Przy szukaniu rozwiązania kadrowo-płacowego rozmowa szybko schodzi na konkretne kwoty:

• koszt licencji (miesięczny lub roczny),
• opłaty za dodatkowych użytkowników (użytkownicy administracyjni vs. dostęp dla pracowników),
• koszt wdrożenia i szkoleń,
• utrzymanie wsparcia technicznego.

I to jest w pełni zrozumiałe – każdy ma budżet, którego musi pilnować.

Ale… cena na fakturze rzadko jest największym kosztem, jaki ostatecznie poniesie firma. Prawdziwe pieniądze uciekają tam, gdzie system jest niekompletny.

Opisane w tym artykule wyzwania najmocniej ujawniają się w średnich i większych organizacjach, gdzie skala procesów HR szybko obnaża ograniczenia „tańszych” rozwiązań.

Cena systemu kadrowo-płacowego vs. koszt operacyjny

Jeśli chcesz realnie ocenić opłacalność systemu HR, trzeba na chwilę odejść od cennika i spojrzeć na to, ile kosztuje jego codzienne używanie. Prawdziwe koszty ukryte są tam, gdzie system przestaje wystarczać.

To te wszystkie godziny spędzone na ręcznym poprawianiu błędów, wyliczaniu urlopów w bocznych arkuszach czy stresie, czy na pewno wszystko zgadza się z aktualnymi przepisami.

Jeśli system jest tani na fakturze, ale wymaga „obrabiania” danych w Excelu, to realny koszt obsługi kadr i płac drastycznie rośnie. Tyle że nie widać go w budżecie IT, a w zmęczeniu i nadgodzinach zespołu HR.

Kiedy „tańszy” system zaczyna realnie kosztować więcej?

To są momenty, w których system przestaje pomagać, a zaczyna dokładać pracę. Z zewnątrz wszystko wygląda na „zdigitalizowane”, ale w praktyce kluczowe fragmenty procesu wciąż trzeba składać ręcznie.

1. System ≠ automatyzacja procesu

Musimy zacząć od wyjaśnienia jednej rzeczy: system to nie jest jeszcze automatyzacja procesu. Możesz mieć osobny program do płac, świetne narzędzie do RCP i nowoczesny moduł do absencji, ale to wciąż nie jest automatyzacja.

Jeśli dane między nimi nie przepływają same, a Ty musisz je ręcznie eksportować, importować i – co gorsza – weryfikować ich spójność, to technologia staje się kolejnym ciężarem.

Automatyzacja zaczyna się tam, gdzie kończy się ręczne przepisywanie danych z jednego okna do drugiego.

Przykład z codziennej praktyki:

Czas pracy rejestrowany jest w systemie RCP. Absencje spływają z osobnego narzędzia do wniosków urlopowych. Lista płac liczona jest jeszcze w innym systemie. Teoretycznie każdy etap jest „scyfrowany”.

W praktyce jednak, przy każdym zamknięciu miesiąca, zespół kadr i płac musi:

• wyeksportować raporty z RCP i zestawić je z ewidencją nieobecności,
• ręcznie zweryfikować wyjątki (np. nadgodziny vs. wyjścia prywatne),
• upewnić się, że dane zaimportowane do systemu płacowego są identyczne z tymi w źródle.

Gdy pojawi się zwolnienie lekarskie wstecz albo korekta czasu pracy, cały ten proces trzeba powtórzyć. Systemy są. Automatyzacji nie ma.

2. Brak integracji – największa bariera efektywności HR

Nawet jeśli firma świadomie korzysta z kilku systemów i ma poukładane obszary HR, to trudności zaczynają się w momencie, gdy informacje nie są przekazywane automatycznie między tymi narzędziami. Problem nie polega na tym, że istnieje kilka systemów.

Problem polega na tym, że zmiana w jednym miejscu nie aktualizuje się w pozostałych.

W praktyce oznacza to, że:

• korekta czasu pracy nie trafia automatycznie do rozliczeń,
• nowe zwolnienie lekarskie nie aktualizuje danych do wynagrodzeń,
• zmiana etatu lub dodatku nie wpływa od razu na raporty kosztowe,
• decyzje menedżerów „docierają” do płac z opóźnieniem.

Proces działa poprawnie tylko wtedy, gdy nic się nie zmienia. Gdy pojawiają się wyjątki, korekty albo zdarzenia wsteczne, cały ciężar spójności danych spada na zespół HR.

3. Brak mechanizmów walidacji

W praktyce koszt „tańszego” systemu HR wzrasta tam, gdzie system nie weryfikuje poprawności danych w momencie ich powstawania. Jeśli niespójne decyzje przechodzą dalej w procesie, organizacja płaci za ich korektę na etapie rozliczeń.

W dojrzałym podejściu system HR nie tylko zbiera informacje, ale egzekwuje reguły procesu: waliduje planowanie, ewidencję i decyzje menedżerskie, zanim trafią do rozliczeń. Przenosi to odpowiedzialność z działu kadr na etap operacyjny – tam, gdzie decyzje faktycznie zapadają.

Przykład: planowanie pracy niezgodne z przepisami

Menedżer układa grafik zespołu. W praktyce operacyjnej często kieruje się dostępnością ludzi i celami produkcyjnymi, nie zawsze pamiętając o wszystkich ograniczeniach wynikających z Kodeksu pracy. Typowy przypadek to naruszenie odpoczynku dobowego (np. pracownik kończy późną zmianę i następnego dnia ma zaplanowany bardzo wczesny start).

W systemie, który nie posiada mechanizmów walidacji, taki grafik zostaje zatwierdzony i „przechodzi” do ewidencji. Konsekwencje pojawiają się później: ryzyko naruszenia przepisów, korekty w ewidencji, a w skrajnych przypadkach sankcje przy kontroli.

W systemie z wbudowaną walidacją reguł planowania:

• menedżer dostaje sygnał w momencie próby zatwierdzenia grafiku naruszającego normy,
• system wskazuje, które ograniczenie zostało naruszone (np. odpoczynek dobowy),
• decyzja musi zostać zmieniona lub świadomie zatwierdzona w ramach procedury wyjątków.

Błędy niewyłapane na etapie planowania i ewidencji generują dodatkowe koszty operacyjne: cofanie zatwierdzeń, ręczne korekty danych, kolejne przeliczenia oraz większe ryzyko przy audytach.

Mechanizmy walidacji w systemie HR wprost wpływają na to, ile pracy zostaje po stronie zespołu. System, który zatrzymuje niespójności u źródła, skraca czas obsługi procesu i ogranicza liczbę korekt na końcu miesiąca.

Zobacz, jak działa Planowanie Czasu Pracy w iPersonel

Planuj grafiki, rozliczaj czas pracy
i kontroluj normy w jednym miejscu.

Przejdź do modułu

4. Brak obsługi dodatków i zmiennych składników wynagrodzenia

W wielu systemach kadrowo-płacowych podstawowe elementy wynagrodzenia są obsłużone poprawnie, ale dodatki i zmienne składniki wynagrodzenia funkcjonują „obok systemu”. Dotyczy to m.in. dodatków funkcyjnych, zmianowych, za dyżury, delegacje czy premii uznaniowych.

Jeśli dodatki nie są:

• definiowane w jednym, spójnym miejscu,
• powiązane z ewidencją czasu pracy i grafikami,
• automatycznie uwzględniane w rozliczeniach,

to w praktyce zaczynają żyć w arkuszach pomocniczych, plikach lokalnych albo mailach między HR a menedżerami.

Efekt operacyjny jest zawsze ten sam:

• dodatki są dopisywane ręcznie do listy płac,
• trudniej odtworzyć, skąd wzięła się konkretna kwota,
• pasek wynagrodzeń nie pokazuje pełnej informacji dla pracownika,
• każda zmiana lub korekta wymaga ręcznej ingerencji,
• rośnie ryzyko pomyłek.

W praktyce najlepiej weryfikuje to ostatnia zamknięta lista płac. Warto zadać sobie trzy pytania:

1. Które składniki zostały policzone lub zmienione poza systemem (Excel, mail, notatka, ustna decyzja)?
2. Które z nich wymagały ręcznego sprawdzania absencji, grafiku lub zmian wymiaru etatu?
3. Które z nich nie miały śladu decyzyjnego – nie da się dziś jednoznacznie powiedzieć, kto i dlaczego je przyznał?

Jeśli na te pytania odpowiadasz twierdząco, Twój proces płacowy realnie toczy się poza systemem. A to oznacza większe koszty operacyjne, ograniczoną skalowalność i wyższe ryzyko błędów w kluczowym obszarze organizacji.

Dlaczego „tańszy” system HR nie skaluje się w dużych organizacjach?

Przy małym zespole niemal każdą niedoskonałość oprogramowania da się nadrobić zaangażowaniem ludzi. Kilka wyjątków w miesiącu, ręczne dopisanie premii w arkuszu czy szybkie wyjaśnienie czegoś mailowo.

Problem pojawia się wtedy, gdy organizacja rośnie:
więcej pracowników, więcej zmian, więcej wyjątków, więcej zdarzeń wstecznych, więcej raportów dla finansów i zarządu.

Rozwiązania tymczasowe przestają być incydentem, a stają się stałym elementem operacyjnym:

• ręczne uzupełnianie składników wynagrodzeń,
• wyjaśnianie rozbieżności pomiędzy systemami,
• korekty po zamknięciu okresów rozliczeniowych,
• tłumaczenie menedżerom przyczyn błędnych naliczeń.

Koszt nie rośnie liniowo wraz z liczbą pracowników. Rośnie szybciej, bo każdy brak w procesie jest powielany na większej liczbie przypadków.

