Proste automatyzacje – stałe zlecenie opłaty rachunku – potrafią zaoszczędzić mnóstwo czasu. Automatyzacja kadr i płac działa na podobnej zasadzie: przejmuje żmudne obowiązki, które dziś wykonują specjaliści HR, i sprawia, że procesy dzieją się „same”.
Naliczanie składek ZUS, podatków, urlopów czy nadgodzin wciąż należy do najbardziej czasochłonnych obowiązków. W skali roku to tygodnie pracy, które mogłyby zostać przeznaczone na ważniejsze zadania.
Wyobraź sobie, ile czasu mógłbyś odzyskać, gdyby wnioski urlopowe trafiały od razu do systemu, nadgodziny rozliczały się automatycznie, a raporty dla GUS czy PFRON generowały się jednym kliknięciem.
Automatyzacja kadr i płac sprawia, że takie scenariusze stają się codziennością.
Automatyzacja kadr i płac: 8 korzyści
1. Zmniejsz liczbę błędów
Błędne naliczenia płac to codzienność wielu działów HR – szczególnie gdy dane o czasie pracy, nadgodzinach i urlopach spływają z kilku Exceli.
Podobnie jak kalkulatory radzą sobie lepiej z matematyką, niż ludzkie mózgi – tak samo lepiej radzi sobie system kadrowo-płacowy przy naliczaniu wszystkich składników wynagrodzenia.
Wystarczy źle przepisany wniosek lub literówka w liczbie godzin i lista płac nie będzie się zgadzać. Automatyczne zaciąganie danych usuwa problem literówek i błędów kopiuj-wklej, które potrafią zaburzyć wiele procesów.
2. Działaj zgodnie z przepisami
Polskie prawo nieustannie się zmienia, co wymusza na dziale kadrowo-płacowym stałe śledzenie zmian. Śledzenie zmian to jedno, a wprowadzenie ich w życie to drugie.
Przykładowo, dobre systemy do automatyzacji kadr i płac – po wprowadzeniu reguł – pilnują norm dobowych i tygodniowych, co chroni firmę przed złamaniem prawa i ewentualnymi karami nałożonymi przez PIP.
Ważne: wybierając dostawcę oprogramowania, upewnij się, że aktualizacje związane ze zmianami prawnymi są wdrażane z wyprzedzeniem – zanim przepisy wejdą w życie, a nie dopiero po fakcie.
3. Oszczędzaj czas
Pracownicy kadr i płac tracą godziny na poprawianiu list płac, przepisywaniu papierowych wniosków urlopowych do Excela, czy ręcznym liczeniu średnich urlopowych. Automatyzacja kadr i płac pozwala odzyskać ten czas – w wielu firmach to nawet kilkadziesiąt godzin w skali miesiąca.
Ekspert ds. systemów HR
4. Koniec z opóźnionymi wypłatami
Opóźnienia w wypłatach to w Polsce codzienność – w 2024 r. PIP interweniowała na rzecz 74 tys. pracowników, którzy nie dostali pieniędzy na czas lub otrzymali je w zaniżonej wysokości. Łączna wartość odzyskanych przez pracowników świadczeń sięgnęła ponad 270 mln zł.
Najczęstsze powody? Spóźnione L4, brak zgłoszonych nadgodzin, źle wyliczone dodatki albo zwykłe błędy w Excelu. Kadry często do ostatniej chwili poprawiają listy płac, a przelewy idą z opóźnieniem.
Automatyzacja kadr i płac rozwiązuje ten problem, bo systemy HR synchronizują ewidencję czasu pracy z listą płac, a nadgodziny i dodatki naliczają się automatycznie (po zdefiniowaniu reguł). Dzięki temu listy płac powstają z kompletnych danych i można je zamknąć terminowo, bez nerwowych poprawek na ostatnią chwilę.
5. Przyspiesz zamknięcie miesiąca i raportowanie
Zamknięcie miesiąca w działach kadr i płac często się przeciąga – brakuje spójnych danych o absencjach, spóźnione L4 wymuszają korekty, a raporty do ZUS, GUS czy PFRON trzeba zestawiać ręcznie z różnych plików.
