System kadrowo-płacowy wspomaga zarządzanie kadrami i naliczanie wynagrodzeń w firmach. Oprogramowanie pozwala pracownikom HR sprawniej wykonywać swoje codzienne obowiązki. Wiele zadań można też dzięki niemu zautomatyzować, czyli system wykona je za użytkownika. Na ile taka automatyzacja procesów jest możliwa? Wszystko zależy od dostępnych funkcji. Pozostaje zatem pytanie, jaki system kadrowo-płacowy wybrać i na co należy zwrócić szczególną uwagę. Wyjaśniamy to poniżej.
System kadrowo-płacowy dla firm. Jakie funkcje są niezbędne do zarządzania HR?
Automatyzacja jest możliwa w przypadku większości procesów zachodzących w HR. System kadrowo-płacowy powinien wspierać takie obszary, jak: kadry, płace, czas pracy, komunikacja z pracownikami oraz powinien pozwalać na łatwy import danych z innych systemów. Poniżej lista najważniejszych funkcji programu, które zapewnią wzrost efektywności Twojego działu HR.
Kadry
Cyfrowa rewolucja dotarła do działów HR i coraz więcej firm żegna się z papierową dokumentacją. Jej miejsce zajęły e-teczki pracownicze, które nieustannie zyskują na popularności. Nic dziwnego, ponieważ pozwalają one na sprawne i efektywne gromadzenie i przetwarzanie dokumentacji kadrowej. Pracownicy działu HR mogą korzystać z dowolnych danych w wybranej lokalizacji. Ma to istotne znaczenie zwłaszcza w dobie pandemii i masowego przechodzenia na tryb pracy zdalnej.
Dlaczego system kadrowo-płacowy powinien zawierać e-teczki osobowe? E-akta automatyzują wszystkie procesy związane z zatrudnieniem pracownika. Gwarantują oszczędność czasu i podnoszą efektywność osób odpowiedzialnych za sprawy kadrowe.
Więcej informacji:
E-teczka pracownika. Dlaczego warto wdrożyć ją w firmie?
- Wzory dokumentów
Wnioski, umowy, zaświadczenia i inne formalności. Mnóstwo formalności. Taka jest natura pracy w kadrach. Dlatego niezwykle przydatna jest baza aktualnych wzorów dokumentów kadrowo-płacowych w programie HR. System kadrowo-płacowy powinien umożliwiać także edycję i dopasowanie wzorów do własnych potrzeb.
Płace
System kadrowo-płacowy powinien gwarantować sprawną obsługę procesu naliczania wynagrodzeń. Każda firma pod względem płac ma inne potrzeby. Co w tym przypadku jest istotne? Po pierwsze, dostęp do składników płacowych, wymaganych na podstawie obowiązujących przepisów prawa (składki ZUS, składki PPK, koszty uzyskania przychodu itp.). Po drugie, możliwość tworzenia własnych algorytmów naliczania wynagrodzeń. Po trzecie, możliwość połączenia z Modułem Rejestracji Czasu Pracy, by w trakcie obliczeń uwzględnić wszelkie nadgodziny, urlopy, spóźnienia i nieobecności pracowników. Poprawnie zdefiniowane składniki płacowe to podstawa dla poprawnego i terminowego naliczenia wynagrodzeń.
- Wysyłka e-deklaracji
Coroczna akcja PIT to zawsze wyzwanie dla działów kadrowo-płacowych. Zmiany przepisów nie ułatwiają tego zadania ani pracownikom HR, ani dostawcom oprogramowania. Przykłady? Tuż przed nowym rokiem wprowadzono rozporządzenie zmieniające wzory deklaracji PIT. Z kolei w ubiegłym roku – tydzień przed ostatecznym terminem wysyłki nie było oficjalnego stanowiska KIS, co do metody wypełnienia rozliczenia. Dostawcy oprogramowania mieli mało czasu na przygotowanie systemu HR. Wniosek? Wybierz dostawcę, który na bieżąco aktualizuje swój system kadrowo-płacowy, uwzględniając wszystkie zmiany prawne.
