Artykuł #11 „Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą i druk RCA” powstał w ramach serii ,,Niefortunne przypadki w dziale kadrowo-płacowym” dzięki współpracy z iPersonel.
Z treści artykułu dowiesz się:
- na jakiej podstawie pracownik może łączyć urlop rodzicielski z pracą,
- w jaki sposób wydłużyć urlop rodzicielski,
- w jaki sposób wyliczyć wydłużenie urlopu rodzicielskiego na przykładzie,
- jakie dokumenty należy złożyć do ZUS,
- w jaki sposób ustalić wysokość zasiłku macierzyńskiego i wynagrodzenia za pracę na przykładach,
- w jaki sposób bezproblemowo naliczać wynagrodzenie.
Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą
Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą jest możliwe na mocy art. 182(1e) Kodeksu pracy. Pracownik, który korzysta z urlopu rodzicielskiego może go łączyć z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. Pracownik chcący łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z prac ma obowiązek złożenia wniosku w tej sprawie do pracodawcy w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika na piśmie.
Wydłużenie urlopu rodzicielskiego
Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą powoduje, że wymiar urlopu rodzicielskiego ulega wydłużeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu lub jego części, nie dłużej jednak niż do:
- 64 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka przy porodzie,
- 68 tygodni – w przypadku urodzenia większej liczby dzieci przy porodzie.
Okres, o który urlop rodzicielski ulega wydłużeniu, stanowi iloczyn liczby tygodni, przez jaką pracownik łączy korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu i wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego.
Wyliczenie przedłużenia urlopu rodzicielskiego
Przykład 1
Pracownica zatrudniona na pełen etat złożyła do pracodawcy wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego w wymiarze 32 tygodni jednocześnie wnioskując o możliwość wykonywania pracy podczas tego urlopu. Pracodawca udzielił pracownicy urlopu rodzicielskiego zgodnie z wnioskiem pracownicy. W trakcie urlopu rodzicielskiego, pracownica ma wykonywać pracę w wymiarze ½ etatu. Pracodawca, uwzględniając wniosek pracownicy, ma obowiązek wydłużyć urlop rodzicielski o kolejne 16 tygodnie, zgodnie z wyliczeniem:
32 tygodnie x 0,5 etatu = 16 tygodni.
Urlop rodzicielski pracownicy zostanie przedłużony o 16 tygodni.
Gdyby pracownica dodatkowo oświadczyła we wniosku, że w trakcie przedłużonej części urlopu rodzicielskiego również chce wykonywać pracę, w takim przypadku należałoby dokonać odmiennego wyliczenia. W przypadku gdy pracownik zamierza łączyć korzystanie z części urlopu rodzicielskiego powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu, z wykonywaniem pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar tej części urlopu oblicza się dzieląc długość części urlopu powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia przez różnicę liczby 1 i wymiaru czasu pracy, w jakim pracownik zamierza łączyć korzystanie z tej części urlopu z wykonywaniem pracy:
16 tygodni / (1-0,5) = 32 tygodnie wydłużonego urlopu rodzicielskiego
Uwaga!
Zdaniem Departamentu Prawa Pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, oboje rodzice dziecka nie mogą jednocześnie korzystać z wydłużonej części urlopu rodzicielskiego, powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu w związku z łączeniem z pracą. (…)”.
Przykład 2
Pracownica, która 12.04.2020 urodziła dziecko, do 29.08.2020 przebywała na urlopie macierzyńskim, a następnie od 30.08.2020 rozpoczęła 16-tygodniowy urlop rodzicielski. Jednocześnie w tym samym czasie, ojciec dziecka korzystał z urlopu rodzicielskiego w wymiarze 16 tygodni.
Pracownica złożyła wniosek do pracodawcy o łączenie urlopu z pracą na 1/2 etatu przez ostatnie 4 tygodnie urlopu jednocześnie deklarując, że chce wykonywać pracę w wymiarze ½ etatu również w trakcie wydłużonej części urlopu rodzicielskiego. Urlop rodzicielski pracownicy wydłużył się o 4 tygodnie zgodnie z wyliczeniem: [4 tyg. łączenia urlopu z pracą x 1/2 etatu = 2 tyg.; 2 tyg. wydłużenia: (1 – 1/2 etatu) = 4 tyg.]. Wydłużenie urlopu rodzicielskiego przysługuje wyłącznie pracownicy.
Dokumenty do ZUS
Płatnik składek niebędący płatnikiem zasiłków (jak ustalić płatnika zasiłków?) za pracownicę, która łączy urlop rodzicielski z wykonywaniem pracy np. na 1/4 etatu, powinien złożyć raport ZUS RCA (czyli imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach) z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX (01 10 – pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu) i raport ZUS RSA (czyli dokument służący do wykazania wysokości wypłaconych świadczeń oraz do wykazania przerw w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone) z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX i kodem świadczenia/przerwy 319 (czyli zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego).
Natomiast płatnik zasiłków, który wypłaca pracownikowi zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego, składa za każdy miesiąc pobierania przez pracownika takiego zasiłku raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 XX (zgłoszenie osoby pobierającej zasiłek macierzyński do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dokonywane jest poprzez wykazanie jej w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 XX).
