Baza wiedzy.

Mamy mnóstwo wiedzy i chcemy się nią dzielić! Wszystko to, co powinieneś wiedzieć o kadrach i płacach.

Podróż służbowa a oddelegowanie – różnice

Podróż służbowa a oddelegowanie – różnice

Podróż służbowa a oddelegowanie – jaka jest różnica? Wyjaśniamy, jakie warunki muszą być spełnione, by odpowiednio zakwalifikować wyjazd służbowy. Przeczytaj artykuł i rozwiej wątpliwości. Przygotowaliśmy dla Ciebie także inne zagadnienia związane z podróżami służbowymi. Sprawdź nasz cykl artykułów o czasie pracy.

Podróż służbowa a oddelegowanie

Podróż służbowa

Podróż służbowa to wyjazd pracownika poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce wykonywania pracy, w celu realizacji obowiązków służbowych. Ma ona charakter tymczasowy i incydentalny, nie zakłada stałego świadczenia pracy w innej miejscowości czy poza granicami kraju. Podróż odbywa się na polecenie pracodawcy, który wskazuje zadania, termin i miejsce ich wykonywania. Polecenie warto wydać na piśmie, by uniknąć ewentualnych nieporozumień. Rzecz jasna, nie prowadzi to do zmiany treści stosunku pracy.

W przepisach prawnych nie znajdziemy konkretnej definicji podróży służbowej (delegacji) ani maksymalnego czasu jej trwania. Jednak na podstawie odrębnych uregulowań, można stwierdzać, że nie powinna trwać dłużej niż trzy miesiące łącznie w ciągu w roku.

Zgodnie z Kodeksem pracy:

,,Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Oddelegowanie

Oddelegowanie wiąże się z dłuższym świadczeniem pracy w innym miejscu niż to, które wskazano w umowie o pracę. W związku z tym, wymaga formalnej zmiany poprzez zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i wynagrodzenia lub aneksu do umowy o pracę. Zmiana następuje za porozumieniem stron. Odróżnią ją to od podróży służbowej, która jest poleceniem wydanym przez pracodawcę i nie wymaga zgody pracownika.

Podróż służbowa a oddelegowanie – różnice

Zgodnie z powyższym, delegacja krajowa lub zagraniczna to wykonywanie przez pracownika obowiązków poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem pracy – bez zmiany stałego miejsca określonego w umowie. Podstawowym kryterium jest formalna zmiana miejsca świadczenia pracy. Jeśli taka modyfikacja umowy nastąpi, wówczas mamy do czynienia z oddelegowaniem. Trwa ono dłużej niż podróż służbowa, która ma charakter indcydentalny, krótkoterminowy i nie wymaga zmian zapisów umownych.

Podróż służbowa a oddelegowanie – opodatkowanie i oskładkowanie

Podróż służbowa a oddelegowanie – czym jeszcze różnią się te wyjazdy służbowe? Świadczeniami, a także kwestią podatku i składek ZUS od należności z tego tytułu.

Podróż służbowa

W przypadku podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej), która odbywa się w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  • diety,
  • zwrot kosztów:
    • dojazdów,
    • przejazdów środkami komunikacji publicznej,
    • noclegów,
    • innych wydatków uznanych przez pracodawcę odpowiednio do potrzeb.

Jeśli świadczenia nie przekraczają limitów narzuconych przez ustawę, to nie są opodatkowane i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

W przypadku oddelegowania do pracy za granicą należności są przychodem pracownika i podlegają opodatkowaniu oraz oskładkowaniu, a zatrudniony korzysta z odpowiednich zwolnień podatkowych.

Należności za podróż służbową pracowników niezatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej

Warunki wypłacania należności za czas trwania podróży służbowej pracodawców spoza sfery budżetowej ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeśli dany zakład pracy nie jest nim objęty, takie warunki można zawrzeć z pracownikami w indywidualnych umowach.

Jeśli pracodawca samodzielnie ustala warunki wyjazdu w podróż służbową, nie może określić diety niższej niż kwota wskazana w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, dla pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej.

Należności z tego tytułu nie są opodatkowane. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 PDOF, ,,wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. ‘’.

Oddelegowanie

Pracownik, który został oddelegowany nie ma prawa do dodatkowych świadczeń, które przysługują pracownikowi w trakcie odbywania podróży służbowej. Ma do tego prawo, jeśli przewidują to przepisy wewnątrzzakładowe.

W przypadku oddelegowania zatrudnionemu przysługują m.in.:

  • zwrot kosztów zakwaterowania,
  • dodatek za rozłąkę,
  • zwrot kosztów przeniesienia służbowego,
  • 30 % diet, które zatrudniony otrzymał za oddelegowanie za granicę.

W przypadku oddelegowania do pracy za granicą należności są przychodem pracownika i podlegają opodatkowaniu oraz oskładkowaniu, a zatrudniony korzysta z odpowiednich zwolnień podatkowych.

Możliwe jest zastosowanie zwolnienia z opodatkowania tylko części dochodów pracowników przebywających czasowo za granicą. Dotyczy to wysokości odpowiadającej równowartości 30 % diet, które przysługują za podróż służbową poza granicami kraju. Obliczane są za każdy dzień pobytu za granicą w ramach stosunku pracy.

Więcej informacji o oskładkowaniu i opodatkowaniu należności z tytułu podróży służbowej, znajdziesz w artykule naszego eksperta – Donaty Hermann-Marciniak. Szczegóły poniżej.

Podróż służbowa – cykl artykułów

Razem z ekspertem prawa pracy Donatą Hermann-Marciniak (Kadry w pigułce) rozpoczęliśmy cykl artykułów o podróżach służbowych. Dzięki materiałom zdobędziesz niezbędną wiedzę z zakresu czasu pracy i rozliczysz bezbłędnie swoich pracowników.

Sprawdź artykuły, które już się pojawiły.

Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym:

Rozliczenie podróży służbowej – dieta a podatek i składki ZUS

Podróż służbowa a czas pracy – zasady rozliczania

Nadgodziny w podróży służbowej

Nowe stawki i wskaźniki w 2021 roku

Zebraliśmy dla Ciebie wszystkie parametry płacowe w jednym miejscu. Pobierz e-booka i bądź na bieżąco.

E-book: zmiany w kadrach i płacach. Nowe stawki i wskaźniki w 2021 roku