Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – jak go poprawnie obliczyć?

Kodeks Pracy Twoją wyrocznią

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy się pracownikowi i jasno o tym mówi artykuł 171 Kodeksu pracy. Czy znasz zasady jego obliczania? A może po prostu chcesz sobie je przypomnieć? Jeśli choć raz odpowiedziałeś ,,TAK” – ten artykuł jest dla Ciebie. 😉

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – podstawowe informacje

Zanim przejdziemy do obliczeń – parę informacji na start – czyli to, co powinieneś wiedzieć o ekwiwalencie za niewykorzystany urlop.

1. Ekwiwalent przysługuje pracownikowi w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz niewykorzystania urlopu proporcjonalnego do zatrudnienia.
2. Wypłata powinna nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia.
3. Podstawę do obliczenia ekwiwalentu stanowi miesięczne wynagrodzenie, obliczone od składników: stałych miesięcznych, zmiennych miesięcznych, za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.
4. Wysokość ekwiwalentu powinieneś obliczyć na podstawie wynagrodzenia z okresu poprzedzającego miesiąc, w którym rozwiązano stosunek pracy.
5. Jeżeli umowa z Twoim pracownikiem dobiega końca i zamierzasz podpisać z nim kolejną umowę o pracę, bezpośrednio po tej, która właśnie się kończy – możesz porozumieć się z nim w kwestii przeniesienia zaległego urlopu na kolejną umowę. Wówczas nie musisz wypłacać ekwiwalentu za ten urlop.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

1. Podziel sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik. Zasady obliczenia sumy tych wynagrodzeń, jak i współczynnika, znajdziesz w dalszej części.
2. Otrzymany wynik za 1 dzień urlopu podziel przez liczbę godzin, która odpowiada dobowej normie czasu pracy, obowiązującej osobę zatrudnioną.
3. Otrzymany wynik za jedną godzinę pracy mnożysz przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu.

Podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Uwaga!

1. Składniki okolicznościowe, wypłacane pracownikowi bez określenia okresu, za jaki mu przysługują, nie stanowią podstawy wymiaru do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop!
2. Dopełnienie podstawy – jeżeli chcesz obliczyć średnią z 3 miesięcy w przypadku miesięcznych składników zmiennych, ale Twój pracownik nie przepracował pełnego okresu – to wynagrodzenie, jakie zostało mu faktycznie wypłacone, dzieli się przez liczbę dni pracy, za które otrzymał to wynagrodzenie. Następnie otrzymaną kwotę mnożysz przez liczbę dni, którą pracownik powinien przepracować według obowiązującego go rozkładu pracy (patrz przykład 2 poniżej).

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – współczynnik

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu ustalasz odrębnie dla danego roku kalendarzowego. Bez obawy, to bardzo proste obliczenie.

1. Od liczby dni w roku kalendarzowym odejmujesz niedziele, święta oraz dni wolne od pracy (wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy).
2. Gdy już odejmiesz łączną liczbę tych dni – wynik dzielisz przez 12.

Praktyka to najlepsza metoda, więc sprawdźmy to na przykładzie 2019 roku.

W 2019 roku mamy: 52 niedziele, 10 dni – świąt, 52 soboty (liczone jako dni wolne od pracy).

Obliczenia współczynnika wyglądają w tym przypadku następująco:

[365 – (52 + 10 + 52)] : 12 = 20,92

A co, jeśli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze godzin? Wtedy współczynnik ustalasz proporcjonalnie do wymiaru jego pracy.

Obliczenia współczynnika dla:

1. ½ etatu: ½ x 20,92 = 10,46
2. ¾ etatu: ¾ x 20,92 = 15,69.

Praktyka czyni mistrza

Przykład 1

Pracownik powinien otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2019 roku za 10 dni (czyli 80 godzin). Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze godzin i przysługuje mu wynagrodzenie miesięczne w wysokości 3000 zł brutto. Jaka kwota ekwiwalentu należy się pracownikowi?

Obliczenia:

Odpowiedź: pracownikowi należy się 1434,40 zł ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Przykład 2

Pracownik powinien otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2019 roku za 12 dni. Pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy i przysługuje mu stawka godzinowa w wysokości 17 zł / h. Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę 11 sierpnia 2019 r.

W miesiącach maj, czerwiec, lipiec pracownika obowiązywał harmonogram, według którego powinien przepracować 63 dni (czyli 504 godziny). W tym czasie pracownik chorował, a także wykorzystał kilka dni wolnego – w związku z tym nie przepracował pełnej liczby godzin.

Przepracował: w maju – 16 dni i otrzymał wynagrodzenie w wysokości 2227 zł, w czerwcu 19 dni i otrzymał wynagrodzenie w wysokości 2584 zł, w lipcu 10 dni i otrzymał wynagrodzenie 1428 zł. W kwotach uwzględniono także godziny nadliczbowe.

Jaka kwota ekwiwalentu należy się pracownikowi?

Obliczenia

Krok 1

Obliczenie wynagrodzenia za 1 dzień faktycznej pracy – uwzględniając 3 miesiące poprzedzające:

(2227 zł + 2584 zł + 1428 zł) : (16 dni + 19 dni + 10 dni) = 6239 zł : 45 dni= 138,64 zł

Krok 2

Wynagrodzenie za normę czasu pracy – uwzględniając 3 miesiące poprzedzające:

138,64 zł x 63 dni = 8734,32 zł

Krok 3

Wynagrodzenie za 1 miesiąc – podstawa wymiaru ekwiwalentu:

8734,32 zł : 3 miesiące = 2911,44 zł

Krok 4

Obliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop:

Odpowiedź: pracownikowi należy się 1670,40 zł ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Praktyka, praktyka i jeszcze raz wiedza

Razem przeszliśmy przez etapy wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop i mamy nadzieję, że teraz już wszystko jest dla Ciebie jasne. Będąc gościem na naszej stronie – dowiesz się znacznie więcej ze świata kadr i płac! Znajdziesz tu przede wszystkim wszelkie zmiany prawne, znajdziesz reguły rządzące w HR, znajdziesz przepisy Kodeksu pracy. To jak, przerwa na kawę i zapraszamy do lektury? 😉

Powyższy artykuł stanowi opracowanie własne na podstawie Kodeksu pracy.