Baza wiedzy.

Mamy mnóstwo wiedzy i chcemy się nią dzielić! Wszystko to, co powinieneś wiedzieć o kadrach i płacach.

Podróż służbowa a oddelegowanie – różnice

Podróż służbowa a oddelegowanie – różnice

Podróż służbowa a oddelegowanie – jaka jest różnica? Wyjaśniamy, jakie warunki muszą być spełnione, by odpowiednio zakwalifikować wyjazd służbowy. Przeczytaj artykuł i rozwiej wątpliwości. Przygotowaliśmy dla Ciebie także inne zagadnienia związane z podróżami służbowymi. Sprawdź nasz cykl artykułów o czasie pracy.

Podróż służbowa a oddelegowanie

Podróż służbowa

Podróż służbowa to wyjazd pracownika poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce wykonywania pracy, w celu realizacji obowiązków służbowych. Ma ona charakter tymczasowy i incydentalny, nie zakłada stałego świadczenia pracy w innej miejscowości czy poza granicami kraju. Podróż odbywa się na polecenie pracodawcy, który wskazuje zadania, termin i miejsce ich wykonywania. Polecenie warto wydać na piśmie, by uniknąć ewentualnych nieporozumień. Rzecz jasna, nie prowadzi to do zmiany treści stosunku pracy.

W przepisach prawnych nie znajdziemy konkretnej definicji podróży służbowej (delegacji) ani maksymalnego czasu jej trwania. Jednak na podstawie odrębnych uregulowań, można stwierdzać, że nie powinna trwać dłużej niż trzy miesiące łącznie w ciągu w roku.

Zgodnie z Kodeksem pracy:

,,Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Oddelegowanie

Oddelegowanie wiąże się z dłuższym świadczeniem pracy w innym miejscu niż to, które wskazano w umowie o pracę. W związku z tym, wymaga formalnej zmiany poprzez zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i wynagrodzenia lub aneksu do umowy o pracę. Zmiana następuje za porozumieniem stron. Odróżnią ją to od podróży służbowej, która jest poleceniem wydanym przez pracodawcę i nie wymaga zgody pracownika.

Podróż służbowa a oddelegowanie – różnice

Zgodnie z powyższym, delegacja krajowa lub zagraniczna to wykonywanie przez pracownika obowiązków poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem pracy – bez zmiany stałego miejsca określonego w umowie. Podstawowym kryterium jest formalna zmiana miejsca świadczenia pracy. Jeśli taka modyfikacja umowy nastąpi, wówczas mamy do czynienia z oddelegowaniem. Trwa ono dłużej niż podróż służbowa, która ma charakter indcydentalny, krótkoterminowy i nie wymaga zmian zapisów umownych.

Podróż służbowa a oddelegowanie – opodatkowanie i oskładkowanie

Podróż służbowa a oddelegowanie – czym jeszcze różnią się te wyjazdy służbowe? Świadczeniami, a także kwestią podatku i składek ZUS od należności z tego tytułu.

Podróż służbowa

W przypadku podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej), która odbywa się w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  • diety,
  • zwrot kosztów:
    • dojazdów,
    • przejazdów środkami komunikacji publicznej,
    • noclegów,
    • innych wydatków uznanych przez pracodawcę odpowiednio do potrzeb.

Jeśli świadczenia nie przekraczają limitów narzuconych przez ustawę, to nie są opodatkowane i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

W przypadku oddelegowania do pracy za granicą należności są przychodem pracownika i podlegają opodatkowaniu oraz oskładkowaniu, a zatrudniony korzysta z odpowiednich zwolnień podatkowych.

Należności za podróż służbową pracowników niezatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej

Warunki wypłacania należności za czas trwania podróży służbowej pracodawców spoza sfery budżetowej ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeśli dany zakład pracy nie jest nim objęty, takie warunki można zawrzeć z pracownikami w indywidualnych umowach.

Jeśli pracodawca samodzielnie ustala warunki wyjazdu w podróż służbową, nie może określić diety niższej niż kwota wskazana w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, dla pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej.

Należności z tego tytułu nie są opodatkowane. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 PDOF, ,,wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. ‘’.

Oddelegowanie

Pracownik, który został oddelegowany nie ma prawa do dodatkowych świadczeń, które przysługują pracownikowi w trakcie odbywania podróży służbowej. Ma do tego prawo, jeśli przewidują to przepisy wewnątrzzakładowe.

W przypadku oddelegowania zatrudnionemu przysługują m.in.:

  • zwrot kosztów zakwaterowania,
  • dodatek za rozłąkę,
  • zwrot kosztów przeniesienia służbowego,
  • 30 % diet, które zatrudniony otrzymał za oddelegowanie za granicę.

W przypadku oddelegowania do pracy za granicą należności są przychodem pracownika i podlegają opodatkowaniu oraz oskładkowaniu, a zatrudniony korzysta z odpowiednich zwolnień podatkowych.

Możliwe jest zastosowanie zwolnienia z opodatkowania tylko części dochodów pracowników przebywających czasowo za granicą. Dotyczy to wysokości odpowiadającej równowartości 30 % diet, które przysługują za podróż służbową poza granicami kraju. Obliczane są za każdy dzień pobytu za granicą w ramach stosunku pracy.

Więcej informacji o oskładkowaniu i opodatkowaniu należności z tytułu podróży służbowej, znajdziesz w artykule naszego eksperta – Donaty Hermann-Marciniak. Szczegóły poniżej.

Podróż służbowa – cykl artykułów

Razem z ekspertem prawa pracy Donatą Hermann-Marciniak (Kadry w pigułce) rozpoczęliśmy cykl artykułów o podróżach służbowych. Dzięki materiałom zdobędziesz niezbędną wiedzę z zakresu czasu pracy i rozliczysz bezbłędnie swoich pracowników.

Sprawdź artykuły, które już się pojawiły.

Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym:

Rozliczenie podróży służbowej – dieta a podatek i składki ZUS

Podróż służbowa a czas pracy – zasady rozliczania

Nadgodziny w podróży służbowej

Nowe stawki i wskaźniki w 2021 roku

Zebraliśmy dla Ciebie wszystkie parametry płacowe w jednym miejscu. Pobierz e-booka i bądź na bieżąco.

E-book: zmiany w kadrach i płacach. Nowe stawki i wskaźniki w 2021 roku

W tej witrynie stosujemy pliki cookies. Standardowe ustawienia przeglądarki internetowej zezwalają na zapisywanie ich na urządzeniu końcowym Użytkownika. Kontynuowanie przeglądania serwisu bez zmiany ustawień traktujemy jako zgodę na użycie plików cookies. Więcej informacji w Polityce Cookies.

Rozumiem