Pracownicze Plany Kapitałowe
„PPK a system kadrowo-płacowy” to wciąż temat, który interesuje coraz więcej pracodawców. Dlaczego? Choć program działa już od kilku lat, wciąż generuje praktyczne problemy. Najlepszy dowód: w listopadzie 2024 r. Polski Fundusz Rozwoju wysłał wezwania do 86 tys. firm, które mimo obowiązku nie podpisały umowy o zarządzanie PPK. Do tego dochodzą kontrole PIP wykrywające brak zapisów pracowników, nieterminowe składki czy wręcz zniechęcanie zatrudnionych do udziału w programie.
Dziś wyzwaniem nie jest już samo „wejście” do PPK, ale jego prawidłowa obsługa na co dzień. Pracodawcy muszą pilnować autozapisu co 4 lata, poprawnie raportować składki i zapewnić pracownikom pełną informację. Bez wsparcia odpowiedniego programu łatwo o pomyłki, które mogą kosztować nawet setki tysięcy złotych. Dla pracodawców mamy wskazówki, jakie funkcje powinien posiadać ich system kadrowo-płacowy. Szczegóły poniżej.
Czym są Pracownicze Plany Kapitałowe?
Żeby omówić temat PPK warto zacząć od wyjaśnienia, czym właściwie są Pracownicze Plany Kapitałowe. To powszechny system oszczędnościowy, który ma na celu odkładanie środków na emeryturę. Pieniądze mają być gromadzone z wpłat dokonywanych przez pracowników, ich pracodawców, a także przez państwo.
Program zakłada, że zgromadzone środki będzie można wypłacić po 60 roku życia. Przepisy jednak regulują przypadki, w których ktoś chciałby wypłacić pieniądze wcześniej.
9 funkcji, które powinien posiadać Twój system kadrowo-płacowy do obsługi PPK
Po pierwsze – samo posiadanie systemu to za mało. Musi on mieć funkcje, które uwzględniają wszystkie wymogi ustawy. Praktyka pokazuje, że im większa firma, tym więcej wyjątków i sytuacji szczególnych – dlatego dobry system kadrowo-płacowy powinien być przygotowany na każdy scenariusz.
Poniżej funkcje, które powinno posiadać DOBRE oprogramowanie kadrowo-płacowe.
- Zbiorcze zapisywanie pracowników do programu.
System musi uwzględniać, a właściwie rozróżniać trzy grupy pracowników.
Podział:
– Pracownicy między 18 a 54 rokiem życia – należą do programu automatycznie – żeby się z niego wypisać, muszą złożyć wniosek.
– Pracownicy między 55 a 70 rokiem życia – są dopisywani dobrowolnie – po złożeniu pracodawcy wniosku.
– Pracownicy powyżej 70 roku życia – są dopisywani dobrowolnie – po złożeniu pracodawcy wniosku – pod warunkiem, że wniosek ten złożyli przed osiągnięciem tego wieku. Wówczas przekroczenie tego wieku, nie powoduje wypisania z programu oszczędnościowego.
Oprogramowanie powinno kontrolować wiek pracowników. iPersonel tworzy listę pracowników z uwzględnieniem trzech powyższych grup. Dzięki temu masz pod kontrolą grupę pracowników, którzy należą do programu oszczędnościowego. - Tworzenie listy pracowników, których obejmuje PPK.
Kto należy, a kto nie. W iPersonel na życzenie klienta stworzyliśmy możliwość tworzenia listy pracowników, dzieląc ich na grupy:
– Pracownicy, których pracodawca ma obowiązek zgłoszenia uczestnictwa (minimum trzymiesięczny staż pracy, uwzględniając 12 poprzednich miesięcy).
– Pracownicy, którzy nie mają już obowiązku uczestnictwa (powyżej 55 lat, zgłoszeni do PPK przed ukończeniem tego wieku).
– Pracownicy, których ponownie należy zgłosić do programu (po 4 latach od rezygnacji).
– Pracownicy, którzy uczestniczą, dołączyli lub zrezygnowali w danym okresie z PPK.
Nasz system kadrowo-płacowy automatycznie uwzględnia wiek, a także oblicza staż pracy, prezentując odpowiednie nazwiska do potrzebnego raportu. - Naliczanie składek podstawowych i dodatkowych.
To, co system przede wszystkim powinien robić – to prawidłowo naliczać składki. W skrócie – tutaj nikt nie chce żadnych błędów i pomyłek, prawda?
Dla przypomnienia:
Pracownik może dokonać wpłaty mniejszej niż 2% wynagrodzenia w przypadku, gdy jego dochód miesięczny będzie równy lub niższy niż 120% minimalnego wynagrodzenia w danym roku. - Generowanie raportów z naliczania wpłat.
