Tło firmy
Firma produkcyjna z ponad 300 pracownikami, działająca w kilku lokalizacjach. Zespół obejmuje zarówno pracowników biurowych, jak i liniowych, pracujących w systemie zmianowym.
W ostatnich latach organizacja dynamicznie się rozwijała – zwiększyła zatrudnienie, otworzyła nowe zakłady oraz wprowadziła zróżnicowane formy współpracy (B2B, praca sezonowa, hybrydowa).
Dotychczas używany system kadrowo-płacowy nie był w stanie nadążyć za tym rozwojem. Wymagał wielu ręcznych operacji, nie posiadał kluczowych funkcji, a brak integracji z innymi systemami powodował konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
Wyzwania
❌ Brak pewności co do zgodności z przepisami
Zmiany w przepisach pojawiały się coraz częściej, a stary system nie nadążał z aktualizacjami. Nowe wersje często pojawiały się z opóźnieniem. Dodatkowo brakowało funkcji, które wspierałyby kontrolę zgodności z przepisami, np. automatycznego pilnowania odpoczynków dobowych czy limitów godzin pracy. W efekcie zespół HR musiał wiele rzeczy weryfikować na własną rękę.
❌ Ograniczone możliwości skalowania i rozwoju
Firma się rozwijała – przybywało pracowników, lokalizacji i wyjątków w rozliczeniach. System nie wspierał pracy w wielu lokalizacjach, a niestandardowe modele zatrudnienia – jak B2B, sezonowe czy hybrydowe – wymagały obejść i ręcznych operacji. Nowe potrzeby wymuszały też kosztowne zmiany w konfiguracji.
❌ Brak samoobsługi pracowniczej
Każda prosta sprawa – jak wniosek urlopowy czy dostęp do PIT-a – wymagała kontaktu z działem kadr. Każde zapytanie oznaczało dodatkowy telefon, e-mail lub wizytę osobistą.
W firmie brakowało centralnego miejsca, w którym pracownik mógłby sprawdzić historię swoich wniosków, dokumentów czy decyzji kadrowych. Często pojawiały się nieporozumienia typu „nie dostałem odpowiedzi”. Jednak największym problemem było przeciążenie działu kadr bieżącą obsługą.
❌ Brak dostępu do danych „tu i teraz”
Ani kadry, ani kierownicy nie mieli bieżącego wglądu w to, kto jest dziś dostępny, nie było powiadomień o kończących się umowach czy badaniach. Przez to decyzje były podejmowane na niepełnych danych, a planowanie (np. zmian czy zastępstw) było utrudnione. Zdarzały się sytuacje, w których na porannej zmianie brakowało odpowiedniej liczby pracowników, bo nie uwzględniono wcześniej zaplanowanych nieobecności.
Rozwiązanie
✅ Firma wdrożyła system kadrowo-płacowy iPersonel wraz z Portalem Pracownika i Modułem Planowania Czasu Pracy, aby wyeliminować problemy wynikające z przestarzałego oprogramowania i ręcznych procesów. Nowe rozwiązanie objęło wszystkie lokalizacje firmy i ponad 300 pracowników – zarówno biurowych, jak i liniowych.
✅ Dzięki iPersonel kadry zyskały elastyczny, zawsze aktualny system do obsługi umów, wynagrodzeń i dokumentacji. Portal Pracownika zapewnił zespołowi HR znaczne odciążenie – większość spraw pracownicy mogą teraz załatwić samodzielnie, bez potrzeby kontaktu z działem kadr.
✅ Zespół HR odzyskał kontrolę nad zgodnością z przepisami
Wcześniej każda zmiana w prawie oznaczała niepewność. Z kolei w iPersonel aktualizacje przepisów wchodzą do systemu zawsze z wyprzedzeniem. Nie wymagają dodatkowych opłat.
✅ Dziś dział kadr pracuje w systemie, który uwzględnia limity odpoczynku, nadgodziny i normy czasu pracy. Nie musi sam pilnować, czy rozliczenia są zgodne z Kodeksem – system robi to za nich.
✅ System rośnie razem z firmą
iPersonel bez problemu dostosowuje się do rozwoju organizacji – niezależnie od tego, czy firma zwiększa zatrudnienie, otwiera nowe lokalizacje, czy wprowadza nowe modele pracy. Rozszerzenie systemu nie wymaga ponownego wdrożenia ani kosztownych modyfikacji – wystarczy zwiększyć liczbę użytkowników lub dodać kolejne jednostki w konfiguracji.
✅ W ramach wdrożenia iPersonel został zintegrowany z systemem ERP używanym w firmie. Dzięki temu dane kadrowe są automatycznie przekazywane do systemu finansowego, co pozwoliło zrezygnować z ręcznego wprowadzania tych samych informacji w kilku miejscach.
✅ Portal Pracownika odciążył HR i przyspieszył procesy. Teraz większość spraw załatwiana jest samodzielnie – przez telefon lub komputer. Pracownicy składają wnioski urlopowe, sprawdzają paski, limity urlopowe czy terminy badań bez udziału działu kadr.
Efekty:
✅ 70–80% mniej zapytań do działu HR – większość informacji jest dostępna od ręki w portalu.
✅ 30–40% oszczędności czasu zespołu HR – mniej pracy operacyjnej, więcej czasu na działania strategiczne.
✅ Praktycznie wyeliminowanie papierowych dokumentów – obieg dokumentów przeniesiony do systemu.
✅ Skrócenie czasu zatwierdzania wniosków z kilku dni do kilku godzin – wszystko odbywa się online, bez konieczności osobistego kontaktu.
✅ 100% pracowników z dostępem do dokumentów i danych 24/7 – niezależnie od zmiany i lokalizacji.
✅ 50% mniej błędów w dokumentach i rozliczeniach – dane są wprowadzane raz i automatycznie trafiają do odpowiednich miejsc.
„Największym wyzwaniem było to, że poprzedni system zwyczajnie nie nadążał za tempem rozwoju firmy. Mieliśmy coraz więcej pracowników, lokalizacji i wyjątków w rozliczeniach, a przy tym stale zmieniające się przepisy. iPersonel połączył w jednym miejscu obsługę dokumentów, zgodność z prawem i samoobsługę pracowników, dzięki czemu praca naszego działu jest teraz znacznie prostsza i bardziej przewidywalna.”
Kierowniczka działu HR
Dowiedz się, jak usprawnić procesy HR i skrócić czas obsługi pracowników.
Ekspert ds. systemów HR
