Wypełnianie świadectwa pracy. 8 najczęstszych błędów

Wypełnianie świadectwa pracy to niełatwa czynność. Niejednej osobie w dziale HR przysporzyła nerwów, chwili zwątpienia i rozterek w czasie uzupełniania poszczególnych rubryczek. Ile pracowników, tyle przypadków, co dodatkowo utrudnia pracę. W związku z tym, wyodrębniliśmy 8 najczęściej popełnianych błędów. Zobacz, czego zdecydowanie nie należy wpisywać.
Mamy też świetny sposób na rozwiązanie problemów z wypełnianiem świadectwa pracy. Jednak, by odpowiednio zbudować napięcie, informację o tym zamieściliśmy na końcu artykułu. 😉

8 najczęstszych błędów na świadectwie pracy

Świadectwo pracy powinno zawierać zwłaszcza te informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia, które mają istotny wpływ na uprawnienia u kolejnego pracodawcy.

Jednak wiele osób o tym zapomina, o czym już za chwilę się przekonasz. Przesadzić można w dwie strony. Znajdą się rzetelni ,wypełniacze”, mówiący ,,mam ważne informacje i nie zawaham się ich użyć”, ale znajdą się też minimaliści. A jak wiadomo, co za dużo to niezdrowo, a co za mało… to czasem po prostu za mało. 😉 Zatem… Jakich błędów nie popełniać?

1. Zamieszczanie imion rodziców.
   Od 4 maja 2019 r. nie umieszczamy na świadectwie pracy imion rodziców. Zmiany prawne w tym zakresie są wynikiem dostosowania prawa pracy do wymogów RODO. Pamiętaj, że tej informacji nie pozyskujesz także od kandydata, jak i pracownika.
2. Niekompletne informacje o stanowiskach.  
   Jeśli pracownik w trakcie zatrudnienia zmieniał stanowiska pracy, to należy je uwzględnić w świadectwie pracy. Innymi słowy, nie należy ograniczać się do ostatniej pełnionej przez niego funkcji. Wskazuje na to zawarte w formularzu sformułowanie o zajmowanych stanowiskach lub funkcjach w liczbie mnogiej.
3. Wskazanie powodu rozwiązania umowy.
   W informacjach dotyczących ustania stosunku pracy należy wskazać tryb rozwiązania stosunku pracy lub okoliczności jego wygaśnięcia. Jednak to nie miejsce na wskazanie konkretnej przyczyny. Jednym z trybów będzie np. rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia. Z kolei okolicznością wygaśnięcia stosunku pracy może być np. śmierć pracodawcy. Przykłady zostały podane nieprzypadkowo. Doświadczenie pokazuje, że ,,rozwiązanie” umowy często bywa mylone z jej ,,wygaśnięciem”. I mamy nadzieję, że znajdujesz się w grupie osób, która jest oburzona tym faktem i wie, że to dwa różne pojęcia. 😉
4. Informacje o nieusprawiedliwionych nieobecnościach.
   W świadectwie pracy nie umieszczamy informacji o nieusprawiedliwionych nieobecnościach, ponieważ ten fakt nie wpływa w żaden sposób na uprawnienia pracownicze, wynikające z ubezpieczeń społecznych, ani na uprawnienia u kolejnego pracodawcy. Tej informacji również nie uwzględniamy w rubryce, dotyczącej okresów nieskładkowych. Nieobecność nieusprawiedliwiona nie wchodzi w skład okresów nieskładkowych, które są określone w przepisach o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W związku z tym, nie wpływają na ustalanie prawa do emerytury lub renty, więc informacja o nich nie powinna znaleźć się w świadectwie pracy pracownika.
5. Informacja o urlopie na poszukiwanie nowej pracy.
   Wykorzystanie dni wolnych – lub nie – na poszukiwanie nowego zatrudnienia, nie wpływa w żaden sposób na uprawnienia u kolejnego pracodawcy. Wniosek? Nie wykazujemy ich w świadectwie pracy. Pracownik ma prawo do dodatkowego urlopu na znalezienie nowej pracy u nowego pracodawcy, niezależnie od tego, czy wykorzystał je w poprzednim miejscu pracy. Rzecz jasna, po spełnieniu odpowiednich warunków, uprawniających do skorzystania. Jakie to warunki? Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji, kliknij poniżej.
   Kiedy należy się urlop na poszukiwanie pracy?
6. Informacje o zaległym urlopie wypoczynkowym.
   Nie wykazujemy zaległego urlopu. Wskazujemy tylko liczbę dni urlopu, które pracownik wykorzystał w danym roku kalendarzowym, ponieważ jest to niezbędne, by nowy pracodawca określił przysługujący wymiar urlopu wypoczynkowego.
7. Umieszczenie opinii o pracowniku.
   Mogłoby się wydawać, że świadectwo pracy to idealne miejsce na wyrażenie swojej opinii na temat wykonywanej pracy przez danego pracownika. Jednak niezależnie od tego, jak bardzo byłeś zadowolony lub zawiedziony jakością pracy swoich podwładnych – nie wspominasz o tym w dokumencie. Nie jest do tego przeznaczona – bardzo często mylnie z tym kojarzona – rubryka ,,Informacje uzupełniające”, ponieważ jej zakres został skonkretyzowany w objaśnieniach w sprawie sposobu wypełniania świadectwa pracy. Omówimy to w kolejnym punkcie.
8. Błędne informacje uzupełniające.
   W przypadku informacji uzupełniających należy zaznaczyć, że nie mamy pełnej dowolności w zakresie ich wypełnienia. W skrócie, to nie miejsce na Twoją rozprawkę, nawiązując do punktu nr 7. 😉 To miejsce, by zamieścić takie informacje, jak:
   – wysokość i składniki wynagrodzenia;
   – zdobyte kwalifikacje;
   – prawomocne orzeczenie sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub wypłacenie odszkodowania z powodu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia.
   Powyższe informacje zamieszcza się na żądanie pracownika, ponieważ mogą, ale niekoniecznie muszą być atutem w trakcie rozmów z kolejnym pracodawcą.