Pracodawca jest zobowiązany do obliczenia i dokonywania wpłat na rzecz PPK. Przede wszystkim, musi dopilnować, by wpłaty do wybranej instytucji finansowej, zarządzającej PPK, były dokonywane terminowo. Co więcej, jest także zobowiązany do przekazywania jej raportów, a konkretnie wykazu osób, które przystąpiły do PPK – wraz z wysokością wpłat podstawowych i dodatkowych, które zadeklarowali uczestnicy. - Obsługa wniosków o rezygnację lub ponowne dokonywanie wpłat.
System powinien uwzględniać wnioski pracowników o zaprzestanie lub ponowne pobieranie składek na PPK. Użytkownicy powinni mieć możliwość swobodnego dodawania i usuwania pracowników z listy osób objętych programem Pracowniczych Planów Kapitałowych. - Automatyczne zapisanie pracowników do PPK – po 4 latach od rezygnacji.
Jeśli pracownik złożył wniosek o rezygnację z uczestnictwa w PPK, to po upływie 4 lat pracodawca powinien zapisać go do ponownego udziału i odprowadzać za niego składki. Chyba że pracownik ponownie złoży wniosek o niedokonywanie wpłat na rzecz Pracowniczych Planów Kapitałowych.
System kadrowo-płacowy powinien automatycznie obliczać czteroletni przedział czasowy i zapisywać pracowników do programu po upływie tego czasu. W ten sposób pracodawcy zaoszczędzą mnóstwo czasu, ponieważ nie muszą sprawdzać każdego pracownika indywidualnie. Ma to duże znaczenie zwłaszcza w firmach, które zatrudniają wielu pracowników. - Komunikacja z instytucją finansową.
Tak jak wspominaliśmy wcześniej, pracodawca zgłasza do instytucji finansowej pracowników zainteresowanych PPK, a następnie dokonuje za nich wpłaty. Musi przekazywać jej również raporty na temat naliczonych składek, a także być z nią w stałym kontakcie w przypadku rejestracji lub rezygnacji z programu danych pracowników.
Z kolei instytucja musi poinformować pracodawcę o tym, że pracownik zaczął wypłacać zgromadzone fundusze. Sprawna komunikacja na tej linii jest wskazana.
iPersonel jest zgodny ze standardem Grupy Projektowej PPK. Oznacza to, że zapewnia sprawną wymianę danych dotyczących PPK pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową. Jest to możliwe dzięki przyjęciu uniwersalnych formatów wymiany danych. - Przechowywanie oświadczeń.
System musi przechowywać wszelkie wnioski, deklaracje i oświadczenia. Na przykład wniosek o wpłatę dodatkową, czy deklaracje o rezygnacji z uczestnictwa w PPK. - Ochrona danych osobowych.
Z danymi to zawsze delikatna sprawa – jedne są wrażliwe, drugie mniej – a i tak trzeba na nie uważać. Każde należy chronić, a przede wszystkim zapewnić im taką opiekę, by spełniała wymogi RODO. Gdy przechowujesz dane, to jako administrator, musisz zapewnić im odpowiednie bezpieczeństwo i sprawić, by osoby niepowołane nie miały do nich dostępu. Z kolei, jeśli przekazujesz dane – to tylko w granicach, które wyznacza Ci ustawa.
Z dobrym systemem kadrowo-płacowym nie musisz się martwić o kwestie bezpieczeństwa, bo technologia powinna zagwarantować nietykalność danych poprzez certyfikaty bezpieczeństwa, klucze podpisu kwalifikowanego czy zabezpieczenia samej serwerowni.
System powinien dać tylko upoważnionym osobom dostęp do danych, możliwość ich modyfikacji i przekazywanie tych, które są wymagane na podstawie ustawy.
PPK a system kadrowo-płacowy. Moduł PPK w iPersonel
iPersonel posiada moduł PPK, który jest zgodny ze standardem Grupy Projektowej PPK.
To rozwiązanie pomaga firmom działać zgodnie z przepisami i spokojnie przechodzić przez kolejne obowiązki związane z PPK. Dzięki niemu nie trzeba martwić się o zmieniające się przepisy czy autozapis – system pilnuje, by wszystko było zrobione na czas i bez błędów.
Aktualizacje są dostarczane przez nas na bieżąco w przypadku zmian prawnych, wprowadzonych udoskonaleń i udogodnień.
Podsumowując, Pracownicze Plany Kapitałowe nie są już nowością, ale wciąż wymagają od firm dużej uwagi. Co 4 lata wraca obowiązek autozapisu, a instytucje kontrolne coraz częściej sprawdzają, czy PPK są prowadzone poprawnie. Każde zaniedbanie – brak umowy, nieterminowe składki czy błędy w dokumentach – może skutkować wysokimi karami. Dzięki modułowi PPK w iPersonel pracodawcy mają pewność, że wszystkie obowiązki są realizowane zgodnie z prawem, a pracownicy otrzymują przejrzystą informację i poczucie bezpieczeństwa.
Bądź na bieżąco z iPersonel.
Powyższy artykuł jest opracowaniem własnym na podstawie ustawy z dnia 4 października 2018r. o pracowniczych planach kapitałowych.
