Tło
Jedna z największych prywatnych sieci medycznych w regionie, zatrudniająca ponad 1200 pracowników w kilku spółkach i lokalizacjach. Personel obejmuje lekarzy, pielęgniarki, rejestratorki i pracowników administracyjnych, pracujących w różnych systemach czasu pracy i w zróżnicowanych formach zatrudnienia.
Największym wyzwaniem był brak dopasowania używanego oprogramowania do branży medycznej i specyfiki ochrony zdrowia. System nie obsługiwał medycznej normy dobowej, nie kontrolował przestrzegania norm czasu pracy ani limitów dyżurów medycznych. Większość weryfikacji – od odpoczynków dobowych po rozliczanie nadgodzin – wykonywano ręcznie. Przy dużej liczbie zmian oznaczało to setki korekt, ryzyko błędów i ogromne obciążenie działu kadr.
Wyzwania
❌ Różne wymiary etatów i modele zatrudnienia komplikujące rozliczenia
Pracownicy zatrudnieni byli na różne części etatu (np. 4/5, 55/100, 79/100), często łącząc umowę o pracę z kontraktem lub zleceniem. Do tego zmienny harmonogram godzin. Powodowało to trudności z właściwym naliczaniem składników wynagrodzenia i norm czasu pracy. Bez automatyzacji dział kadr był przeciążony ręczną weryfikacją.
❌ Praca w różnych systemach czasu pracy
W placówce stosowano system podstawowy, równoważny, zadaniowy oraz zmianowy. Brak elastycznych narzędzi utrudniał planowanie i rozliczanie tak zróżnicowanej pracy – częste były korekty i wydłużony czas zamknięcia miesiąca.
❌ Brak automatycznej weryfikacji zgodności z normami czasu pracy
Największym problemem było to, że system automatycznie nie pilnował norm wynikających z Kodeksu pracy i Ustawy o działalności leczniczej. Kadry musiały ręcznie sprawdzać, czy pracownik ma zapewniony odpoczynek dobowy i tygodniowy, czy nie przekracza limitu nadgodzin albo maksymalnego czasu pracy na dyżurach medycznych. Przy dużej liczbie zmian planowanie grafików i rozliczanie dyżurów było wyjątkowo czasochłonnym zadaniem (i obarczone dużym ryzykiem pomyłek).
❌ Brak możliwości szczegółowego planowania obsady w wielu lokalizacjach
Dotychczasowy system nie pozwalał w harmonogramie wskazać, w jakiej lokalizacji lub przy jakich czynnościach pracuje dana osoba. Brakowało narzędzia, które pozwalałoby szybko wykryć braki kadrowe i zaplanować zastępstwa jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
Kierownicy nie mieli pełnego wglądu w to, czy zaplanowana obsada w danym przedziale czasowym jest wystarczająca – np. czy w rejestracji jest odpowiednia liczba pracowników, czy zapewniona jest obsada gabinetu zabiegowego lub punktu pobrań.
❌ Brak bieżącej kontroli nad grafikami i dyżurami
Zmiany dyżurów, nagłe nieobecności czy zamiany były wprowadzane z opóźnieniem i przez różne kanały komunikacyjne (telefon, e-mail, ustnie). Powodowało to niespójność danych i problemy przy rozliczeniach.
❌ Ręczne przetwarzanie danych i ryzyko błędów
Mimo systemu do rejestracji czasu pracy, w placówce nadal prowadzono papierowe listy obecności. Dane z list były później przepisywane do arkuszy kalkulacyjnych i systemu kadrowego. Taki podwójny obieg informacji zwiększał ryzyko pomyłek, wydłużał proces rozliczania czasu pracy i powodował zbędne obciążenie działu kadr.
❌ Brak obsługi dodatków dla pracowników medycznych
Poprzedni system nie uwzględniał w pełni wymagań wynikających z Ustawy o działalności leczniczej – np. dodatków stażowych, funkcyjnych czy za pracę w szczególnych warunkach. Rozliczenia wymagały ręcznych obliczeń i dodatkowych zestawień.
Rozwiązanie
Firma wdrożyła system kadrowo-płacowy iPersonel wraz z modułem Planowania Czasu Pracy, który umożliwia sprawne zarządzanie harmonogramami, ewidencją czasu pracy oraz zapewnia zgodność z przepisami. Rozwiązanie zostało dopasowane do specyfiki organizacji i pozwoliło na usprawnienie kluczowych procesów HR.