Więcej informacji:
E-deklaracje w iPersonel, czyli jak bezstresowo rozliczyć PIT
- Moduł PPK
Pracodawcy muszą przygotować swoje firmy do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. W tym procesie kluczowa jest rola oprogramowania kadrowo-płacowego. Dlaczego? Po pierwsze, kwestia zapisu pracowników do programu. Po drugie, naliczanie składek. Po trzecie, kontakt z instytucją finansową. Szczegółowe omówienie tego, jak przygotować system kadrowo-płacowy do PPK znajdziesz poniżej.
Więcej informacji:
PPK a system kadrowo-płacowy. 9 funkcji, niezbędnych do obsługi PPK
Portal Pracownika
Portal Pracownika zapewnia sprawną obsługę wszelkich spraw kadrowych – zarówno pracodawcy, jak i osobie zatrudnionej. Stały dostęp do najważniejszych informacji sprawia, że obie strony mogą samodzielnie załatwiać swoje sprawy związane z zatrudnieniem.
Więcej informacji:
Portal Pracownika. 5 spraw kadrowych, które rozwiążesz od ręki
- Elektroniczne paski płacowe
Informowanie pracownika w sposób elektroniczny o wysokości pensji i wszystkich jej składnikach nie wymaga nakładu pracy i nie kosztuje tyle, co wysyłka ich papierowych odpowiedników. Paski płacowe nie są obowiązkowe, jednak stanowią jeden z elementów employer branding. W związku z tym, warto zadbać o ten aspekt komunikacji z pracownikiem.
Więcej informacji:
Jak elektroniczne paski płacowe wyparły listy miłosne?
- Elektroniczne wnioski urlopowe
E-wnioski urlopowe automatyzują proces zarządzania urlopami i wszelkimi nieobecnościami w firmie. Zatrudniony może przez Portal Pracownika sprawdzić saldo urlopowe, a także w dowolnej chwili złożyć wniosek o dni wolne – bez telefonów, maili, wydruków i wizyt w dziale HR.
Więcej informacji:
Elektroniczne wnioski urlopowe
Czas pracy
Dobry plan to podstawa. W tym obszarze przydatne są wbudowane kalendarze oraz możliwość tworzenia grafików z uwzględnieniem przyjętego w danej firmie systemu czasu pracy. System kadrowo-płacowy powinien posiadać moduł planowania czasu pracy, który pozwoli optymalnie planować i kontrolować czas pracy.
- Raportowanie
Choć ani trochę nie wątpimy w intuicję, to usprawnienia najlepiej wprowadzać na podstawie twardych danych. System kadrowo-płacowy iPersonel oferuje kilkaset standardowych raportów. Możesz także tworzyć własne – w zależności od indywidualnych potrzeb. W zakresie np. czasu pracy niezwykle przydatne są takie raporty, jak: raport nadgodzin, zbiorcza realizacja czasu pracy, raport wejść i wyjść, rezerwy urlopowe czy absencje chorobowe. Uzyskanie takich raportów zajmuje dosłownie chwilę.
Monitoring zdarzeń
Nie wątpimy także w dobrą pamięć. Jednak nie można mieć na głowie zbyt wiele. 😉 Warto mieć wsparcie i kogoś lub coś, kto przypomni o końcu ważności badań lekarskich, szkoleń BHP czy uprawnień do wykonywania danego zawodu. System kadrowo-płacowy iPersonel posiada moduł Monitoringu zdarzeń, z którym nie zapomnisz o tym, co wymaga Twojego działania.
Więcej informacji:
Perfekcyjna Pani Działu Kadrowego. Jak zapanować nad ważnymi terminami?
Import danych
Przeniesienie plików z innego systemu usprawnia proces wdrożenia oprogramowania HR. Sprawny import danych kadrowo-płacowych pozwoli od razu przystąpić do pracy – bez tracenia czasu na ręczne przepisywanie niezbędnych danych. A poza tym nawet już wdrożony system kadrowo-płacowy czasem trzeba zasilić dużą liczbą informacji, które np. mamy już w excelu. Wówczas też funkcja importu bardzo ułatwi nam pracę.
- Integracja z systemami zewnętrznymi
Możliwość połączenia z systemami zewnętrznymi zapewnia spójne dane w obrębie całej firmy. Integracja i wysoki stopień automatyzacji to czynniki, które usprawniają działanie firmy i zapewniają jej przewagę konkurencyjną.