Dostęp do gotowych raportów analitycznych daje działom HR i zarządowi natychmiastowy wgląd w dane, co ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących zatrudnienia, planowania budżetów czy polityki wynagrodzeń. Jest to o wiele łatwiejsze, gdy dane są dostępne w jednym miejscu i przetwarzane automatycznie.
6. Usprawnij komunikację i ogranicz powtarzalne zadania
W wielu firmach dzień w kadrach zaczyna się od lawiny maili: „Potrzebuję zaświadczenie o zarobkach do banku”, „Ile mam jeszcze urlopu?”, „Proszę o zaświadczenie o zatrudnieniu”.
Każda taka prośba oznacza kilka minut pracy – wyszukanie dokumentu, wydruk, podpis, skan. A gdy takich zgłoszeń jest kilkadziesiąt w tygodniu, pochłania to godziny. Dzięki Portalowi Pracownika pracownik może samodzielnie m.in.:
- sprawdzić bilans i wymiar urlopu,
- pobrać paski płacowe, deklaracje PIT i inne dokumenty,
- złożyć wniosek urlopowy czy o delegację,
- podejrzeć grafik swojego działu.
Poznaj funkcje samoobsługi pracowniczej i usprawnij komunikację w firmie.
7. Zredukuj papierologię
W wielu firmach akta osobowe wciąż mnożą się w segregatorach. Gdy pracownik prosi o kopię umowy sprzed kilku lat, ktoś z działu kadr musi zejść do archiwum, przeszukać pudła i zeskanować dokument.
Podczas kontroli PIP zaczyna się nerwowe szukanie dokumentów – teczki trzeba kompletować w pośpiechu, a brak choćby jednego załącznika to dodatkowy stres i godziny niepotrzebnej pracy.
W systemie kadrowym wszystkie dokumenty – od umów i aneksów, przez badania lekarskie, po paski płacowe i PIT-y – znajdują się w E-teczkach. Pracownik widzi je w Portalu Pracownika, a kadry mają dostęp do pełnej historii zatrudnienia z poziomu komputera.
Zamiast godzin spędzonych na przekładaniu papierów, wystarczy kilka kliknięć, by pobrać potrzebny plik czy przygotować komplet dokumentów dla audytora.
Poznaj sposób przechowywania, udostępniania i organizacji dokumentów pracowniczych.
8. Popraw bezpieczeństwo danych
Działy HR przechowują najbardziej wrażliwe informacje w firmie – numery PESEL, adresy, konta bankowe, dane o zdrowiu z zaświadczeń lekarskich. Gdy leżą one w papierowych teczkach albo w Excelu bez zabezpieczeń, łatwo o zagubienie czy nieautoryzowany dostęp, co grozi naruszeniem RODO.
W systemach wszystkie dane są przechowywane w jednym, zabezpieczonym miejscu. Dostęp odbywa się przez szyfrowane połączenie, a każdy użytkownik widzi tylko te informacje, do których ma uprawnienia.
Dokumenty przechowywane są w formie elektronicznej, co ogranicza ryzyko ich zagubienia lub nieautoryzowanego kopiowania. Dzięki temu kadry nie muszą się martwić o to, kto i kiedy przegląda dane – system pilnuje tego za nich.
Szybciej, zgodnie z prawem, bez poprawek na ostatnią chwilę
Automatyzacja kadr i płac to nie tylko oszczędność czasu, ale też większa dokładność, zgodność z przepisami i lepsze doświadczenie pracowników.
Zamiast spędzać godziny nad papierami i arkuszami Excela, specjaliści HR mogą skupić się na tym, co naprawdę wspiera rozwój firmy – budowaniu zaangażowania zespołów, planowaniu zatrudnienia i doradzaniu zarządowi. To korzyści, które odczuje cała organizacja – od działu kadr, przez menedżerów, aż po każdego pracownika.