Ustalanie wysokości zasiłku macierzyńskiego oraz wynagrodzenia za pracę
Przykład 3
Pracownica zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy bezpośrednio po pobraniu zasiłku macierzyńskiego za okres urlop macierzyńskiego złożyła wniosek o urlop rodzicielski w wymiarze 32 tygodni przypadających na okres od 22.03.2020 do 31.10.2020. Wniosek został złożony w terminie 21 dni przed rozpoczęciem urlopu. Pracownica złożyła też wniosek o możliwość wykonywania pracy na 0,5 etatu przez cały okres udzielonego urlopu rodzicielskiego jednocześnie oświadczając, że w okresie wydłużonego urlopu również będzie wykonywać pracę w wymiarze 0,5etatu. Pracodawca uwzględnił wniosek. Pracownica jest wynagradzana stałą stawką wynagrodzenia w wysokości 3000 zł.
Krok 1
Pracodawca musi ustalić okres wydłużonego zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego.
16 tygodni: (1 – 0,5 etatu) = 32 tygodnie.
Krok 2
Należy ustalić wysokość wynagrodzenia za pracę. Pracownica łączyła korzystanie z urlopu rodzicielskiego z pracą w wymiarze 0,5 etatu przez 21 dni w miesiącu marcu 2020.
● 3000 zł : 30 dni = 100 zł,
● 100 zł x 21 dni przebywania na urlopie macierzyńskim = 2100 zł,
● 3000 zł – 2100 zł = 900 zł,
● 900 zł x 0,5 etatu = 450 zł.
W kolejnych pełnych miesiącach wykorzystywania urlopu rodzicielskiego wynagrodzenie wyniesie 1500 zł (3000 zł x 0,5 etatu).
Krok 3
Należy ustalić wysokość zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego:
● przez pierwsze 6 tygodni urlopu rodzicielskiego – pracownica ma prawo do zasiłku macierzyńskiego w wysokości 100%,
● przez kolejne 26 tygodni – pracownica ma prawo do zasiłku macierzyńskiego w wysokości 60%.
Krok 4
Należy ustalić wysokość zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego od 1.03.2020 do 21.03.2020.
Podstawa wymiaru przysługującego zasiłku macierzyńskiego wyniosła:
● 3000 zł x 13,71% = 411,30 zł,
● 3000 zł – 411,30 zł = 2588,70 zł,
● 2588,70 zł : 30 dni = 86,29 zł dzienna kwota zasiłku macierzyńskiego w wysokości 100%,
● 86,29 zł x 21 dni = 1812,09 zł.
Krok 5
Należy ustalić dzienną stawkę zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego:
● 6 tygodni:
86,29 zł x 0,5 etatu = 43,15 zł,
86,29 zł – 43,15 zł = 43,14 zł dzienna stawka zasiłku macierzyńskiego w wysokości 100% pomniejszona proporcjonalnie do wymiaru etatu;
● 26 tygodni:
3000 zł – 411,30 zł = 2588,70 zł,
2588,70 zł x 60% : 30 dni = 51,77 zł,
51,77 zł x 0,5 etatu = 25,89 zł,
51,77 zł – 25,89 zł = 25,88 zł dzienna kwota zasiłku macierzyńskiego w wysokości 60% pomniejszona proporcjonalnie do wymiaru etatu.
W takiej samej wysokości należy wypłacić zasiłek macierzyński za okres wydłużonego urlopu rodzicielskiego.
Przykład 4
Załóżmy, że pracownica z poprzedniego przykładu wskazała we wniosku, iż w okresie wydłużonego urlopu rodzicielskiego nie będzie wykonywać pracy. Obliczając zasiłek macierzyński:
Krok 1
Należy ustalić okres wydłużonego zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego. Pracodawca, uwzględniając wniosek pracownicy, ma obowiązek wydłużyć urlop rodzicielski o kolejne 16 tygodni zgodnie z wyliczeniem:
32 tygodnie x 0,5 etatu = 16 tygodni.
Krok 2
Należy ustalić dzienną stawkę zasiłku macierzyńskiego za okres wydłużonego urlopu rodzicielskiego.
Jeśli pracownica ma prawo do 100% podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego za okres 3 tygodni (6 tygodni x 0,5 etatu) od 1.11.2020 do 21.11.2020, to:
2588,70 zł : 30 dni = 86,29 zł dzienna kwota zasiłku macierzyńskiego w wysokości 100%.
Jeśli pracownica ma prawo do 60% podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego za pozostały okres 13 tygodni od 22.11.2020 to:
2588,70 zł x 60% : 30 dni = 51,77 zł dzienna kwota zasiłku macierzyńskiego w wysokości 60%.
Łączenie korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy w wymiarze nie wyższym niż połowa etatu dotyczy również przeniesionej części urlopu rodzicielskiego w wymiarze do 16 tygodni, która może być wykorzystana później, nie dłużej jednak niż do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia (art. 182(1c) § 3 Kodeksu pracy).