W większych firmach koszt systemu HR nie kończy się na cenie licencji. Realnym obciążeniem staje się koszt operacyjny: czas pracy zespołów, liczba korekt, ręczne obejścia procesów oraz ryzyko błędów w obszarach wrażliwych biznesowo i regulacyjnie.

Im większa skala organizacji, tym szybciej te koszty rosną – i tym bardziej wpływają na zdolność do efektywnego skalowania procesów HR.

Dlatego przy wyborze lub zmianie systemu kadrowo-płacowego kluczowe pytanie nie powinno brzmieć: „ile kosztuje licencja?”, ale:
„na ile to rozwiązanie realnie redukuje pracę operacyjną?”

Jeśli system nie integruje danych, nie waliduje decyzji operacyjnych i nie obejmuje w pełni składników wynagrodzenia, to w praktyce przenosi koszt z technologii na ludzi. A to oznacza wyższe koszty w dłuższym horyzoncie – nawet jeśli na fakturze początkowej wyglądał „taniej”.

I wtedy okazuje się, że przepisy to nie jest największy problem. Największym problemem jest brak spójnego systemu, który pilnuje zasad na bieżąco, a nie dopiero przy rozliczaniu czasu pracy i płac.

Doświadczenie zespołu HR jest kluczowe, ale przy rosnącej liczbie wyjątków i zmian w czasie pracy nie da się już opierać zgodności ewidencji wyłącznie na ręcznej kontroli. System HR powinien wspierać zespół, zatrzymując błędy na wcześniejszym etapie. Poniżej opisujemy 10 funkcji systemu HR, które zapewniają zgodność ewidencji czasu pracy z Kodeksem pracy.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy zgodnie z Kodeksem pracy? 10 funkcji systemu HR

To właśnie te funkcje decydują o tym, czy ewidencja czasu pracy jest spójna i zgodna z przepisami, czy wymaga ciągłych korekt na etapie rozliczeń.

1. Tworzenie harmonogramów w wielu systemach czasu pracy

Zgodność z Kodeksem pracy zaczyna się od poprawnego planu. System powinien umożliwiać tworzenie grafików w modelach: podstawowym, zmianowym, równoważnym oraz brygadowym.

Każdy z tych modeli rządzi się innymi zasadami, w szczególności w zakresie dopuszczalnych norm dobowych i sposobu ich rozliczania w okresie rozliczeniowym.

Ważne, aby system nie tylko pozwalał zaplanować grafik, ale również automatycznie kontrolował wymiar czasu pracy przypisany do konkretnego pracownika. Automatyzacja na tym etapie eliminuje błędy już u źródła – zanim staną się problemem ewidencyjnym lub płacowym.

2. Automatyczna kontrola limitów i norm czasu pracy

Nawet najlepiej przygotowany harmonogram pracy w praktyce podlega zmianom. Nagłe absencje, potrzeba zastępstw czy zmiany w obsadzie powodują, że decyzje podejmowane są ad hoc.

To właśnie w takich sytuacjach najczęściej dochodzi do naruszeń obowiązkowych okresów odpoczynku – dobowego (11 godzin) oraz tygodniowego (35 godzin). Dla inspektora PIP to błędy najłatwiejsze do wykrycia, które wiążą się z bezpośrednią odpowiedzialnością finansową firmy.

Nowoczesny system HR automatyzuje ten proces kontroli. Mechanizmy walidacji działają już na etapie planowania i modyfikowania harmonogramu. Jeżeli menedżer próbuje zaplanować pracę w sposób naruszający ustawowe normy, system natychmiast sygnalizuje problem.

Dzięki temu możliwa jest korekta obsady jeszcze przed rozpoczęciem pracy, zanim naruszenie zostanie utrwalone w ewidencji czasu pracy i stanie się źródłem ryzyka prawnego.

3. Automatyczna kwalifikacja nadgodzin i dodatków nocnych

Częstym błędem w rozliczeniach jest błędna kwalifikacja nadgodzin – czyli rozstrzygnięcie, czy mamy do czynienia z nadgodzinami dobowymi, czy średniotygodniowymi.

Przykład:

Pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu. Miał zaplanowaną pracę w godzinach 8.00–12.00, ale na polecenie przełożonego został w firmie do 14.00. Menedżerowie często automatycznie kwalifikują te dwie dodatkowe godziny jako nadgodziny dobowe z dodatkiem 50%.

To błąd. W tym przypadku są to nadgodziny średniotygodniowe, które – jeśli nie zostaną skompensowane czasem wolnym do końca okresu rozliczeniowego – powinny być wynagrodzone dodatkiem 100%.

Rola systemu polega na tym, aby wyeliminować konieczność każdorazowej analizy takich przypadków przez człowieka. Oprogramowanie samo weryfikuje grafik, wymiar etatu oraz okres rozliczeniowy, a następnie automatycznie przypisuje właściwą stawkę dodatku. Dzięki temu dane przesyłane do płac są poprawne już w momencie ich wprowadzenia, co oszczędza czas na późniejsze wyjaśnienia i korekty.

4. Precyzyjna rejestracja rozpoczęcia i zakończenia pracy

Większość problemów z ewidencją zaczyna się od zbyt sztywnego traktowania godzin wejścia i wyjścia. Jeśli system bezkrytycznie zlicza każde odbicie karty, dział kadr tonie w „sztucznych nadgodzinach” wynikających z tego, że pracownik przyszedł 15 minut wcześniej, żeby wypić kawę, albo został chwilę dłużej na parkingu.

Precyzyjna rejestracja to nie tylko zapisanie godziny, o której ktoś przeszedł przez bramkę. To przede wszystkim umiejętność odróżnienia faktycznej obecności w budynku od realnego czasu pracy wynikającego z harmonogramu.

Dobry system HR powinien automatycznie filtrować te dane. Musi wiedzieć, że jeśli pracownik odbił się wcześniej bez polecenia przełożonego, to nie generuje to nadgodzin ani nie narusza doby pracowniczej. Dzięki temu błędy są zatrzymywane u źródła, zanim trafią do ewidencji i listy płac, a dział kadr nie musi po fakcie odtwarzać przebiegu dnia pracy.

5. Automatyczna obsługa e-ZLA i kolizji

Największy problem ze zwolnieniami lekarskimi wcale nie dotyczy samych przepisów, ale przepływu informacji. Jeśli dane z PUE ZUS nie trafiają do ewidencji automatycznie, kadry dowiadują się o chorobie z opóźnieniem.

W tym czasie w systemie widnieje zaplanowana zmiana, a czasem nawet potwierdzona obecność, co tworzy bałagan w dokumentacji. System powinien sam pilnować spójności tych danych – pobierać e-ZLA i od razu nanosić je na grafik.

Jeśli choroba pokrywa się z zaplanowaną pracą, program musi to wyłapać i zasygnalizować konflikt. Dzięki temu ewidencja jest zawsze zgodna z tym, co widzi ZUS. Unikasz ręcznego wyjaśniania niespójności i korygowania list płac w ostatniej chwili przed przelewami.

6. Lista obecności i podgląd w czasie rzeczywistym

Błędy w ewidencji najczęściej wynikają z tego, że są wyłapywane zbyt późno. Jeśli lista obecności powstaje „po fakcie”, kadry tracą czas na odtwarzanie zdarzeń sprzed tygodni, bazując na mailach lub pamięci menedżerów.

System powinien pokazywać sytuację tu i teraz. Menedżer widzi spóźnienia i nieobecności w momencie, gdy się pojawiają. Może zareagować natychmiast – wyjaśnić brak odbicia karty czy uzupełnić lukę w obsadzie – zamiast zostawiać to do wyjaśnienia przy rozliczaniu płac.

To prosta, ale kluczowa funkcja, która przesuwa kontrolę na etap operacyjny, zanim błąd stanie się naruszeniem przepisów i trafi do ewidencji czasu pracy.

Zobacz, jak działa Planowanie Czasu Pracy w iPersonel

Planuj grafiki, rozliczaj czas pracy
i kontroluj normy w jednym miejscu.

Przejdź do modułu

7. Elektroniczne wnioski urlopowe i limity pod kontrolą

System powinien udostępniać menedżerom aktualne limity urlopowe w momencie akceptacji wniosku. Automatyczna blokada nieobecności przekraczających uprawnienia pracownika gwarantuje, że każda pozycja w ewidencji ma pokrycie w dostępnych dniach wolnych. Dzięki temu dane o urlopach są zawsze aktualne i zgodne z przepisami, bez konieczności późniejszego prostowania błędnie zatwierdzonych wniosków.

8. Historia zmian i możliwość audytu

Z perspektywy zgodności z przepisami nie wystarczy, że ewidencja jest poprawna „na dziś”. System HR musi umożliwiać odtworzenie historii zmian, z informacją kto, kiedy i z jakiego powodu wprowadził korektę. Ma to znaczenie zarówno przy kontrolach PIP, jak i w sytuacjach spornych z pracownikami.

Brak historii zmian oznacza, że organizacja nie jest w stanie wykazać rzetelności prowadzonej ewidencji, nawet jeśli finalne dane wyglądają poprawnie.

9. Integracje z systemami zewnętrznymi (RCP, PUE ZUS, payroll)

Zgodność ewidencji czasu pracy z Kodeksem pracy nie zależy wyłącznie od liczby funkcji, ale od tego, czy dane między systemami faktycznie się synchronizują. Brak integracji oznacza ręczne przenoszenie informacji, opóźnienia i niespójności, które prędzej czy później kończą się korektami.

System HR powinien być zintegrowany z rejestracją czasu pracy (RCP), PUE ZUS oraz modułem płacowym. Dane o obecnościach, absencjach i zwolnieniach lekarskich muszą trafiać do ewidencji automatycznie, bez udziału Excela i maili. Tylko wtedy ewidencja pozostaje spójna, kompletna i gotowa do rozliczeń oraz kontroli w każdej chwili.

