Tło firmy
Poprzedni system kadrowo-płacowy nie radził sobie ze specyficznymi zasadami naliczania wynagrodzeń. Brakowało formuł do naliczania dodatków stażowych, funkcyjnych (np. dla osób odpowiedzialnych za konserwacje) czy obsługi PKZP. Efekt? Kadry liczyły większość elementów w Excelu, a każdy błąd oznaczał kolejne korekty.
Dokumentacja pracownicza prowadzona była w 100% w papierze, wnioski urlopowe składano na drukach, a paski płacowe w formie papierowej nie pokazywały pełnego rozbicia wynagrodzenia – pracownik często nie wiedział, za co dokładnie dostał wypłatę.
Wyzwania
❌ Ręczne naliczanie dodatków w Excelu
System kadrowo-płacowy był niewystarczający – brakowało w nim kluczowych składników i formuł naliczania, takich jak dodatki stażowe, funkcyjne czy zasady PKZP. Kadry musiały liczyć je ręcznie w Excelu, co wydłużało czas pracy i zwiększało ryzyko pomyłek.
❌ Problemy z paskami płacowymi
Poprzedni system nie obsługiwał dodatków (stażowych, funkcyjnych itp.), dlatego na paskach płacowych brakowało wyszczególnienia wszystkich składników wynagrodzenia. Pracownicy nie mieli pełnego wglądu w rozbicie swojej pensji, a kadry musiały dodatkowo tłumaczyć, skąd biorą się poszczególne kwoty, a to zajmowało kolejny czas i wydłużało obsługę.
❌ Czasochłonne poprawki w listach płac
Brak funkcji storno i szybkich korekt sprawiał, że nawet drobne błędy wymagały długiego procesu poprawiania.
❌ Częste korekty w ZUS
Każdą deklarację trzeba było przygotować ręcznie. Błędy w wyliczeniach i danych personalnych skutkowały licznymi korektami, które zajmowały dużo czasu i opóźniały inne prace działu kadr.
❌ Trudny dostęp do dokumentów pracowniczych
Wszystkie teczki były prowadzone w formie papierowej. Odnalezienie konkretnego dokumentu – np. umowy, zaświadczenia czy wyników badań lekarskich – wymagało przeszukania fizycznego archiwum. Przy kontrolach PIP lub ZUS kompletowanie dokumentacji zajmowało wiele godzin.
❌ Brak automatycznych przypomnień o ważnych terminach
Papierowa dokumentacja nie dawała możliwości automatycznego monitorowania kończących się umów, badań okresowych czy szkoleń BHP. Kadry musiały ręcznie sprawdzać każdy przypadek, co zwiększało ryzyko przeoczenia i opóźnień.
❌ Bieżąca obsługa dużej liczby zapytań od pracowników
Pracownicy każdą sprawę musieli załatwiać przez dział kadr – od sprawdzenia stanu urlopu po wyjaśnienie szczegółów wynagrodzenia. Takie codzienne pytania zajmowały znaczną część czasu pracowników kadr i spowalniały realizację bardziej złożonych zadań.
Wpływ iPersonel
Firma wdrożyła system kadrowo-płacowy iPersonel wraz z Portalem Pracownika. Oprogramowanie przede wszystkim usprawniło proces naliczania wynagrodzeń i obsługę kadrową.
Import danych z Excela oraz trzymiesięczny okres pracy równoległej w dwóch systemach zapewniły płynne przejście bez przestojów w działaniu firmy.
✅ Szybsze naliczanie płac
iPersonel automatycznie nalicza wszystkie składniki płacowe. Obsługuje stażowe, dodatki funkcyjne i inne składniki wynagrodzenia według ustalonych reguł firmy. Dzięki temu kadry nie muszą już liczyć ich ręcznie w Excelu, a ryzyko pomyłek zostało wyeliminowane.
✅ Czytelne paski płacowe z pełnym rozbiciem
System pozwala dostosować wygląd pasków, tak aby każdy pracownik widział dokładnie, z czego składa się jego pensja. Zmniejszyło to liczbę zapytań do kadr i skróciło czas obsługi pracowników.
✅ Mniej problemów z ZUS
System jest zintegrowany z Płatnikiem. W przypadku korekt wystarczy wprowadzić zmiany i wysłać plik ponownie, bez tworzenia dokumentów od początku. Obsługa ZUS, która wcześniej zajmowała nawet kilka godzin, teraz odbywa się w kilkanaście minut.
✅ Szybkie wprowadzanie poprawek w listach płac
Funkcja storno umożliwia korygowanie list płac bez czasochłonnego przeliczania wszystkiego od nowa.
✅ Portal Pracownika do samodzielnej obsługi
Pracownicy mają dostęp do swojego konta online, gdzie mogą nie tylko składać wnioski urlopowe i inne prośby kadrowe, ale też pobierać paski płacowe, sprawdzić historię wypłat, aktualny stan urlopu czy złożone wnioski. Wszystkie dokumenty są dostępne w jednym miejscu i można je pobrać w formie PDF bez konieczności kontaktu z działem kadr.
Wcześniej każdy wniosek czy proste pytanie (np. „ile mam dni urlopu?”) wymagało telefonu, e-maila lub wizyty w biurze. Teraz większość spraw pracownicy załatwiają sami – w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca – co odciąża kadry i skraca czas obsługi formalności z kilku dni do kilku minut.
✅ Wczesne wykrywanie błędów w wypłatach
Zmiany w danych lub wstępnych paskach płacowych są widoczne dla pracownika w ciągu kilku minut po naliczeniu listy płac – jeszcze przed wysłaniem przelewu. Dzięki temu, jeśli zauważą nieprawidłowość w wyliczeniach, mogą od razu zgłosić ją do działu kadr. Pozwala to wychwycić i skorygować błędy, zanim wynagrodzenie trafi na konto.
✅ Pełna obsługa dokumentów w wersji elektronicznej
Akta osobowe i dokumenty kadrowe są przechowywane w formie cyfrowej, co ułatwia szybkie wyszukiwanie i dostęp. Kadry nie tracą już czasu na przeszukiwanie papierowych teczek.
Sprawdź, jak iPersonel może wspierać Twój dział HR.
Ekspert ds. systemów HR