Elastyczny system kadrowo-płacowy
Jeśli chcesz usprawnić procesy w dziale HR – musisz mieć system kadrowo-płacowy, który Ci w tym pomoże. Powyższe funkcje umożliwią Ci kompleksowe zarządzanie zasobami ludzkimi. Przełoży się to na niższe koszty obsługi, oszczędność czasu i wzrost jakości pracy działu kadr i płac.
Oczywiście każda firma ma swoje indywidualne potrzeby, a system kadrowo-płacowy powinien być na tyle elastyczne, by móc je spełnić. Możliwość zaprojektowania dedykowanych rozwiązań przez dostawcę oprogramowania HR jest również bardzo ważna. Wówczas masz pewność, że wszystko działa tak, jak powinno i spełnia w 100% Twoje potrzeby.
Zdaniem eksperta – Donata Hermann-Marciniak
Jakie funkcje musi posiadam system kadrowo-płacowy?
,,System kadrowo-płacowy ma spełniać potrzeby użytkownika. To prawa ręka specjalisty, bez której ani rusz.
System kadrowo-płacowy musi zapewniać pełną obsługę procesów kadrowo-płacowych, które polegają m.in. na:
● usprawnieniu wymiany danych z ZUS,
● wymianie danych z urzędami skarbowymi,
● obsłudze bankowości elektronicznej,
● eksporcie danych finansowo-księgowych do wybranych systemów,
● rejestrowaniu czasu pracy i prowadzenia ewidencji czasu pracy w zakresie wymagań wprowadzonych w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej,
● szybkim dostępie do pełnej dokumentacji pracowniczej.
System kadrowo-płacowy musi być na czasie 😉 Użytkownicy muszą czuć się spokojni i mieć pewność, że wszystkie zmiany prawa pracy mające wpływ na procesy kadrowo-płacowe zostały zaktualizowane również w systemie.
System musi uwzględniać, np:
● nową ulgę w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) dla osób do 26. roku życia,
● dostosowanie systemu do wymagań rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO.
System kadrowo-płacowy musi bezbłędnie naliczać listy płac. System musi posiadać wszystkie opcje, niezbędne do właściwego wygenerowania list płac pracowników poszczególnych działów i komórek z uwzględnieniem wprowadzonych wcześniej danych kadrowych.
Dobrym rozwiązaniem jest możliwość przeglądania zarówno list płac pracowników, jak i ich kartotek płacowych za wybrany okres, ale także nadawanie praw dostępu do list płac oraz definiowania do nich podpisów.
Monitorowanie zmian to jest to, co kadrowe lubią najbardziej 🙂 Odpowiedni moduł działający jak budzik dzwoniący o odpowiedniej porze przypomni Ci o upływającej ważności badań lekarskich, szkoleń BHP czy uprawnień do wykonywania zawodu. Najlepszym rozwiązaniem jest możliwość definiowania i ustalania czasu otrzymywania powiadomienia o ważnych zdarzeniach kadrowo-płacowych.
Czy system kadrowo-płacowy może służyć również samym pracownikom? Dobry system umożliwi pracownikom bezpośredni dostęp do ważnych informacji i funkcji. Pracownicy mogą z niego korzystać na swoim smartfonie albo na dowolnym komputerze podłączonym do Internetu. To rozwiązanie usprawnia komunikację i oszczędza mnóstwo czasu pracownikom działu kadr i płac.
Czy istnieje idealny system kadrowo-płacowy? To na pewno taki, który słucha potrzeb użytkownika, jest elastyczny i potrafi dostosować się do wszystkich zmian i wymagań :)”
System kadrowo-płacowy iPersonel
Szukasz oprogramowania HR?
Postaw na system kadrowo-płacowy iPersonel.
Zaprojektowaliśmy go tak, by wspierał codzienną pracę w dziale HR. Dopracowaliśmy go pod względem technicznym i prawnym. Zadbaliśmy o to, by pomagał wykonywać najtrudniejsze zadania, będąc jednocześnie prostym i intuicyjnym w obsłudze.
System kadrowo-płacowy iPersonel posiada szereg funkcji. Z przyjemnością zaprezentujemy Ci wszystkie jego możliwości. Porozmawiajmy o oprogramowaniu kadrowo-płacowym dla Twojej firmy i o tym, jak możemy zwiększyć efektywność działu kadr i płac.
Masz pytania? Napisz.