10. Spójna ewidencja zamiast rozproszonych arkuszy

Wszystkie zdarzenia – od pracy zdalnej po dyżury i godziny nocne – powinny trafiać do jednej, wspólnej bazy, a nie do oddzielnych plików Excel. Prowadzenie ewidencji w jednym systemie zapewnia, że dane o obecnościach i absencjach nigdy się nie wykluczają. Dzięki temu dokumentacja jest gotowa do kontroli „od ręki”, bez żmudnego uzgadniania rozproszonych źródeł danych.

Podsumowanie

Ewidencja czasu pracy zgodna z Kodeksem pracy nie powstaje na etapie listy płac ani podczas kontroli. Jej jakość rozstrzyga się dużo wcześniej – w planowaniu, rejestracji czasu pracy, obsłudze absencji i bieżącej kontroli danych.

Jeżeli system HR pilnuje zasad na każdym z tych etapów, ewidencja staje się naturalnym efektem procesu, a nie dokumentem wymagającym ciągłych poprawek. Kadry nie muszą odtwarzać zdarzeń po fakcie, a menedżerowie podejmują decyzje w oparciu o aktualne i spójne informacje.

To właśnie ta różnica decyduje o tym, czy ewidencja czasu pracy jest realnym zabezpieczeniem firmy, czy tylko formalnością, która działa dopóki nikt jej nie sprawdzi.

Czy Twój system domyka proces ewidencji czasu pracy?

Jeżeli czytając ten artykuł masz wrażenie, że część opisanych funkcji „teoretycznie mamy”, ale w praktyce i tak kończy się to ręcznymi poprawkami – to bardzo typowy scenariusz.

Wiele organizacji posiada system kadrowo-płacowy, który działa poprawnie formalnie, ale nie domyka procesu operacyjnie. W efekcie pojawiają się korekty, stres przy zamknięciu miesiąca i ryzyko nieprawidłowości przy kontroli.

Warto wtedy sprawdzić, czy to pojedyncze problemy, czy sygnał, że obecne narzędzie przestało wspierać skalę i złożoność organizacji.

Zobacz:
11 sygnałów, że Twój system kadrowo-płacowy wymaga zmiany

Wszystkie funkcje opisane w tym artykule – od planowania grafików, przez bieżącą kontrolę czasu pracy, aż po integrację z absencjami i listą płac – są dostępne w systemie HR iPersonel. Jeśli chcesz zobaczyć, jak te mechanizmy działają w praktyce – bez ręcznych poprawek i obejść – poniżej możesz umówić prezentację systemu.

Umów prezentację systemu

Sprawdź, jak iPersonel może wspierać Twój dział HR.

Zamów bezpłatne demo

Wybór systemu dla dużej firmy to nie tylko zakup oprogramowania – to strategiczne zarządzanie ryzykiem. Od tej decyzji zależy bezpieczeństwo wypłat, rzetelność danych finansowych i to, czy dział kadr zamiast na rozwoju, skupi się na maskowaniu braków technologicznych.

Poniższe kroki pokazują, na co warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu HR, o co zapytać dostawcę i jakie funkcje są najważniejsze.

Kiedy warto rozważyć zmianę systemu HR?

Zmiana systemu HR rzadko wynika z „chęci nowości”. Zazwyczaj to reakcja na kryzysy operacyjne, które stają się codziennością wraz ze wzrostem zatrudnienia. Najbardziej dotkliwe sygnały to:

• wydłużanie się czasu naliczania list płacowych,
• wolne działanie interfejsu i synchronizacji między modułami trudności w szybkim raportowaniu,
• problemy podczas audytów lub kontroli,
• ograniczone możliwości integracji z ERP i innymi systemami,
• brak samoobsługi dla pracowników i menedżerów,
• ograniczone możliwości dodawania nowych składników płacowych.

Jeśli system HR nie nadąża za skalą organizacji i zmusza do tworzenia ręcznych obejść, przestaje być wsparciem, a staje się realnym kosztem. To zwykle sygnał, że warto rozważyć zmianę.

Jeśli masz wątpliwości, czy to już właściwy moment, sprawdź listę 11 oznak, że czas zmienić system HR. Pozwoli Ci ona szybko ocenić, czy obecne narzędzie jest jeszcze w stanie sprostać rosnącym wymaganiom.

Zmiana systemu HR – od czego zacząć?

Zanim zaczniesz porównywać konkretne oferty, musisz precyzyjnie określić, które procesy w organizacji wymagają natychmiastowego uszczelnienia.

W dużych firmach to właśnie ten etap decyduje o sukcesie – bez rzetelnego mapowania potrzeb łatwo zainwestować w system, który efektownie prezentuje się podczas pokazu demo, ale nie poradzi sobie z obsługą specyficznych reguł płacowych w Twojej firmie.

Dobrą praktyką jest podział oczekiwań na trzy poziomy:

• wymagania krytyczne – elementy absolutnie niezbędne do bezpiecznego funkcjonowania HR i payrollu,
• wymagania istotne – funkcje istotne z perspektywy efektywności, możliwe do wdrożenia w kolejnym etapie,
• rozwiązania opcjonalne – zwiększające komfort pracy, ale niekrytyczne na starcie.

Taki podział pomaga zachować kontrolę nad zakresem projektu, ograniczyć ryzyko wdrożeniowe i zaplanować rozwój systemu w czasie.

Jak wybrać system HR? Na co zwrócić uwagę?

Zmiana systemu kadrowo-płacowego to decyzja, która wpływa na ciągłość wypłat, bezpieczeństwo danych, zgodność z prawem i zaufanie pracowników. A te obszary nie wybaczają błędów.

Dlatego, oceniając nowe rozwiązanie, warto zadać sobie jedno pytanie: czy ten system i ten dostawca będą w stanie udźwignąć odpowiedzialność, która na nich spadnie – dziś i za kilka lat?

Poniżej najważniejsze kryteria, na które powinieneś zwrócić uwagę.

Zgodność systemu HR z przepisami prawnymi

Polskie prawo pracy i system podatkowy charakteryzuje się dużą dynamiką zmian. System HR, który otrzymuje aktualizację dopiero w dniu wejścia nowych przepisów, nie jest wsparciem – jest źródłem ryzyka procesowego. Szukaj rozwiązania, które dostarcza gotowe mechanizmy z wyprzedzeniem, dając zespołowi płacowemu czas na testy i spokojne przygotowanie do rozliczeń według nowych zasad.

Skalowalność systemu HR

System musi nadążać za tempem rozwoju organizacji: nowi pracownicy, nowe lokalizacje, nowe formy zatrudnienia, nowe struktury. Profesjonalne narzędzie pozwala na rozwój firmy bez konieczności kosztownej przebudowy całego środowiska IT przy każdym znaczącym wzroście zatrudnienia.

Bezpieczeństwo danych

Nowoczesny system HR powinien zapewniać wielopoziomową ochronę danych, obejmującą m.in.:

• szyfrowanie danych – zarówno na etapie ich przechowywania, jak i przesyłania,
• rozbudowaną kontrolę dostępu opartą na rolach i uprawnieniach,
• możliwość stosowania uwierzytelniania wieloskładnikowego (np. 2FA),
• pełne logi operacji umożliwiające audyt działań użytkowników.

Dla większych organizacji kluczowe jest, aby system umożliwiał precyzyjne zarządzanie uprawnieniami – tak, aby każdy użytkownik miał dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków.

Zgodność z RODO i innymi regulacjami

System kadrowo-płacowy musi aktywnie wspierać organizację w realizacji wymogów RODO, automatyzując procesy, które ręcznie są trudne do upilnowania. W praktyce sprowadza się to do:

• ścisłej kontroli dostępu do danych osobowych,
• automatyzacji retencji, czyli pilnowania okresów przechowywania danych,
• pełnego audytu operacji (rejestrowania kto, kiedy i w jakim celu przetwarzał dane),
• obsługi praw pracowników, w tym sprawnego generowania zestawień na żądanie.

Dzięki temu system realnie zdejmuje z organizacji ryzyko naruszeń i ułatwia zarządzanie zgodnością regulacyjną na każdym etapie.

Integracje z zewnętrznymi narzędziami

W średnich i dużych organizacjach system kadrowo-płacowy nie może funkcjonować w oderwaniu od pozostałych narzędzi. Ręczne przenoszenie informacji między narzędziami to najprostsza droga do rozbieżności w listach płac.

Fundamentem efektywności jest automatyczna wymiana informacji pomiędzy systemami używanymi na co dzień – bez konieczności dodatkowej, ręcznej kontroli każdego rekordu.

Możliwość integracji z systemami rejestracji czasu pracy (RCP), e-teczkami, ERP, księgowością czy portalem pracownika bezpośrednio wpływa na jakość danych, terminowość payrollu i efektywność pracy zespołów HR oraz finansowych.

Warto również zwrócić uwagę, czy integracje są dostępne jako standardowe połączenia, czy wymagają indywidualnych projektów integracyjnych. To istotne zarówno z perspektywy kosztów, jak i dalszego rozwoju systemu wraz z organizacją.

Łatwość obsługi

System kadrowo-płacowy powinien być prosty w obsłudze i oparty na czytelnym, intuicyjnym interfejsie. Dzięki temu zapewnia szybki dostęp do danych i sprawną pracę nie tylko specjalistom HR, ale również menedżerom i pracownikom korzystającym z funkcji samoobsługowych.

Zmiana systemu kadrowo-płacowego oznacza w praktyce zmianę sposobu pracy zespołu HR. Dlatego intuicyjność systemu ma bezpośredni wpływ na tempo adopcji nowego rozwiązania i jego realne wykorzystanie po wdrożeniu.

