Oprogramowanie HR wspomaga kompleksowe zarządzanie kadrami i płacami. To rozwiązanie, z którego korzyści czerpią pracodawcy, działy HR, jak i sami pracownicy. Cyfrowa rewolucja objęła nie tylko duże firmy, ale także mniejsze, powodując znaczący wzrost efektywności ich działów kadrowo-płacowych. Postawiła je także w sytuacji bez możliwości odwrotu. Dlaczego? Zaawansowany poziom automatyzacji wszelkich procesów sprawia, że pracownicy nie wyobrażają sobie powrotu do poprzednich codziennych praktyk, związanych z ręcznym przepisywaniem danych, szukaniem dokumentów w archiwum, czy ich bezpośrednim przekazywaniem. W związku z tym, jakie kluczowe moduły powinno posiadać oprogramowanie HR, by zaniechać takich praktyk na rzecz digitalizacji i automatyzacji?
Oprogramowanie HR: E-teczka (elektroniczne teczki kadrowe)
Jeśli myślimy o oprogramowaniu HR, do głowy jako pierwsze przychodzą nam e-teczki. Nic dziwnego. Teczki pracowników są kluczowe, a z jej zasobów działy HR korzystają każdego dnia. Z tego względu, bardzo ważne jest to, by ta kompletna baza wiedzy o pracownikach znajdowała się w jednym miejscu. Wówczas wyszukanie jednego, potrzebnego w danym momencie, dokumentu zajmuje parę kliknięć, czyli dosłownie chwilkę. Akta pracownicze w zdigitalizowanej formie to łatwe przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów. Innymi słowy, sprawne zarządzanie całą dokumentacją kadrowo-płacową przez upoważnione osoby – i to w dowolnym miejscu i czasie.
Więcej informacji: E-teczka pracownika. Dlaczego warto wdrożyć ją w firmie?
Oprogramowanie HR: Moduł Płac
Obsługa procesu naliczania płac przez oprogramowanie HR jest niezwykle istotna. Działy kadrowo-płacowe co miesiąc muszą naliczać wynagrodzenie z uwzględnieniem przepracowanych godzin, nieobecności, dodatków, premii czy potrąceń. Ma to ogromne znaczenie zwłaszcza w średnich i dużych firmach, zatrudniających tysiące pracowników, ponieważ z doświadczenia wiemy, że ile ludzi, tyle przypadków na liście płac.
Oprogramowanie HR iPersonel jest rozwiązaniem tego problemu, ponieważ umożliwia łatwe definiowanie składników płacowych. Oznacza to, że wystarczy raz poprawnie skonfigurować składniki, by wynagrodzenia w następnych miesiącach naliczały się praktycznie same. Zautomatyzowanie procesu pozwoli skutecznie zarządzać obszarem płacowym. Z kolei dla pracowników to gwarancja, że otrzymają takie wynagrodzenie, jakie powinni. Istotnie, naliczone zawsze na czas i bez błędów.
Oprogramowanie HR: Wysyłka e-deklaracji
System kadrowo-płacowy iPersonel umożliwia wysyłkę e-deklaracji na strony Ministerstwa Finansów i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Proces wysyłki jest sprawny, wygodny i bezpieczny. Co się na to składa? Możliwość wysłania dokumentów w wersji próbnej, bramka testowa, status wysłanych deklaracji, czy potrójne mechanizmy zabezpieczeń.
Jeśli mamy wysyłkę e-deklaracji w iPersonel opisać przymiotnikiem, stawiamy przede wszystkim na ,,bezstresowa”. Choć nasi klienci używają określenia ,,bezbolesna”. Skąd tyle dramaturgii? No cóż, odpowiedź mieści się w krótkim sformułowaniu: PIT-11 za 2019 rok. Pracownicy działów kadrowo-płacowych doskonale wiedzą, ile w tym roku ,,akcja PIT” wywołała zamieszania, biorąc pod uwagę fakt, że tydzień przed ostatecznym terminem wysyłki – nie było oficjalnego stanowiska Krajowej Informacji Skarbowej, co do metody wypełnienia tego rozliczenia. Nie mniej, to już za nami. Teraz pozostały nam maile w podziękowaniu za ,,szybkość działania, responsywność i zaangażowanie, które bardzo pomogły przejść przez to bezboleśnie”.
