Tło firmy
Firma z branży przemysłowej, zatrudniająca ponad 300 pracowników technicznych i administracyjnych w kilku lokalizacjach w Polsce.
Zespół funkcjonuje w systemie zmianowym i równoważnym, z elastycznym czasem pracy w działach wsparcia klienta. Codzienna praca wymaga precyzyjnego planowania zmian, nadzoru nad obecnościami i rozliczania godzin w sposób zgodny z przepisami Kodeksu pracy.
Wraz z rozwojem organizacji i zwiększeniem liczby zatrudnionych pojawiła się potrzeba uporządkowania procesów kadrowych oraz wprowadzenia rozwiązania, które pozwoli kontrolować czas pracy w jednym, spójnym systemie.
Wyzwania
❌ Trudności w planowaniu i rozliczaniu pracy zmianowej
Z uwagi na pracę w systemie równoważnym i wielozmianowym, tworzenie grafików było bardzo czasochłonne. Każda zmiana wymagała przeliczenia godzin, odpoczynków i norm dla poszczególnych pracowników. Wystarczyło, że ktoś zamienił się zmianą lub wziął dzień wolny, a cały grafik trzeba było poprawiać ręcznie. Przy kilkudziesięciu osobach na zmianie proces zajmował nawet kilka dni i często kończył się błędami w harmonogramie.
❌ Brak automatycznej kontroli norm czasu pracy
Dotychczasowy system nie sygnalizował przekroczeń dobowych ani tygodniowych limitów czasu pracy. Kadry musiały wszystko weryfikować ręcznie, posiłkując się arkuszami i wydrukami grafików. Oznaczało to dziesiątki godzin żmudnej kontroli i sporadyczne błędy, które ujawniały się dopiero przy naliczaniu płac.
❌ Niespójna ewidencja czasu pracy
Dane o obecnościach znajdowały się w kilku miejscach – w systemie RCP, Excelu i na listach papierowych. Brak jednego źródła informacji utrudniał przygotowanie zestawień i bieżące monitorowanie wykorzystania czasu pracy.
❌ Ręczne rozliczanie wyjść prywatnych
Pracownicy zgłaszali wyjścia prywatne mailowo lub na papierowych kartach, a ich odpracowanie zapisywano w osobnych arkuszach. Dział kadr musiał każdorazowo sprawdzać, czy odpracowane godziny zostały prawidłowo ujęte w grafiku.
System kadrowo-płacowy nie rozróżniał kolejności zdarzeń – czyli momentu odpracowania i faktycznego wykorzystania wyjścia. Jeśli pracownik odpracował wyjście wcześniej, a potem z niego nie skorzystał, system naliczał nadgodziny. Z kolei przy późniejszym odpracowaniu nie łączył go z wcześniejszym zgłoszeniem.
Bez automatycznego powiązania tych zdarzeń w jednym okresie rozliczeniowym kadry musiały wszystko korygować ręcznie – aktualizować plan, ewidencję i listę płac. Przy dużej liczbie pracowników powodowało to nie tylko opóźnienia, ale też trudność w zachowaniu spójności danych.
Rozwiązanie
Po analizie procesów zdecydowano się na wdrożenie systemu kadrowo-płacowego iPersonel oraz modułu Planowania Czasu Pracy i integrację z systemem RCP. Dzięki temu udało się połączyć planowanie, ewidencję i rozliczanie czasu pracy w jednym miejscu.
✅ Planowanie pracy zgodnie z normami
System automatycznie kontroluje normy czasu pracy dla każdego pracownika i okresu rozliczeniowego. W zakładzie pracuje kilkadziesiąt osób na różnych zmianach – część zaczyna o 6:00, inni o 14:00 lub 22:00. Wcześniej każdą zmianę trzeba było sprawdzać osobno, żeby nie przekroczyć limitu godzin w okresie rozliczeniowym. Teraz kierownik, układając grafik, od razu widzi, czy plan nie przekracza dobowych lub tygodniowych limitów, oraz czy zachowane są odpoczynki. W praktyce oznacza to, że ewentualne błędy wychwytywane są już na etapie planowania, a nie podczas naliczania płac.
✅ Obsługa różnych systemów czasu pracy
iPersonel umożliwia planowanie i rozliczanie czasu pracy w trybie podstawowym, równoważnym i zmianowym, w tym również w systemach z dłuższymi okresami rozliczeniowymi.
✅ Automatyczne powiązanie z modułem RCP
Dane z rejestracji wejść i wyjść pracowników są automatycznie zaczytywane do ewidencji czasu pracy. System sam rozpoznaje różnice między planem a faktycznym czasem pracy – np. spóźnienia, wcześniejsze wyjścia, przerwy czy nadgodziny. Dzięki temu HR nie musi już ręcznie wprowadzać danych z czytników, a ewidencja zawsze odpowiada rzeczywistemu stanowi pracy.
✅ Jedna, spójna ewidencja w całej firmie
Wszystkie dane o obecnościach, odpracowaniach i nieobecnościach trafiają bezpośrednio do systemu i są widoczne w jednym miejscu. Nie ma już potrzeby zestawiania plików z różnych działów czy lokalizacji. Kierownicy i dział kadr korzystają z tych samych, aktualnych danych – zawsze zgodnych z ewidencją RCP. To skróciło czas przygotowania miesięcznych rozliczeń i ograniczyło liczbę korekt do minimum.
✅ Wyjścia prywatne rozliczane automatycznie
Każde wyjście prywatne pracownik zgłasza w Portalu Pracownika, a przełożony akceptuje je online.
System iPersonel obsługuje także sytuacje, w których pracownik odpracowuje wyjście prywatne przed jego faktycznym wykorzystaniem, zachowując pełną poprawność rozliczenia. System sam wiąże oba zdarzenia w ewidencji i odpowiednio ujmuje je w rozliczeniu czasu pracy. Nie ma ryzyka powstania nadgodzin ani błędnego bilansu – wszystko jest rozliczane prawidłowo również na liście płac.
„Wcześniej każde odpracowanie trzeba było sprawdzać ręcznie – porównywać godziny w grafiku z tym, co faktycznie zapisał pracownik w Excelu lub na liście obecności. Czasem różnica jednej godziny powodowała konieczność ponownego przeliczenia całego miesiąca. Teraz system robi to automatycznie – i to niezależnie od tego, kiedy pracownik rzeczywiście odpracuje swoje wyjście.”
Specjalista ds. kadr i płac
Sprawdź, jak iPersonel może wspierać Twój dział HR.
Ekspert ds. systemów HR