Automatyzacja kluczowych procesów kadrowo-płacowych

Widzieliśmy to dziesiątki razy: zespół płacowy zostaje po godzinach, by ręcznie weryfikować setki zwolnień lekarskich, absencji i dodatków płacowych. Przy skali powyżej 500 pracowników każda minuta spędzona na przepisywaniu danych to ryzyko kosztownej pomyłki w przelewie, która uderza w zaufanie do firmy.

W systemie HR iPersonel mechanizmy automatycznego naliczania płac i masowego generowania deklaracji eliminują te wąskie gardła. System samodzielnie pilnuje terminów badań oraz szkoleń BHP, przejmując najbardziej powtarzalne operacje.

Dzięki temu zespół kadr zamiast walczyć z arkuszami, zyskuje czas na nadzór merytoryczny i zyskuje gwarancję, że wypłaty zawsze wyjdą na czas.

Porozmawiaj z ekspertem ds. systemów HR

Dowiedz się, jak usprawnić procesy HR i skrócić czas obsługi pracowników.

Umów bezpłatną konsultację

Grzegorz Prętki

Ekspert ds. systemów HR

Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy systemu kadrowo-płacowego?

Wybór systemu HR nie kończy się na funkcjonalnościach. W praktyce to dostawca odpowiada za to, czy rozwiązanie będzie stabilnie działać, rozwijać się wraz z organizacją i zapewniać bezpieczeństwo procesów przez kolejne lata.

Przy zmianie systemu kadrowo-płacowego nie szukasz sprzedawcy oprogramowania, ale partnera, któremu powierzasz fundament bezpieczeństwa firmy: terminowe i bezbłędne rozliczanie pracowników.

Doświadczenie i zrozumienie skali organizacji

System kadrowo-płacowy wdrażany w średniej lub dużej firmie to projekt o wysokim poziomie złożoności. Liczy się nie tylko znajomość narzędzia, ale przede wszystkim doświadczenie w pracy z organizacjami o podobnej skali, strukturze i liczbie procesów.

Dostawca powinien rozumieć wyzwania związane z rozbudowanymi strukturami organizacyjnymi, różnymi formami zatrudnienia oraz złożonymi zasadami wynagradzania. To właśnie te elementy najczęściej decydują o tym, czy wdrożenie zakończy się sukcesem, czy paraliżem działu kadr i płac.

Model wdrożenia i zakres odpowiedzialności

Wybór modelu wdrożenia – chmurowego (SaaS), lokalnego lub hybrydowego – to w rzeczywistości decyzja o tym, na kogo spadnie ciężar utrzymania systemu.

W wielu organizacjach standardem staje się model SaaS. W takim modelu odpowiedzialność za bezpieczeństwo infrastruktury, aktualizacje oraz ciągłość działania systemu spoczywa po stronie dostawcy.

Wybierając takie rozwiązanie, należy jednak zweryfikować realne zaplecze partnera:

• standardy centrów danych – czy infrastruktura gwarantuje najwyższą dostępność usług,
• redundancję i backup – jak szybko system może wrócić do pracy po awarii,
• cykl aktualizacji – czy łatki bezpieczeństwa są wdrażane natychmiastowo, by eliminować podatności na zagrożenia.

Dla organizacji oznacza to nie tylko wyższy poziom bezpieczeństwa, ale również odciążenie zespołów IT.

Wsparcie i ciągłość działania

System kadrowo-płacowy funkcjonuje w sztywnych cyklach, których nie da się przesunąć. Wsparcie techniczne i merytoryczne musi być dostępne wtedy, gdy jest rzeczywiście potrzebne – szczególnie w okresach zamknięć list płac, rozliczeń czy zmian prawnych.

Ważne, aby dostawca zapewniał jasno określone czasy reakcji, dostęp do specjalistów oraz realne wsparcie powdrożeniowe, a nie tylko formalny helpdesk.

Migracja danych i sposób wdrożenia

Wdrożenie nowego systemu to moment największego ryzyka dla ciągłości procesów HR. Doświadczony dostawca potrafi zaplanować ten proces w sposób kontrolowany, z możliwością testów równoległych i etapowego uruchamiania systemu.

Jasno określone role, odpowiedzialności i harmonogram prac mają duże znaczenie dla ograniczenia ryzyka w najbardziej wrażliwym momencie projektu.

Koszt utrzymania i przewidywalność współpracy

Koszt systemu kadrowo-płacowego nie kończy się na licencji. W dłuższej perspektywie istotne są koszty aktualizacji, wsparcia, dodatkowych modułów, integracji oraz konfiguracji wynikających ze zmian organizacyjnych. Dobry dostawca jasno komunikuje model rozliczeń i pozwala przewidzieć całkowity koszt utrzymania systemu.

Taka transparentność pozwala organizacji uniknąć „pułapki niskiego wejścia”, gdzie tanie wdrożenie generuje lawinę nieoczekiwanych faktur przy każdej zmianie w Kodeksie pracy czy strukturze firmy. Przewidywalność budżetowa jest w tym obszarze równie ważna, co funkcjonalność samego narzędzia.

Poproś o wycenę oprogramowania HR dla Twojej firmy

Zamów bezpłatną wycenę

Przykładowe pytania do dostawcy oprogramowania HR

1. W jakich modelach dostępny jest system (SaaS, lokalnie, hybrydowo)?
2. Jakie dane są migrowane w ramach standardowego wdrożenia, w tym dane historyczne?
3. Co dokładnie obejmuje opłata licencyjna lub abonamentowa?
4. Jak wyceniane są aktualizacje, dodatkowe moduły, integracje i zmiany konfiguracyjne?
5. Jak wygląda wsparcie szkoleniowe i techniczne po wdrożeniu?
6. Jak zmienia się koszt systemu wraz ze wzrostem organizacji?
7. Jak dostawca zapewnia ciągłość działania systemu, szczególnie w krytycznych momentach, takich jak zamknięcie list płac?

Jakie funkcje powinien mieć system kadrowo-płacowy? TOP 5 funkcji

Naliczanie płac z uwzględnieniem różnych składników i form zatrudnienia, zgodne z przepisami prawa

Prawidłowe naliczanie wynagrodzeń to najważniejsza funkcja systemu HR w średnich i dużych organizacjach.

System kadrowo-płacowy powinien obsługiwać złożone struktury wynagrodzeń, obejmujące m.in. składniki stałe i zmienne, premie, dodatki, benefity oraz potrącenia. Jednocześnie musi zapewniać pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy i podatkowymi.

Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jak i osób współpracujących na podstawie innych form zatrudnienia.

W praktyce o bezpieczeństwie procesu decyduje nie tylko sam algorytm, ale przejrzysta kontrola naliczeń, łatwość wprowadzania korekt i natychmiastowy dostęp do historii list płac. To te elementy budują zaufanie pracowników i gwarantują spokój podczas audytów.

Grzegorz Prętki

Ekspert ds. systemów HR

Zarządzanie i rozliczanie czasu pracy

Zarządzanie czasem pracy to najczęstszy punkt zapalny w procesach kadrowo-płacowych. W dużych organizacjach nie chodzi tylko o samo odnotowanie obecności, ale o sprawne zarządzanie złożonymi grafikami, rozliczanie nadgodzin i urlopów w ramach różnych systemów czasu pracy – wszystko w ścisłym powiązaniu z wynagrodzeniem.

W dużej skali margines na błąd przy rozliczaniu czasu pracy nie istnieje. Automatyczna synchronizacja danych z systemem RCP eliminuje najbardziej ryzykowny etap – ręczne przepisywanie godzin.

Dzięki temu każda nadgodzina, czy nieobecność trafia bezpośrednio na listę płac, co radykalnie ogranicza korekty. To nie tylko oszczędność czasu dla payrollu, ale gwarancja, że ewidencja jest w 100% zgodna ze stanem faktycznym i prawnym.

Zobacz, jak działa Planowanie Czasu Pracy w iPersonel

Planuj grafiki, rozliczaj czas pracy
i kontroluj normy w jednym miejscu.

Przejdź do modułu

Obsługa e-deklaracji i rozliczeń z urzędami

Obowiązki wobec instytucji zewnętrznych to procesy cykliczne, które przy ręcznej obsłudze generują ogromne ryzyko błędów. Profesjonalny system HR przejmuje ten ciężar, automatyzując generowanie i wysyłkę deklaracji do ZUS, US, PFRON, czy GUS.

Kluczem do bezpieczeństwa jest nie tylko sam eksport danych, ale pełna kontrola nad obiegiem dokumentów: od weryfikacji przed wysyłką, po śledzenie statusów i archiwizację potwierdzeń odbioru. Dzięki temu organizacja zyskuje pewność, że raportowanie jest terminowe, zgodne z aktualnymi wzorami i w pełni monitorowane na każdym etapie.

Elektroniczne teczki kadrowe i dokumentacja kadrowa

Elektroniczne teczki to znacznie więcej niż cyfrowe archiwum – to pełna historia zatrudnienia zintegrowana z procesami kadrowymi. Każda zmiana stanowiska, wynagrodzenia, czy nowa umowa automatycznie trafia do dokumentacji, eliminując ryzyko luk w aktach pracowniczych.

W dużej skali kluczowe staje się precyzyjne zarządzanie uprawnieniami i wersjonowanie dokumentów. Takie podejście nie tylko gwarantuje zgodność z prawem pracy, ale radykalnie skraca czas przygotowania do audytów i kontroli.

Zamiast przeszukiwać szafy z aktami, organizacja ma natychmiastowy dostęp do uporządkowanych i bezpiecznych danych w jednym systemie.

