Monitoring w miejscu pracy to z pewnością delikatny temat i pracodawcy – o ile nie chcą działać wbrew przepisom – muszą uważać. Zagadnienie jest regulowane przez Kodeks pracy, jak i RODO w związku z przetwarzaniem danych. Kiedy można wprowadzić monitoring w pracy? Jakie wymogi formalne trzeba spełnić? Jakie narzędzia kontroli pracodawca może wykorzystać? Przekonajmy się!
Kiedy pracodawca może wprowadzić monitoring w miejscu pracy?
To, kiedy pracodawca może wprowadzić monitoring w miejscu pracy jest uregulowane prawnie. Kodeks pracy wskazuje, że jest to możliwe tylko, jeśli przyświecają temu określone cele. Jakie?
- Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników.
Głównym celem jest wyeliminowanie czynników, które zagrażają życiu i zdrowiu osób zatrudnionych. Monitoring może zapewnić bezpieczeństwo podczas pracy w halach produkcyjnych, gdzie pracownicy mają styczność z wszelkiego rodzaju maszynami. Jak wiadomo, w takich miejscach ryzyko wypadku przy pracy jest znacznie większe niż w trakcie pracy biurowej. - Ochrona mienia.
Ochrona mienia dotyczy właściwie każdego miejsca, gdzie znajdują się przedmioty lub towary, które mogą być przywłaszczone nie tylko przez pracowników, ale także przez klientów danej firmy. Wówczas monitoring staje się skutecznym zabezpieczeniem przed kradzieżą. - Kontrola produkcji.
Celem jest zadbanie o prawidłowy przebieg procesu produkcyjnego, wykrycie błędów i ich wyeliminowanie. Pracodawca kontrolując ten obszar może szybko reagować i wpływać na jakość wytwarzanych produktów. - Zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby działać na niekorzyść pracodawcy.
Mogą to być wszelkiego rodzaju informacje techniczne, technologiczne lub organizacyjne firmy, które nie są dostępne powszechnie. Osoby posiadające taką wiedzą działają zazwyczaj, utrzymując tę wiedzę w poufności.
Jeżeli pracodawca chce wprowadzić monitoring w miejscu pracy, musi powołać się na jedną z wyżej wymienionych okoliczności. Zainstalowanie go w innym celu niż Kodeks pracy na to wskazuje jest naruszeniem przepisów prawnych i może być podstawą do pociągnięcia odpowiedzialności. W związku z tym, pracodawca nie może stosować monitoringu, np. do rejestracji czasu pracy, czy ogólnie pojętej kontroli nad pracownikami.
Uwaga!
Od 4 maja 2019 roku obowiązują nowe przepisy, wprowadzające pewne ograniczenia dla pracodawców. Po pierwsze, monitoring nie może obejmować pomieszczeń, które są udostępniane organizacji związkowej. Po drugie, umieszczenie go w pomieszczeniach sanitarnych wymaga wcześniejszej zgody zakładowej organizacji związkowej.
Zgodnie z przepisami, pracodawca może umieścić monitoring w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarni. Jednak może to zrobić pod warunkiem, że realizuje jeden z omówionych celów, jak i nie narusza przy tym godności ani innych dóbr pracowników. Co ważne, by spełnić te wymogi, konieczne jest zastosowanie technik, które uniemożliwią rozpoznanie osób, przebywających w tych pomieszczeniach.
Monitoring wizyjny – przechowywanie nagrań
Pracodawca może przetwarzać nagrania z monitoringu tylko w celach, dla których go zastosował. Materiały przechowuje się maksymalnie przez okres trzech miesięcy, licząc od dnia nagrania. Po tym czasie, jest zobowiązany do ich usunięcia. Jednak ten termin może być dłuższy w przypadku, gdy taki materiał jest dowodem w postępowaniu prawnym. Wówczas, nie należy go niszczyć aż do momentu zakończenia sprawy.
Kto w czasie przechowywania ma dostęp do nagrań? Zazwyczaj są to pracodawca, formalnie wskazane przez niego osoby, pracownicy wewnętrzni, zajmujący się rejestracją obrazu lub pracownicy wyznaczonej w tym celu firmy zewnętrznej. Pomimo tego, że kilka osób może mieć styczność z nagraniami, tak jak wspominaliśmy wcześniej, żadna z nich nie może wykorzystać go w innych celach, niż było to wskazane, np. do upominania pracownika w zakresie świadczonej przez niego pracy czy dyskryminacji z powodu palenia papierosów.
Wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy – obowiązki pracodawcy
Pracodawca, który ma zamiar na terenie swojej firmy wprowadzić monitoring, musi o tym fakcie poinformować pracowników – i to co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
Jakie inne obowiązki na nim ciążą? Zacznijmy od początku. Po pierwsze, wybiera cel, jakiemu ma służyć jego wprowadzenie. Rzecz jasna, musi być on zgodny z przesłankami zawartymi w Kodeksie pracy, które już poznałeś. Po drugie, musi zawrzeć informację o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu – w zależności od tego, co funkcjonuje w danym przedsiębiorstwie. Po trzecie, informuje o tym pracowników w sposób ogólnie przyjęty w firmie, czyli tak, jak o każdej innej zmianie.
Narzędzia kontroli pracodawcy
Monitoring wizyjny w pomieszczeniach to nie jedyne narzędzie kontroli, na jakie pracodawca może sobie pozwolić. Sprawdźmy, jakie jeszcze przysługują mu uprawnienia w tym zakresie.
Monitoring poczty elektronicznej
Wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej jest możliwe
tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowej organizacji
pracy. Istotne jest pełne wykorzystanie czasu pracy przez pracowników, jak i
właściwe korzystanie z narzędzi pracy. Przepisy podkreślają, że w czasie
kontroli nie może być naruszona tajemnica korespondencji oraz inne dobra
osobiste zatrudnionego. Co to oznacza w praktyce?
Załóżmy, że pracodawca zorientował się, że jego pracownik niewłaściwie
korzystał z firmowej skrzynki mailowej. W takim przypadku, jego obowiązkiem
jest zabezpieczenie informacji, które to potwierdzają, a nie uprawnienie do
całościowego korzystania z treści i materiałów, które zostały odkryte. Dokonując
tego, mógłby wejść w posiadanie wrażliwych danych o pracowniku, co stanowiłoby
naruszenie przepisów.
Co więcej, monitoring poczty elektronicznej może dotyczyć tylko tego adresu mailowego, który został przydzielony pracownikowi w ramach świadczonej pracy. Innymi słowy, pracodawca nie ma dostępu do prywatnej skrzynki pocztowej – nawet, jeśli pracownik korzystał z niej w godzinach pracy. Tutaj można zastosować już inne regulacje i zabezpieczenia, mogące ograniczać korzystanie z takich pochłaniaczy czasu, jak Facebook czy prywatna poczta elektroniczna.
Podobnie jak w przypadku monitoringu wizyjnego, pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty – co najmniej dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.
GPS
Pracodawca może wprowadzić monitoring GPS, np. w celu kontroli czasu pracy pracowników, jak kontroli zużycia paliwa. W tym przypadku obowiązują podobne zasady, co w wyżej wymienionych narzędziach, wspomagających prawidłowe funkcjonowanie firmy. A to oznacza, że pracodawca informuje o stosowaniu urządzeń monitorujących samochód przed przystąpieniem pracownika do pracy lub dwa tygodnie przed jego wprowadzeniem. Występują tu obowiązek informacyjny w zakresie celu, sposobu monitorowania, rodzaju zbieranych danych, miejscu ich rejestracji, czasu przechowywania i osób, mających do nich dostęp. Co więcej, należy umieścić symbol obrazkowy w samochodzie, który informuje, że trasa pojazdu i jego wykorzystanie jest rejestrowane za pomocą urządzenia lokalizującego.
A co w przypadku przetwarzania informacji za pomoc GPS, ale już w czasie wolnym pracownika?
Warto sprecyzować, że samochód służbowy przekazuje się wyłącznie do korzystania z niego w celach służbowych. W innym razie należy dostosować regulamin, w którym wskazuje się też na możliwość jego wykorzystania do celów prywatnych. W rezultacie, należy spełnić wobec niego obowiązek informacyjny i pozyskać zgodę na przetwarzanie tych danych.
Czy pracownik musi zgodzić się na monitoring w miejscu pracy?
W przepisach Kodeksu pracy nie znajdziemy zapisu, który wskazuje, że pracownik musi wyrazić zgodę na uruchomienie monitoringu. Z jednym wyjątkiem – zgoda organizacji związkowej na umieszczenie go w pomieszczeniach sanitarnych. Poza tym, pracodawca – o ile działa zgodnie z przepisami – ma tu pełną dowolność i opinia pracownika nie jest dla niego wiążąca.
Mamy nadzieję, że powyższy artykuł przybliżył Ci tę tematykę i już znasz zakres swoich praw i obowiązków – niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem czy pracodawcą.
Spełnij swój obowiązek informacyjny z Portalem Pracownika
Zastanawiasz się, jak sprawnie informować swoich pracowników o wszelkich istotnych zmianach?
Więcej informacji: Portal Pracownika
Powyższy artykuł jest opracowaniem własnym na podstawie Kodeksu pracy.