Pełna zgodność z przepisami
Kadry nie muszą śledzić każdej zmiany w prawie – system jest aktualizowany z wyprzedzeniem względem nowych przepisów prawa pracy, ZUS i podatków. iPersonel pilnuje odpoczynków, limitów nadgodzin i dyżurów medycznych, dzięki czemu w razie kontroli wszystko jest w porządku bez dodatkowej pracy.
Obsługa medycznej normy dobowej (7 godz. 35 min)
System sam kontroluje medyczną normę dobową. Przy planowaniu grafików i rozliczaniu dyżurów kadry mają pewność, że normy są zachowane, a ewentualne przekroczenia są od razu sygnalizowane. Wyeliminowało to konieczność ręcznego pilnowania tego parametru i nanoszenia późniejszych korekt.
Obsługa różnych systemów czasu pracy
System obsługuje jednocześnie system podstawowy, równoważny, zadaniowy i zmianowy. Wszystkie rozliczenia odbywają się w jednym miejscu, bez obejść i ręcznych przeliczeń. Moduł czasu pracy jest zintegrowany z kadrami i płacami.
Pełna kontrola nad obsadą w każdej poradni
Wdrożenie iPersonel z modułem czasu pracy ACP pozwala kierownikom zaznaczyć, w jakiej lokalizacji i jakie czynności wykonuje dany pracownik. Dzięki temu od razu widać, czy zaplanowana obsada w danym okresie jest wystarczająca do sprawnej obsługi poradni, czy jest odpowiednia liczba osób w rejestracji, czy zapewniona jest obsada gabinetu zabiegowego, punktu pobrań itp. Przejrzysty grafik umożliwia też szybkie reagowanie na braki kadrowe i planowanie zastępstw.
Integracja z systemem RCP
iPersonel zintegrowano z istniejącym w placówce systemem Rejestracji Czasu Pracy (RCP). Dane o godzinach wejścia i wyjścia pracowników są automatycznie pobierane i przeliczane na czas pracy w systemie kadrowo-płacowym i listach płac.
Integracja Modułu Planowania Czasu Pracy ACP z modułem płacowym
Planowanie czasu pracy jest połączone z modułem płacowym. Dane trafiają bezpośrednio do list płac, eliminując ręczne przepisywanie.
Automatyczne rozliczanie czasu pracy zleceniobiorców
iPersonel automatycznie rozlicza czas pracy zleceniobiorców wynagradzanych stawką godzinową. Przepracowane godziny są wpisywane w systemie przez kierownika lub samych zleceniobiorców i zatwierdzane online. Nie ma już dodatkowych kartek czy plików Excel. Dzięki temu proces jest krótszy, nie angażuje działu kadr w każdą operację, a mniejsza liczba osób w obiegu danych oznacza mniej błędów i szybsze przygotowanie rozliczeń.
Sterowanie uprawnieniami dostępu
Role (administrator, kierownik, planista) i uprawnienia w iPersonel pozwalają precyzyjnie określić zakres dostępu do danych. Przykładowo, kierownik widzi tylko informacje potrzebne do planowania i nie ma dostępu do wrażliwych danych osobowych. Takie ograniczenie minimalizuje ryzyko naruszenia poufności i zapewnia zgodność z RODO.
Dostęp pracowników do aplikacji czasu pracy
Pracownicy logują się do aplikacji, aby sprawdzić liczbę przepracowanych godzin, nadgodzin czy swój plan pracy co zmniejsza liczbę zapytań do kadr.
Szkolenia wdrożeniowe z obsługi systemu i norm czasu pracy
W ramach wdrożenia iPersonel przeprowadzono szkolenia obejmujące nie tylko obsługę systemu, ale także szczegółowe omówienie norm czasu pracy obowiązujących w placówce medycznej.
Wyniki
✓ Skrócenie czasu naliczania płac o 40%
Automatyczne przesyłanie danych z grafików i RCP do list płac skróciło proces zamknięcia miesiąca.
✓ 100% zgodności z normami czasu pracy
System pilnuje odpoczynków, nadgodzin i rozliczania wielu etatów zgodnie z Kodeksem pracy i specyfiką branży medycznej.
✓ 75% mniej korekt płacowych
Aktualne grafiki i bieżąca rejestracja obecności zapewniają kompletne dane już przy pierwszym naliczeniu.
✓ Eliminacja ręcznego wprowadzania danych
Zewidencjonowany czas pracy trafia bezpośrednio na listę płac – bez arkuszy kalkulacyjnych.
✓ Więcej czasu na rozwój organizacji
Odciążenie zespołu HR od pracy operacyjnej pozwoliło skupić się na rekrutacjach, szkoleniach i optymalizacji kosztów.
Sprawdź, jak iPersonel może wspierać Twój dział HR.
Ekspert ds. systemów HR