Zobacz, jak działa
E-teczka w iPersonel

Poznaj sposób przechowywania, udostępniania i organizacji dokumentów pracowniczych.

Przejdź do E-teczki

Raportowanie i dane zarządcze

W dużej organizacji HR i payroll codziennie odpowiadają na dziesiątki pytań o koszty pracy, strukturę zatrudnienia czy absencje. Profesjonalny system eliminuje etap ręcznego łączenia danych z wielu arkuszy Excel – wszystkie informacje kadrowe, płacowe i czasowe są dostępne w jednym miejscu, zawsze spójne i aktualne.

W praktyce przekłada się to na konkretne korzyści:

• zarząd otrzymuje raport kosztów pracy w kilka minut, a nie po kilku godzinach żmudnych obliczeń,
• działy finansowe i controlling pracują na tych samych liczbach co payroll, a to eliminuje spory o rozbieżności w danych,
• HR odzyskuje czas – zamiast „produkować” tabele, zespół może skupić się na analizie rotacji, czy efektywności.

Przy dużej skali zatrudnienia sprawne raportowanie to nie tylko wygoda, ale warunek konieczny, by dział kadr przestał być administratorem danych, a stał się realnym partnerem dla biznesu.

Szukasz systemu HR dla swojej firmy?

Wiele organizacji wybiera systemy kadrowo-płacowe rozwijane z myślą o rosnącej skali, automatyzacji i zgodności z przepisami. Jednym z takich rozwiązań jest system kadrowo-płacowy iPersonel, wykorzystywany przez wiele firm w całej Polsce.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy to rozwiązanie odpowiada potrzebom Twojej organizacji, umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem ds. systemów HR. Podczas rozmowy możesz zweryfikować, jak iPersonel wspiera obsługę procesów kadrowo-płacowych w organizacjach o podobnej skali.

Zarezerwuj bezpłatną rozmowę z ekspertem

Dowiedz się, czy iPersonel jest odpowiednim rozwiązaniem dla Twojej firmy.

Umów bezpłatną konsultację

Grzegorz Prętki

Ekspert ds. systemów HR

Dlatego system, na którym codziennie pracujesz, musi być narzędziem, na które możesz liczyć bez względu na to, czy zamykasz miesiąc, czy wprowadzasz nowego pracownika.

Z czasem drobne niedogodności zamieniają się w poważne bariery, a sytuacje „do ogarnięcia” zaczynają wpływać na poprawność rozliczeń, tempo pracy, a nawet bezpieczeństwo danych.

Jeśli czujesz, że Twój program przestał za Tobą nadążać, ale trudno Ci określić, czy to już moment na zmianę – ten poradnik jest właśnie dla Ciebie. Dzięki niemu łatwo rozpoznasz sygnały ostrzegawcze i ocenisz, czy obecny system faktycznie wspiera Twoją pracę, czy też zaczyna ją utrudniać.

11 sygnałów, że Twój system kadrowo-płacowy wymaga zmiany

Poniżej znajdziesz sygnały ostrzegawcze, które najczęściej wskazują na to, że czas zmienić system HR.

1. Pojawiają się błędy w kluczowych obszarach

Nieprawidłowe naliczenia, różnice między RCP a płacami, czy opóźnienia deklaracji są sygnałem, że system nie zapewnia stabilności działania. To sytuacja o najwyższym ryzyku – wpływa bezpośrednio na bezpieczeństwo, koszty i zaufanie pracowników.

2. System nie nadąża za zmianami prawa

Jeżeli po zmianach prawnych musisz samodzielnie modyfikować wzory dokumentów, parametry płacowe, czy zasady rozliczeń, bo system został dostosowany z opóźnieniem lub wcale, to wyraźny znak, że nie zapewnia on wymaganej zgodności z przepisami.

3. Brak historii zmian i audytu

Jeśli system nie ewidencjonuje, kto zmienił dane lub pobrał dokument, pojawia się poważne zagrożenie w kontekście RODO i kontroli PIP. To sygnał krytyczny – narzędzie nie spełnia podstawowych standardów bezpieczeństwa.

4. Integracja między modułami i systemami zewnętrznymi jest słaba lub jej nie ma

Nowoczesne organizacje korzystają z wielu specjalistycznych rozwiązań – od elektronicznych akt osobowych, przez portale samoobsługi pracowniczej, po systemy rejestracji czasu pracy, ERP, czy narzędzia księgowe.

Jeśli system kadrowo-płacowy nie potrafi się z nimi płynnie integrować, to dane trzeba przenosić ręcznie lub za pomocą dodatkowych plików. To nie tylko wydłuża pracę, ale zwiększa ryzyko błędów i prowadzi do niespójności pomiędzy różnymi obszarami HR i finansów.

5. System nie nadąża za rozwojem firmy

Wraz ze wzrostem zatrudnienia, pojawianiem się nowych struktur, lokalizacji czy typów umów system zaczyna działać wolniej, zawieszać się lub wymagać obejść. To znak, że nie jest skalowalny i ogranicza dalszy rozwój procesów kadrowo-płacowych.

6. Coraz więcej procesów wykonujesz ręcznie

Gdy dane trzeba przepisywać ręcznie, samodzielnie pilnować terminów lub poprawiać obliczenia, system, zamiast odciążać – obciąża. Manualna praca zwiększa ryzyko błędów i zabiera czas, który powinien być przeznaczony na ważniejsze zadania.

7. Procesy są „domykane” poza systemem

Korzystanie z arkuszy Excel i dodatkowych plików oznacza, że system nie obejmuje pełnego cyklu obsługi pracownika. To nie tylko niewygodne, ale również ryzykowne, ponieważ dane stają się rozproszone i trudniejsze do kontroli.

W praktyce wygląda to tak, że część danych przechowywana jest w systemie, a część – w osobnych tabelach, bo program nie posiada odpowiednich funkcji lub konfiguracji. To codzienny problem działów kadr i płac, np. gdy dodatki za pracę w soboty, premie frekwencyjne czy zmienne składniki trzeba liczyć osobno w Excelu, bo system nie potrafi ich prawidłowo uwzględnić.

8. Koszty utrzymania systemu ciągle rosną

Konieczność dokupowania dodatkowych modułów, płatne aktualizacje lub długi czas wsparcia serwisowego sprawia, że utrzymanie systemu staje się nieopłacalne. Często tańsze i bezpieczniejsze okazuje się wdrożenie nowego rozwiązania.

9. Brak samoobsługi pracowniczej

System nie oferuje Portalu Pracownika, gdzie pracownicy mogliby sami składać wnioski urlopowe, pobierać paski płacowe, czy aktualizować dane osobowe. Menedżerowie nie mają wówczas możliwości akceptowania wniosków urlopowych bez angażowania działu HR. HR staje się „wąskim gardłem” i spowalnia cały obieg informacji.

Zobacz, jak działa Portal Pracownika w iPersonel

Poznaj funkcje samoobsługi pracowniczej i usprawnij komunikację w firmie.

Przejdź do modułu

10. Wyszukiwanie danych zajmuje zbyt dużo czasu

Jeśli odnalezienie jednego dokumentu trwa kilka minut, a nie kilka sekund – to operacyjna praca HR jest niepotrzebnie spowolniona. Choć nie jest to sygnał krytyczny, ma duży wpływ na komfort i produktywność.

11. Raportowanie jest niewystarczające lub zbyt skomplikowane

System nie pozwala na łatwe tworzenie niestandardowych raportów i analiz HR. Eksport danych do analizy zajmuje dużo czasu i wymaga ciągłego ich czyszczenia. W konsekwencji dział HR nie może pełnić funkcji partnera biznesowego i dostarczać zarządowi danych wspierających decyzje biznesowe.

CHECKLISTA: czy Twój system kadrowo-płacowy wymaga zmiany?

✓ Czy wraz ze wzrostem liczby pracowników system staje się wolniejszy lub mniej stabilny?
✓ Czy nadal wykonujesz część procesów w Excelu, np. liczenie premii, dodatków albo korekt, bo system nie obsługuje tych składników?
✓ Czy w ostatnich miesiącach pojawiły się błędy w rozliczeniach, bo system nie poradził sobie z logiką płacową?
✓ Czy aktualizacje po zmianie przepisów pojawiają się z opóźnieniem?
✓ Czy dane z RCP, e-teczki lub innych modułów musisz przenosić ręcznie, bo system nie integruje się z nimi automatycznie?

Jeśli na większość z tych pytań odpowiadasz „tak”, to wyraźny sygnał, że obecny system HR przestał nadążać za potrzebami firmy – i warto rozważyć zmianę na nowocześniejsze rozwiązanie.

Porozmawiaj z ekspertem ds. systemów HR

Dowiedz się, jak usprawnić procesy HR i skrócić czas obsługi pracowników.

Umów bezpłatną konsultację

Grzegorz Prętki

Ekspert ds. systemów HR

Na co zwrócić uwagę, gdy decydujesz się na zmianę systemu kadrowo-płacowego?

Wybór nowego systemu HR to decyzja na lata, dlatego warto upewnić się, że narzędzie będzie wspierać firmę zarówno teraz, jak i w przyszłości. Oceniając dostępne rozwiązania, zwróć szczególną uwagę na:

• aktualizacje prawne – czy dostawca wprowadza aktualizację, zanim przepisy prawne wejdą w życie, a nie po fakcie,
• bezpieczeństwo i audyt – czy posiada logi zmian, kontrolę dostępu i zgodność z RODO,
• skalowalność – czy poradzi sobie przy większej liczbie pracowników, nowych lokalizacjach i typach umów,
• integracje – możliwość połączenia z RCP, e-teczkami, ERP, księgowością, portalem pracownika,
• automatyzację procesów – naliczanie składników, wysyłka e-deklaracji, przypomnienia (np. terminy badań lekarskich i BHP),
• łatwość obsługi – intuicyjny interfejs, szybkie wyszukiwanie danych,
• wsparcie techniczne – dostępność specjalistów, czas reakcji, szkolenia dla użytkowników,
• koszt utrzymania – nie tylko licencja, ale też aktualizacje, serwis, dodatkowe moduły i konfiguracje.