Więcej informacji: E-deklaracje w iPersonel, czyli jak bezstresowo rozliczyć PIT
Oprogramowanie HR: Rejestracja Czasu Pracy
Jak dobrze wiemy, nic nie zadziała bez dobrego planu. W związku z tym, w iPersonel jest do dyspozycji kalendarz. Można tworzyć grafiki i plany pracy dla swoich pracowników – i to w różnych układach. Moduł Płacowy jest kompatybilny z Modułem Rejestracji Czasu Pracy, co oznacza, że dane na temat czasu pracy zostają uwzględnione w trakcie procesu naliczania płac. Przy wyliczaniu wynagrodzenia, system bierze pod uwagę wszelkie zarejestrowane nadgodziny, a także absencje, np. urlopy okolicznościowe, wypoczynkowe czy macierzyńskie. W rezultacie otrzymujesz oprogramowanie HR, które uwzględnia dyspozycyjność i rzeczywisty czas pracy Twoich pracowników.
Co ważne, istnieje możliwość wygenerowania raportów na temat czasu pracy, które pozwolą w pełni wykorzystać potencjał zatrudnionych i tym samym zwiększyć wydajność.
Portal Pracownika
Portal Pracownika umożliwia sprawną obsługę spraw kadrowo-płacowych, zainicjowanych zwłaszcza przez pracowników. System pozwala wiele spraw rozwiązywać im samodzielnie – bez kontaktu telefonicznego, mailowego czy osobistego z działem HR. Załatwianie spraw online poprawia komunikację na linii pracodawca – pracownik, zapewniając lepszy komfort obu stronom. Dotyczy to przede wszystkim wysyłki elektronicznych pasków płacowych, udostępniania najważniejszych dokumentów pracowniczych, wysyłki PIT-ów oraz obsługi elektronicznych wniosków urlopowych. Oprogramowanie HR automatyzuje każdą z tych czynności, oszczędzając nakład czasu pracy działu kadrowego.
Więcej informacji: Portal Pracownika: 5 spraw kadrowych, które rozwiążesz od ręki
Jakie korzyści przynosi oprogramowanie kadrowo-płacowe?
- Większa wydajność pracy działu kadrowo-płacowego.
Automatyzacja procesów sprawia, że pracownicy działu HR nie muszą wykonywać codziennie rutynowych czynności związanych z ręczną obsługą danych. - Oszczędność czasu.
Użytkownicy zyskują przyjazne narzędzie, dzięki któremu mogą zaoszczędzić mnóstwo czasu. Koniec z ręcznym przepisywaniem danych, szukaniem dokumentów w archiwum i bezpośrednim przekazywaniem wszelkich zaświadczeń. - Zmniejszenie kosztów prowadzenia dokumentacji.
Na mniejsze koszty wpływ ma nie tylko zwiększenie efektywności, ale także redukcja kosztów utrzymania archiwum, stosowania mechanizmów zabezpieczających czy niszczenia akt. Innymi słowy, szybki zwrot z inwestycji w oprogramowanie HR. - Zgodność z przepisami.
Podejmując współpracę z dostawcą systemu kadrowo-płacowego, takiego jak iPersonel, otrzymujesz gwarancję, że Twoja dokumentacja – dzięki bieżącym aktualizacjom – jest przechowywana i prowadzona zawsze zgodnie z polską legislacją. - Zawsze dostępne dane.
Uprawnieni użytkownicy mogą korzystać z potrzebnych danych i informacji z dowolnego miejsca i w wybranym czasie. Co ważne, chmura okazała się niezwykle istotna w dobie masowego przechodzenia pracowników na tryb pracy zdalnej.
Wniosek? Oprogramowanie HR iPersonel sprawi, że praca nie będzie kojarzyła się z nerwowym naliczaniem listy płac, gorączkową wysyłką PIT-ów i godzinami spędzonymi w zakurzonym archiwum. Innymi słowy, krótko, zwięźle i na temat – oprogramowanie HR opłaca się.
Jesteś zainteresowany systemem kadrowo-płacowym iPersonel?
Jeśli tak, umów się na prezentację.