Czeka Cię wypełnianie świadectwa pracy? Koniecznie weź pod uwagę powyższe punkty.

Błędem, i to dość kosztownym, może być także niewydanie świadectwa w terminie. To wykroczenie przeciwko prawom pracownika jest zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Pracodawca wydaje świadectwo pracy niezwłocznie po zakończeniu stosunku pracy, a konkretnie w dniu, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie zawartej umowy.

Jeśli chcesz zgłębić temat, przejdź do artykułu:

Świadectwo pracy 2020 – treść, terminy wydania i sprostowanie

Sprostowanie świadectwa pracy

Co w przypadku, gdy na świadectwie pracy pojawi się błąd? Spokojnie, masz możliwość jego sprostowania. Od 7 września 2019 r. obowiązują nowe przepisy w tym zakresie – z korzyścią dla pracownika, ponieważ ma on 14 dni na złożenie wniosku o poprawę informacji na dokumencie.

Więcej informacji:

Sprostowanie świadectwa pracy – zmiany prawne 2019 r.

Sposób na bezbłędne świadectwa pracy

Cześć, z tej strony iPersonel, Franek iPersonel – Twój niezawodny partner do zadań specjalnych.

Zgodnie z obietnicą, zdradzę Ci nasz przepis na wypełnianie świadectwa pracy – bez zakalców, błędów i kadrowych rozterek. Nasz sposób to system kadrowo-płacowy iPersonel. Moduł ,,Wzory dokumentów” zapewnia stały dostęp do aktualnych formularzy, więc nie ma mowy o błędnych drukach. Co ważne, możesz skorzystać z gotowego formularza lub stworzyć własny. Po drugie, oprogramowanie, na podstawie posiadanych o pracowniku informacji, automatycznie wypełnia świadectwo pracy, więc nie musisz liczyć i sprawdzać wykorzystanego urlopu czy historii zajmowanych stanowisk. Oznacza to, że sprawy możesz rozwiązywać od jednego kliknięcia. Przesadziliśmy? Tylko trochę. 😉

Testy wiedzy kadrowo-płacowej

Już wiesz, jakich informacji nie należy umieszczać na świadectwie pracy, prawda?

A może sprawdzimy to?

Rozwiąż test w kategorii: dokumentacja pracownicza i przekonaj się, ile wiesz na ten temat!

Chcę rozwiązać test!

Pssst. W bazie wiedzy znajdziesz także testy w innych kategoriach: kadry, płace, czas pracy, urlopy.

Artykuł jest opracowaniem własnym na podstawie Kodeksu pracy.