Dobrze dobrany system usprawnia pracę HR, zmniejsza liczbę błędów i wspiera rozwój firmy – dlatego warto poświęcić chwilę na świadomą ocenę dostępnych rozwiązań. Sprawdź tutaj, jak wybrać system HR dla średnich i dużych firm.

Porozmawiaj z ekspertem ds. systemów HR

Dowiedz się, jak usprawnić procesy HR i skrócić czas obsługi pracowników.

Umów bezpłatną konsultację

Grzegorz Prętki

Ekspert ds. systemów HR

Wdrożenie systemu HR wymaga wielu konsultacji, by sprawdzić, czy dany dostawca rozwiązań IT będzie w stanie zaspokoić potrzeby przedsiębiorstwa. Z pewnością, przygotowując się do konsultacji, ułożyłeś listę pytań, która ma Ci pomóc w weryfikacji i wyborze najlepszej oferty. A jakich pytań możesz spodziewać się od dostawców w czasie pierwszej rozmowy?

Analiza przedwdrożeniowa systemu HR jest jednym z ważniejszych etapów. To moment, w którym jako dostawcy IT poznajemy cele oraz potrzeby Twojej firmy. Wszystko po to, by przygotować najlepsze dla Ciebie rozwiązanie i maksymalnie podnieść efektywność Twojego działu kadrowo-płacowego.

8 pytań od dostawcy systemu HR w czasie pierwszej konsultacji

Analiza przedwdrożeniowa systemu HR u wielu dostawców będzie opierała się na poruszeniu podobnych kwestii. Zapewne zauważysz w czasie rozmów, że pytania się powtarzają. Nie bez powodu, ponieważ dopiero na podstawie podanych odpowiedzi dostawcy są w stanie przygotować ofertę dopasowaną do specyfiki Twojego biznesu.

1. Ilu zatrudniasz pracowników?
   Wielkość Twojej firmy jest bardzo istotna. Im większa firma i liczba zatrudnionych, tym większe wymagania i konieczność parametryzacji, by dostosować oprogramowanie do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa.
2. Jaka będzie liczba użytkowników systemu HR?
   Jak duży jest Twój dział kadrowo-płacowy? Zastanów się, ilu pracowników HR będzie na co dzień pracowało z systemem.
3. Za jakie procesy kadrowo-płacowe system HR ma być odpowiedzialny?
   Analiza przedwdrożeniowa systemu HR wymaga ustalenia, które funkcjonalności oprogramowania kadrowo-płacowego są najbardziej istotne. Musimy wiedzieć, za co system ma odpowiadać, by dostosować poszczególne funkcje do wymagań Twojego biznesu.
4. Czy mamy zaprojektować dedykowane rozwiązania?
   Jeśli specyfika działania w Twojej branży wymaga dedykowanych rozwiązań – zaprojektujemy je dla Ciebie. Możesz liczyć na indywidualne rozwiązania, które wykraczają poza standardowe funkcje oprogramowania kadrowo-płacowego iPersonel.
5. Z jakiego oprogramowania kadrowo-płacowego obecnie korzysta firma?
   To istotne, czy korzystasz już z jakiegoś oprogramowania, czy dopiero przymierzasz się do digitalizacji swojego działu kadrowo-płacowego. Jeśli już pracujesz na innym systemie, musimy wiedzieć, czy systemy mają być ze sobą zintegrowane, czy nowe rozwiązanie ma całkowicie zastąpić stare. To także istotne z punktu widzenia integracji danych.
6. Z jakimi systemami wewnętrznymi należy zintegrować oprogramowanie?
   Jeśli tak, poprosimy o ich wskazanie. W firmach średniej wielkości oraz dużych najczęściej korzysta się z wyspecjalizowanych systemów, wspierających logistykę, sprzedaż, produkcję, magazyn czy marketing. Jak wiemy, najlepsze efekty można osiągnąć wtedy, gdy narzędzia są sobą zintegrowane. Integracja systemów informatycznych to gwarancja sprawnej komunikacji i wymiany najpotrzebniejszych w danym momencie informacji.
7. Zakup licencji czy wynajem?
   W modelu subskrypcyjnym wybierasz, gdzie konfigurujemy system. Jeśli posiadasz odpowiednią infrastrukturę IT i wewnętrzny dział pracowników do obsługi technicznej – zainstalujemy system na Twoich serwerach. Możemy także przechowywać wszelkie dane na własnych serwerach. Wówczas jesteśmy w pełni odpowiedzialni za zarządzanie oprogramowaniem, jego sprawnym działaniem, a także kwestiami związanymi z bezpieczeństwem. Decyzja należy do Ciebie.

Analiza przedwdrożeniowa systemu HR wymaga poruszenia wielu kwestii, by w pełni poznać potrzeby i charakter działalności danej firmy. W trakcie analizy pojawią się także zagadnienia dotyczące:

• usług wdrożeniowych (np. import danych, szkolenia dla pracowników, funkcje na zamówienie),
• usług serwisowych (aktualizacje, obsługa zgłoszeń serwisowych, zdalne konsultacje).

Masz pytania? Skontaktuj się z nami!

Jeśli chcesz szybko określić swoje potrzeby i znaleźć odpowiednie rozwiązanie, daj nam znać w poniższym formularzu!

1. (IP-9040) Nowy interfejs dla kompleksowej obsługi deklaracji PIT-11, od etapu wygenerowania danych dla deklaracji, poprzez ich weryfikację, wysyłkę e-Deklaracji, odbiór UPO, aż do ostatecznego wydruku i przekazania na Portal Pracownika.
   Nowe rozwiązanie:
   – Prezentuje status całego procesu w rozbiciu na poszczególne kroki.
   – Pozwala wygenerować i zweryfikować poprawność danych przed rozpoczęciem procesu.
   – Raportuje błędy na każdym etapie bez blokowania procesu dla danych poprawnych.
   – Generuje wydruki w tle, co pozwala na równoległą pracę w systemie.
   – Posiada przebudowany i zoptymalizowany mechanizmu wydruków zbiorczych, który pozwala w szybki sposób pobrać i wydrukować dokumenty dla dowolnej grupy pracowników.
2. (IP-15329) Zmiana założeń dotyczących pobierania wartości do podstawy zasiłku chorobowego z bilansu otwarcia. W przypadku wprowadzenia wartości miesięcznej w BO, a także naliczenia listy płac za ten sam okres, system do podstawy zasiłku pobierze obie wartości. Do tej pory w opisanym scenariuszu wartości z BO były pomijane.
3. (IP-15490) Poprawa rozliczania składników płacowych z ustawieniem Naliczaj gdy – Umowy cywilnoprawne na Definicji składników płacowych. W przypadku, gdy składnik przypisany jest do Danych płacowych pracownika, a pracownik posiada jednocześnie umowę o pracę i umowę zlecenie, składnik z takim ustawieniem zostanie rozliczony w ramach przychodu z umów cywilnoprawnych. Do tej pory w takim scenariuszu system traktował umowę o pracę jako priorytetową do rozliczenia składnika pochodzącego z Danych płacowych.
4. (IP-15677) Dodanie możliwości pobrania pliku CSV dla sprawozdania GUS Z-12, który następnie można wczytać do aplikacji GUS.
5. (IP-15712) Zapamiętanie ustawień i wartości wprowadzonych przez użytkownika osobno dla każdej bazy w wersji desktopowej rozwiązania. Dzięki temu informacje, takie jak filtry czy parametry wyszukiwania, wprowadzone w jednej bazie nie będą widoczne po zalogowaniu do innych baz.
6. (IP-15790) Dodanie do zakładki Raportów PIT raportu Dane z bilansów otwarcia. Można na nim wyświetlić zestawienie wartości pól deklaracji PIT-11, pochodzących z BO na wybrany rok i dla wybranych pracowników.
7. (IP-15936) Rozbudowa algorytmu ubruttowienia składników płacowych o możliwość pominięcia składek PPE podczas obliczania wartości netto. Przy włączonym ustawieniu system ubruttowi składniki wynagrodzenia o wartość podatku i składek społecznych, a składki PPE obliczy po zakończonym procesie ubruttowienia.
8. (IP-15796) Dodanie opcji Brak załącznika w oknie Dodawania/edycji dokumentu, umożliwiającej zapisanie dokumentu bez załącznika. Funkcja pozwala na śledzenie braków w Dokumentacji pracowniczej w Zestawieniu dokumentacji pracowniczej.