Przykład 5
Pracownica wykonuje pracę w wymiarze 0,75 etatu (6 godzin dziennie od poniedziałku do piątku). Wysokość jej wynagrodzenia wynosi 3000 zł. Po wykorzystaniu podstawowej części urlopu rodzicielskiego w wymiarze 6 tygodni, pracownica powróciła do pracy. Po kilku miesiącach pracy, pracownica złożyła do pracodawcy wniosek o wykorzystanie kolejnej części urlopu rodzicielskiego w wymiarze 16 tygodni od 17.08.2020 wraz z możliwością wykonywania pracy w wymiarze 0,5 etatu przez 16 tygodni urlopu rodzicielskiego. Pracownica oświadczyła, że w okresie wydłużonego urlopu rodzicielskiego będzie wykonywać pracę w wymiarze 0,5 etatu. Praca na 0,5 etatu ma być wykonywana od poniedziałku do piątku po 4 godziny dziennie.
Krok 1
Należy ustalić okres wydłużonego zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego.
Pracodawca, uwzględniając wniosek pracownicy, ma obowiązek wydłużyć urlop rodzicielski o kolejne 16 tygodni zgodnie z wyliczeniem:
16 tygodni x 0,5 etatu : (1 – 0,5 etatu) = 16 tygodni.
Krok 2
Należy ustalić wysokość wynagrodzenia za okres od 1.08.2020 do 16.08.2020:
● 3000 zł : 120 godz. (wymiar czasu pracy dla 3/4 etatu) = 25 zł,
● 25 zł x 11 dni x 6 godz. = 1650 zł.
W przestawionej sytuacji nie można zastosować wprost § 12 rozporządzenia o wynagradzaniu, gdyż przez pozostałą część miesiąca pracownik wykonywał pracę, dlatego stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin faktycznie przepracowanym w przyjętym okresie.
Krok 3
Należy ustalić wysokość wynagrodzenia za okres od 17.08.202 do 31.08.2020. Wynagrodzenie musi zostać pomniejszone proporcjonalnie do wymiaru 0,5 etatu (3000 zł x 0,5 etatu : 0,75 etatu):
● 2000 zł : 88 godz. (wymiar czasu pracy dla 0,5 etatu) = 22,73 zł,
● 22,73 zł x 11 dni x 4 godz. = 1000,12 zł.
Łącznie wynagrodzenie za sierpień 2020 wyniesie: 1650 zł + 1000,12 zł = 2650,12 zł. Za pozostałe pełne miesiące kalendarzowe urlopu rodzicielskiego pracownica będzie otrzymywać wynagrodzenie w wysokości 2000 zł.
Krok 4
Należy ustalić dzienną stawkę zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego.
Zasiłek macierzyński przysługuje w kwocie zmniejszonej proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej w okresie urlopu rodzicielskiego, tj. pomniejszonej o 0,6667 (0,5 etatu : 0,75 etatu):
● 3000 zł x 13,71% = 411,30 zł,
● 3000 zł – 411,30 zł = 2588,70 zł (podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego w wysokości 100%),
● 2588,70 zł x 60% : 30 dni = 51,77 zł (kwota za dzień zasiłku),
● 51,77 zł x 0,6667 = 34,52 zł,
● 51,77 zł – 34,52 zł = 17,25 zł (dzienna kwota zasiłku macierzyńskiego w wysokości 60% pomniejszona proporcjonalnie do wymiaru etatu).
W takiej samej wysokości należy wypłacić zasiłek macierzyński za okres wydłużonego urlopu rodzicielskiego.
Bezproblemowe naliczanie wynagrodzenia w iPersonel
Czy masz w swoim dziale kadrowo-płacowym więcej skomplikowanych przypadków? Zastanawiasz się, jakie wynagrodzenie powinni otrzymać Twoi pracownicy? Mamy na to rozwiązanie!
iPersonel to system kadrowo-płacowy, który zautomatyzuje obsługę wynagrodzeń w Twoim dziale HR. Oprogramowanie ułatwi Twoją pracę i sprawi, że koniec miesiąca wcale nie musi być tak nerwowy – nawet wtedy, gdy na liście płac znajdują się tysiące pracowników.
W iPersonel Moduł Płacowy jest kompatybilny z Modułem Rejestracji Czasu Pracy. Oznacza to, że dane na temat czasu pracy zostają uwzględnione w trakcie procesu naliczania płac. Jeśli Twój pracownik łączy urlop rodzicielski z pracą na pół etatu – iPersonel uwzględni to w czasie obliczeń. System zabierze pod uwagę także inne urlopy (macierzyńskie czy okolicznościowe), absencje lub nadgodziny.
Oprogramowanie HR iPersonel sprawi, że bez problemów naliczysz płace swoim zatrudnionym i uwzględnisz wszystkie jego składniki. Dzięki temu, pracownicy otrzymają takie wynagrodzenie, jakie powinni otrzymać. Naliczone na czas i bez błędów.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat iPersonel: napisz.
Z chęcią zaprezentujemy Ci zdalnie wszystkie możliwości naszego systemu.
