Automatyczna migracja danych z wcześniej używanego systemu jest jednym z istotniejszych zagadnień, z jakimi musi się zmierzyć firma planująca zmianę oprogramowania kadrowo-płacowego. Jeśli wybierzesz iPersonel, ten problem rozwiążemy za Ciebie. Zapewniamy przeniesienie danych kadrowo-płacowych z wcześniej używanego oprogramowania. Pobierzemy dane z dotychczasowej, udostępnionej nam bazy, zweryfikujemy ich kompletność, poprawność i zaimportujemy je do iPersonel. Migracja danych obejmuje kartoteki osobowe oraz bilanse otwarcia dla płac. Pozwala to na rozpoczęcie pracy z systemem iPersonel w dowolnym momencie roku.

Migracja danych

Zakres migracji:

1. Dane kadrowe pracowników, obejmujące całą historię zatrudnienia, w tym m.in. historię umów i aneksów, zmiany zaszeregowania, przynależności organizacyjnej oraz bilanse urlopowe na moment rozpoczęcia pracy z nowym systemem.
2. W przypadku danych niskiej jakości (np. braków w historii zatrudnienia) możliwe jest przyjęcie opcji uproszczonej, czyli zaimportowanie tylko aktualnych danych kadrowych i umów na moment startu nowego systemu.
3. Bilanse otwarcia dla płac, obejmujące m.in. podstawy zasiłku chorobowego za ostatnie 24 miesiące, podstawy dopłaty urlopowej i ekwiwalentu oraz dane do PIT za bieżący rok.
4. Okresy uczestnictwa i przynależność pracowników do PPK.
5. Import historycznych absencji (choroby, urlopy i inne nieobecności). Import dotyczy okresu od początku roku, w którym rozpoczynamy pracę z systemem iPersonel, do momentu rozpoczęcia pracy z iPersonel.

Założenia

Standardowo podczas migracji pomijamy pracowników zwolnionych przed 1 stycznia roku podatkowego, w którym rozpoczynamy pracę z iPersonel. Zakres migrowanych pracowników podlega ustaleniom indywidulanym dla każdego wdrożenia. W przypadku rozpoczynania pracy w trakcie roku podatkowego importujemy również dane do PIT, tak aby na koniec roku możliwe było wygenerowanie wszystkich deklaracji podatkowych.

W przypadku większych baz danych (powyżej 500 aktywnych pracowników) migrację przeprowadzamy w dwu etapach:

1. Najpierw przeprowadzamy migrację próbną na przykładzie próbki 50 do 100 pracowników. Przeniesione dane służą do testowego liczenia płac, testowania procedur pracy oraz weryfikacji danych, m.in. na podstawie próbnej listy płac.
2. W drugim etapie przeprowadzamy migrację ostateczną, w tym migracją bilansów otwarcia dla płac. Migracja ta wykonywana jest po naliczeniu list płac w starym systemie za okres poprzedzający okres, w którym zostanie uruchomiony produkcyjnie system iPersonel.

Od momentu wykonania migracji ostatecznej danych kadrowych wszelkie zmiany w kartotekach pracownika muszą być wprowadzane zarówno w starym systemie, jak i w systemie iPersonel. Od tego też momentu listy płac liczymy równolegle w starym systemie oraz w systemie iPersonel i uzgadniamy je ze sobą. W okresie pracy równoległej wiodącym dla celów raportowych jest stary system kadrowo-płacowy.

Dobrą praktyką w przypadku wdrażania nowego systemu kadrowo-płacowego jest równoległą praca na dwóch systemach (starym i nowym) przez okres jednego do trzech miesięcy. Takie podejście minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów podczas wdrożenia nowego systemu kadrowo-płacowego oraz zapewnia użytkownikom większy komfort pracy z nowym oprogramowaniem.

Weryfikacja danych

System iPersonel dokonuje automatycznego sprawdzenia poprawności wielu danych wprowadzanych do programu, takich jak np. numer PESEL czy numer dowodu tożsamości. Kontrolujemy również poprawność adresu zamieszkania, zameldowania i korespondencyjnego pracownika na podstawie bazy adresowej Poczty Polskiej (zgodność kodu pocztowego, miasta, powiatu, gminy). System kontroluje też możliwość wprowadzenia niektórych typów absencji w zależności od istnienia odpowiednich znaczników w danych kadrowych pracownika, np. możliwość wprowadzenia urlopu opiekuńczego czy zasiłku macierzyńskiego w zależności od uzupełniania danych dziecka. Walidacja tych danych następuje również w trakcie migracji danych z wcześniej używanego systemu. Dzięki temu możemy zapewnić wysoką jakość danych w momencie rozpoczynania pracy z iPersonel.