Moduł Kadry

1. (IP-15019) Poprawa sposobu oznaczania skróconych okresów rozliczeniowych. Dotychczas zamykanie okresu rozliczeniowego w ostatnim dniu jego trwania powodowało, że system oznaczał taki okres rozliczeniowy jako skrócony.
2. (IP-15303) Wprowadzenie możliwości oznaczania Sposobów rozwiązania umowy jako nieaktywnych. Wpisy oznaczone jako nieaktywne będą domyślnie ukrywane z listy dostępnych sposobów rozwiązania umowy lub aneksu.
3. (IP-15303) Zmiana kodów dla wbudowanych sposobów rozwiązania umowy. Nowe wartości kodów stanowią skróconą wersję opisu dla danego sposobu, co ma ułatwić ich identyfikację np. w systemach zewnętrznych, integrujących się z systemem iPersonel.
4. (IP-15325) Umożliwienie wprowadzenia pokrywających się okresów badań lekarskich oraz szkoleń BHP.
5. (IP-15351) Wprowadzono rozszerzone podsumowanie dni kalendarzowych i dni pracy na ekranie Danych czasu pracy pracownika w zakładce Urlopy. Jeśli urlop został wprowadzony w godzinach – w podsumowaniu również będą wyświetlane godziny.
6. (IP-15378) Dodanie funkcjonalności pozwalającej na zapisanie w dokumentacji pracowniczej dokumentu ZZA wygenerowanego w ostatnim kroku Danych pracownika.
7. (IP-15648) Uwzględnienie w Deklaracji RCA do ZUS wynagrodzenia wypłaconego po ustaniu zatrudnienia oraz poprawne wykazanie pracownika ponownie zatrudnionego w krótkim odstępie czasu z właściwymi kodami tytułu ubezpieczenia.
8. (IP-15677) Dodanie możliwości pobrania pliku CSV dla sprawozdania GUS Z-12, który następnie można wczytać do aplikacji GUS.
9. (IP-15678) Poprawiono dane prezentowane w kolumnie Wymiar czasu pracy dla pracownika medycznego na liście okresów rozliczeniowych.
10. (IP-15688) Wprowadzenie możliwości oznaczenia składnika płacowego do raportowania na Deklaracji GUS DG-1 w module Płac na ekranie Definicji składnika płacowego w zakładce Raportowanie.
11. (IP-15710) Poprawiono naliczanie wymiaru urlopu dla osób z niepełnosprawnościami. Zakończenie orzeczenia o niepełnosprawności lub zmiana stopnia na lekki w trakcie roku nie będzie powodować proporcjonalnego przeliczania wymiaru urlopu. Pracownikowi nadal przysługuje 10 dodatkowych dni urlopu do końca danego roku kalendarzowego.
12. (IP-15719) Dodanie informacji o eksporcie dokumentacji pracowniczej do Logu aktywności w systemie.
13. (IP-15749) Wprowadzono zabezpieczenie uniemożliwiające kopiowanie składników płacowych w widokach aneksów i umów przez użytkowników bez uprawnień do modyfikacji danych płacowych.
14. (IP-15757) Dodanie kolumn Imię oraz Nazwisko do Raportu Zestawienia dokumentacji pracowniczej. Kolumny są domyślnie ukryte.
15. (IP-15784) Umożliwienie wprowadzania urlopów rodzicielskich w niepełnych tygodniach. Od teraz można wskazać dowolny zakres dni, na który ma przypadać urlop, bez konieczności spełniania wymogu długości absencji w pełnych tygodniach.
16. (IP-15796) Dodanie opcji Brak załącznika w oknie Dodawania/edycji dokumentu, umożliwiającej zapisanie dokumentu bez załącznika. Funkcja pozwala na śledzenie braków w Dokumentacji pracowniczej w zestawieniu dokumentacji pracowniczej.
17. (IP-15797) Dodanie możliwości filtrowania i sortowania Dokumentacji pracowniczej według nazwy dokumentu w widoku Danych kadrowych pracownika.
18. (IP-15801) Dodanie możliwości uwzględnienia dokumentów, które nie są przypisane do Dokumentacji pracownika w Raporcie Zestawienie dokumentacji pracowniczej.
19. (IP-15802) Zmiana sposobu prezentacji wykorzystanego i dostępnego urlopu w dymkach ze szczegółowymi informacjami w Danych czasu pracy pracownika. Wartości godzinowe ułamkowe są teraz wyświetlane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
20. (IP-15807) Uzupełnienie listy typów dokumentów dostępnych podczas dodawania i edycji plików w Dokumentacji pracowniczej oraz Danych zatrudnienia, np. Rozwiązanie umowy, Świadectwo pracy, PPK itd.
21. (IP-15815) Optymalizacja ładowania danych na ekran Danych zatrudnienia. Poprawa sposobu pobierania danych o Przełożonych.
22. (IP-15955) Poprawa zliczania pracowników w raporcie GUS DG-1. Wykluczenie z raportu pracowników, którzy przebywają na urlopach wychowawczych i bezpłatnych przez okres dłuższy niż 3 miesiące nieprzerwanie. Dotychczas wykluczani byli jedynie pracownicy, którzy na koniec raportowanego miesiąca mieli trzymiesięczny urlop, bez uwzględnienia zaplanowanego urlopu.
23. (IP-15985) Dodanie ustawienia kadrowego Brak pełnej historii zatrudnienia. Ustawienie to umożliwia zaimportowanie i zablokowanie daty zatrudnienia pracownika bez konieczności wprowadzania pełnej historii jego umów o pracę.
24. (IP-15985) Dodanie informacji o zablokowanej dacie zatrudnienia pracownika. Jeżeli data zatrudnienia została zablokowana w wyniku importu, w Danych zatrudnienia pracownika obok omawianej daty wyświetli się ikona kłódki. Kliknięcie ikony pozwala zdjąć blokadę, co spowoduje automatyczne przeliczenie daty zatrudnienia na podstawie aktualnych umów o pracę.
25. (IP-16016) Poprawa błędu uniemożliwiającego wybranie przełożonego dla Podmiotu zewnętrznego.

Moduł Płace

1. (IP-10123) Poprawa błędu umożliwiającego wykonanie wielokrotnego storna pojedynczej listy płac.
2. (IP-14465) Dodanie opcji Nie naliczaj – Bezpłatne absencje w ustawieniach Generowania listy płac. Mając tę opcję zaznaczoną na danej liście płac nie zostanie obliczona redukcja za zaległe absencje bezpłatne.
3. (IP-14556) Poprawa naliczania składek społecznych od nieopodatkowanego przychodu dla pracownika z wynagrodzeniem chorobowym w miesiącu przekroczenia limitu ulgi PIT-0. Poprawa dotyczy scenariusza wypłacania więcej niż jednej listy płac w tym samym miesiącu.
4. (IP-14691) Poprawa naliczania listy płac ze składnikiem wyrównania zasiłku macierzyńskiego wypłacanego dla pracownicy korzystającej z ulgi PIT-0 dla młodych. System zsumuje standardowe składniki zasiłków macierzyńskich wraz z wyrównaniami i łączną wartość wykaże w jednej komórce na PIT-11.
5. (IP-15329) Zmiana założeń dotyczących pobierania wartości do podstawy zasiłku chorobowego z Bilansu otwarcia. W przypadku wprowadzenia wartości miesięcznej w BO, a także naliczenia listy płac za ten sam okres, system do podstawy zasiłku pobierze obie wartości. Do tej pory w opisanym scenariuszu wartości z BO były pomijane.
6. (IP-15490) Poprawa rozliczania składników płacowych z ustawieniem Naliczaj gdy – Umowy cywilnoprawne w Definicji składników płacowych. W przypadku, gdy składnik przypisany jest do Danych płacowych pracownika, a pracownik posiada jednocześnie umowę o pracę i umowę zlecenia, składnik z takim ustawieniem zostanie rozliczony w ramach przychodu z umów cywilnoprawnych. Do tej pory w takim scenariuszu system traktował umowę o pracę jako priorytetową do rozliczenia składnika pochodzącego z Danych płacowych.
7. (IP-15701) Poprawa wyliczania podstawy zasiłku chorobowego ze składników wielomiesięcznych po zmianie wymiaru etatu. Składniki wielomiesięczne zostaną przeliczone na nowy wymiar etatu, jeśli zmiana nastąpiła po ich wypłaceniu lub w trakcie okresu, za który składnik jest należny. Do tej pory w przypadku zmiany wymiaru etatu premie za okresy wielomiesięczne były pobierane do podstawy, ale nie były przeliczane na nowy wymiar.
8. (IP-15781) Dodanie opcji pominięcia pracowników na raporcie Karty wynagrodzeń, którzy nie mieli żadnych wypłat w okresie raportowania. Domyślnie system dla takich pracowników drukuje pustą kartę.
9. (IP-15786) Naprawa błędu uniemożliwiającego dodanie depozytu do potrącenia.
10. (IP-15788) Poprawa wykazywania zsumowanego wymiaru etatu na deklaracji RCA dla pracownika z umową o pracę i równoległym dodatkowym etatem.
11. (IP-15790) Dodanie do zakładki raportów PIT raportu Dane z bilansów otwarcia. Można na nim wyświetlić zestawienie wartości pól deklaracji PIT-11, pochodzących z BO na wybrany rok i dla wybranych pracowników.
12. (IP-15808) Poprawa formatu daty w nazwach plików przelewów bankowych. Data będzie zapisywana w formacie „rok_miesiąc_dzień”.
13. (IP-15813) Poprawa ładowania listy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej z listy źródłowej podczas kopiowania ustawień listy płac. Dotychczas system nie podpowiadał możliwości wyboru takich pracowników.
14. (IP-15863) Poprawa sposobu generowania deklaracji PIT-11 dla pracownika z przekroczeniem ulgi dla młodych i miesięcznym przesunięciem opodatkowania składek PPK, kiedy dane do deklaracji PIT-11 częściowo pochodzą z Bilansu otwarcia.
15. (IP-15872) Poprawa naliczania list płac z włączonym filtrem Umowy powołania. Dotychczas w przypadku włączonego filtra system pomijał przychód z umów powołania dla prokurenta.
16. (IP-15884) Możliwość dodania kodu Obszaru płacowego jako opcjonalnego elementu automatycznie generowanej nazwy listy płac. W przypadku firm, dla których w ogólnych ustawieniach systemu włączone jest filtrowanie według obszarów płacowych, w ustawieniach nazewnictwa list płac dostępny jest nowy znacznik [KodObszaruPlacowego], który w przypadku generowania listy dla wybranego obszaru płacowego zostanie zastąpiony jego kodem.
17. (IP-15901) Poprawa ograniczania liczby dni rozliczanej choroby na pierwszej liście płac w systemie, jeśli choroba rozpoczyna się przed datą ewidencji chorób i trwa ponad miesiąc.
18. (IP-15913) Poprawa pobierania składników do podstawy zasiłku chorobowego w momencie rozliczania choroby z poprzedniego miesiąca, w którym nastąpiła zmiana wymiaru etatu.
19. (IP-15916) Poprawa naliczania Redukcji o urlopy godzinowe w ostatnim dniu rozliczanego okresu.
20. (IP-15936) Rozbudowa algorytmu ubruttowienia składników płacowych o możliwość pominięcia składek PPE podczas obliczania wartości netto. Przy włączonym ustawieniu system ubruttowi składniki wynagrodzenia o wartość podatku i składek społecznych, a składki PPE obliczy po zakończonym procesie ubruttowienia.
21. (IP-15939) Zaktualizowanie danych dotyczących kwot ustawowych na rok 2025.

