Zmiana harmonogramu czasu pracy jest możliwa w sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy. Poza dwoma wyjątkami, nie ma przepisów prawnych, które jasno i konkretnie wskazują na możliwości i tryb zmiany ustalonego grafiku czasu pracy. W związku z tym kluczowe są wewnętrzne ustalenia danego zakładu pracy. W jakich sytuacjach Kodeks pracy zezwala na takie zmiany? Jakie przesłanki uzasadniające zmianę grafiku mogą zawrzeć pracodawcy w swoich regulaminach? Czy mogą modyfikować harmonogram z dnia na dzień? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule.
Kiedy należy ułożyć harmonogram pracy?
Ułożenie harmonogramu nie zawsze jest obowiązkiem pracodawcy. Nie musi tego robić w przypadku, gdy godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników są jasno określone w Regulaminie pracy, czy układach zbiorowych pracy. Jednak są sytuacje, gdy przepisy prawne tego wymagają.
Pracodawca musi stworzyć harmonogram czasu pracy w przypadku:
- pracy zmianowej,
- w systemie równoważnego czasu pracy,
- zatrudnienia pracownika na część etatu i pracy w niektóre dni tygodnia,
- stosowania ruchomego czasu pracy (gdy pracodawca nie wskazuje przedziału czasowego na rozpoczęcie i zakończenie obowiązków służbowych).
Wówczas grafik można sporządzić w formie pisemnej lub elektronicznej. Do harmonogramów czasu pracy nie stosuje się szczególnych przepisów związanych z dokumentacją pracowniczą. W związku z tym, grafiki mogą być tworzone w plikach Excel lub aplikacjach przeznaczonych do planowania czasu pracy.
Zmiana harmonogramu czasu pracy
W przypadku, gdy okres rozliczeniowy jest dłuższy niż jeden miesiąc, harmonogram czasu pracy można sporządzić na okres krótszy, obejmujący co najmniej jeden miesiąc.
Co do zasady, pracodawca jest zobowiązany podać harmonogram pracy do wiadomości pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który został ustalony.
Przepisy uzasadniają zmiany ustalonego grafiku w dwóch przypadkach. Po pierwsze, gdy pracodawca ma obowiązek wyznaczyć dzień wolny za pracę w niedzielę, święto czy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia. Po drugie, w przypadku udzielenia czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych.
Wiemy, że poza wyżej wymienionymi przypadkami istnieje szereg innych sytuacji, które wymuszają konieczność zmiany takiego grafiku. Wówczas zmiana harmonogramu jest dozwolona, gdy jest uzasadniona okolicznościami niezależnymi od pracodawcy, np. chorobą pracowników, opieką nad dzieckiem, czy urlopem na żądanie. Co więcej, przesłanki uzasadniające zmianę harmonogramu pracy w trakcie okresu rozliczeniowego muszą zostać określone w Regulaminie pracy. W przepisach wewnętrznych, oprócz wskazania okoliczności, powinna znaleźć się również informacja o terminie uprzedzenia pracownika o takich zmianach. Jeśli możliwość modyfikacji harmonogramu czasu pracy nie wynika z wewnętrznych przepisów, jest ona niedopuszczalna.
Dozwolona jest zmiana harmonogramu czasu pracy, aby nie zakłócać funkcjonowania firmy. Pod warunkiem, że przesłanki uzasadniające zmianę zawarto w wewnątrzzakładowych przepisach, np. Regulaminie pracy.
Czy możliwa jest zmiana harmonogramu czasu pracy z dnia na dzień?
Nie ma konkretnie przepisów, które wskazywałyby na to, z jakim wyprzedzeniem należy poinformować zatrudnionych o zmianach w harmonogramie. Przekształcenie grafiku – a już zwłaszcza z dnia na dzień – jest zdecydowanie mało komfortowe dla pracowników. Jednak pracodawca ma do tego prawo, gdy ustalił to w wewnątrzzakładowych przepisach. Wówczas w Regulaminie pracy muszą być zawarte dwie informacje. Po pierwsze, okoliczności uzasadniające modyfikację, jak i jej termin, czyli w tym przypadku zapis o możliwości zmiany grafiku z jednodniowym wyprzedzeniem. Przyjmuje się, że pracodawca powinien przekazać taką informację do końca ostatniej dniówki roboczej przed zmianą.
Franek iPersonel – Twój partner do zadań specjalnych
Cześć! Z tej strony iPersonel… Franek iPersonel, Twój partner do zadań specjalnych w kadrach i płacach. Rada na dziś – planuj! A korzystając z naszego oprogramowania HR iPersonel masz w tym zakresie spore możliwości! Twórz grafiki i plany pracy w różnych układach – tak, jak Ci wygodnie. Twórz indywidualne plany pracy i te skierowane do poszczególnych jednostek. Niezależnie od przyjętego w firmie czasu pracy. Przejmij kontrolę nad czasem pracy z iPersonel.
Umów się na prezentację systemu kadrowo-płacowego iPersonel.
Artykuł jest opracowaniem własnym na podstawie Kodeksu pracy.
