podstawie informacji zamieszczonych na oficjalnej stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