Moduł Czas Pracy

1. (IP-13592) Dodanie ustawienia Pomiń urlopy przedawnione na raporcie Rezerw urlopowych. Ustawienie to umożliwia pominięcie urlopów wypoczynkowych, dla których prawo do ich wykorzystania uległo przedawnieniu zgodnie z przepisami prawa pracy. Przykładowo prawo do urlopu wypoczynkowego za rok 2020 ulegnie przedawnieniu 30 września 2024 roku. Raport wygenerowany po tej dacie nie uwzględni już niewykorzystanego urlopu za 2020 rok.
2. (IP-15776) Poprawa sposobu wykazywania liczby godzin Normy bez absencji na okresach rozliczeniowych pracownika, w przypadku wystąpienia innych nieobecności godzinowych w miesiącu.
3. (IP-16053) Poprawa przeliczania nadgodzin do odbioru w okresie rozliczeniowym pracownika. Poprawka dotyczy wprowadzania Wolnego za nadgodziny, przypadającego na ostatni dzień okresu rozliczeniowego.

Moduł Import

1. (IP-15709) Usprawnienie importu e-ZLA polegające na automatycznym przypisywaniu zwolnień lekarskich nie tylko do głównego etatu pracownika, ale także do jego etatu dodatkowego.

Przelewy

1. (IP-15958) Dodanie nowego formatu przelewu bankowego dla banku J.P. Morgan.

Inne zmiany

1. (IP-15712) Zapamiętanie ustawień i wartości wprowadzonych przez użytkownika osobno dla każdej bazy. Dzięki temu informacje, takie jak filtry czy parametry wyszukiwania, wprowadzone w jednej bazie nie będą widoczne po zalogowaniu do innych baz.
2. (IP-15777) Wprowadzenie sortowania alfabetycznego schematów raportu na Raporcie list płac oraz Raporcie danych kadrowych.
3. (IP-15886) Poprawa prezentacji ustawień podczas generowania Raportów kadrowych, zawierających możliwość filtrowania po następujących sekcjach: Jednostki organizacyjne, Działy, Obszary płacowe, Grupy pracownicze, Pracownicy.

Wydruki dokumentów

1. (IP-15752) Poprawa sposobu kwalifikowania opodatkowanego zasiłku macierzyńskiego po przekroczeniu limitu ulgi dla młodych na deklaracji PIT-11.
2. (IP-15805) Dodanie nowego wzoru PIT-8AR (wersja 14) dla dochodów uzyskanych od dnia 1 stycznia 2024 r.
3. (IP-15819) Uwzględnienie wartości premii kilkumiesięcznych po przeliczeniu na miesiąc na Raporcie podstaw zasiłkowych.
4. (IP-15822) Poprawa sposobu generowania Raportu podstaw zasiłkowych dla pracownika wynagradzanego akordowo, który nie przepracował ani jednej godziny w miesiącu.
5. (IP-15825) Dodanie nowego wzoru IFT-1R wersja 17.
6. (IP-15792) Dodanie możliwości wydrukowania na umowie/aneksie pracownika takich danych jak: Kod wewnętrzny, Kod obszaru płacowego, Nazwa obszaru płacowego. Odpowiednie znaczniki do modyfikacji wzorów dokumentów znajdują się w dodatku WordAddIn.

Wysyłka mailowa dokumentów

1. (IP-14863) Ulepszenie procesu wysyłki dokumentów drogą mailową. Wprowadzono możliwość wykorzystania operacji STARTTLS do nawiązywania połączeń.

Nowy moduł PIT-11

Dotychczas generowanie dokumentów oraz sporządzanie i wysyłka e-Deklaracji odbywało się na osobnych ekranach. Dostęp do nowej funkcjonalności jest opcjonalny oraz znajduje się na zakładce Deklaracje PIT dostępnej w menu Płace -> Operacje.

1. Po wejściu w nowy moduł Obsługi deklaracji PIT-11 wskazujemy pracowników, dla których należy wygenerować deklaracje za dany rok. Klikamy przycisk Załaduj dane. W zakładce Generowania danych pojawią się wpisy dla każdego pracownika, prezentujące status z informacją, czy dane dla deklaracji PIT-11 zostały już wygenerowane.
2. Następnie należy wygenerować dane dla deklaracji PIT-11 poprzez zaznaczenie pracowników i naciśnięcie przycisku Generuj w prawym dolnym rogu ekranu. System wygeneruje dane dla PIT-11, ale bez dokumentu PDF, co miało miejsce w dotychczasowym sposobie generowania.
   Na tym etapie system pobierze dane płacowe, a także zweryfikuje dane osobowe i adresowe pracownika. Jeżeli dane te będą błędne z perspektywy deklaracji PIT-11, wpis dla danego pracownika zostanie oznaczony odpowiednim statusem i komunikatem ze szczegółami błędu. Poprawnie wygenerowane dane dla deklaracji spowodują pojawienie się wpisów na zakładkach Wydruk próbny, a także e-Deklaracje.
3. Krok Wydruku próbnego nie jest obowiązkowy w procesie przetwarzania deklaracji, jednakże jest zalecany w celu weryfikacji danych. Na zakładce Wydruk próbny wybieramy pracowników i rozpoczynamy operację poprzez naciśnięcie przycisku Wydruk dokumentu w prawym dolnym rogu ekranu. Proces wydruku testowych dokumentów PDF jest przeprowadzany na serwerze, co oznacza, że użytkownik może w tym samym czasie przejść do innych działań w systemie, a następnie wrócić na omawiany ekran. Status oraz licznik pozostałych do wydruku dokumentów będzie odświeżany na bieżąco. Po wygenerowaniu dokumentów dla wszystkich wybranych pracowników, zostanie odblokowana możliwość pobrania plików w dwóch trybach:
   a) jeden plik PDF zawierający wszystkie dokumenty PIT-11,
   b) archiwum ZIP zawierające pojedyncze (imienne) pliki PDF.
4. Następnie przechodzimy do zakładki e-Deklaracje i przystępujemy do wysyłki deklaracji do Urzędu Skarbowego, wskazując bramkę testową lub urzędową bramkę produkcyjną, do której wysyłamy zweryfikowane deklaracje PIT-11. Do przeprowadzenia wysyłki potrzebny jest certyfikat podpisu cyfrowego. Po wybraniu odpowiedniego certyfikatu wysyłamy dokument na wskazaną wcześniej bramkę. System w osobnym oknie wskaże stan postępu wysyłania deklaracji wraz z informacją o statusie operacji.
5. W przypadku pojawienia się błędu odbioru potwierdzeń dla e-Deklaracji możemy wycofać deklarację w zakładce e-Deklaracje, poprawić Dane podatkowe pracownika oraz ponownie wygenerować i wysłać poprawną deklarację.
6. Po dokonaniu wysyłki przechodzimy na zakładkę Odbiór UPO w celu odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Proces odbioru zostanie przeprowadzony w tym samym oknie, co wysyłka e-Deklaracji.
7. Jeżeli wysłane deklaracje PIT-11 przeszły pozytywnie weryfikację na produkcyjnej bramce Urzędu Skarbowego, przechodzimy do ostatniego kroku – Wydruk ostateczny. Podobnie jak w przypadku wydruku testowego, system zaprezentuje postęp całego procesu w sekcji informacyjnej w kolumnie widocznej po lewej stronie ekranu.
8. Po zakończonym procesie drukowania, zostaną udostępnione opcje pobrania pliku PDF w postaci archiwum ZIP, a także w postaci jednego pliku wraz z dokumentem UPO załączonym jako dodatkowa strona do deklaracji PIT-11.
9. Jeżeli posiadają Państwo moduł Podpis Cyfrowy Dokumentów, z poziomu zakładki Wydruk ostateczny możliwe jest wykonanie podpisu wygenerowanych dokumentów PDF. Opcja ta zostanie udostępniona w panelu przycisków widocznych obok tabeli.
10. Z tego widoku jest także możliwość załączenia wydruku deklaracji PIT-11 do dokumentacji pracowniczej.

1. (IP-14791) Dodanie nowego typu umowy Prokura wraz z dedykowanym zestawem składników płacowych do rozliczenia wynagrodzenia na liście płac. Elementy wynagrodzenia, takie jak: Przychód, Składka zdrowotna oraz Netto do wypłaty, zostały wyodrębnione ze składników dla umów powołania. Umożliwia to ich osobne raportowanie. Dla pracownika pełniącego funkcję prokurenta nie będą pobierane zaliczki na podatek dochodowy. Przychód prokurenta na deklaracji PIT-11 zostanie wykazany w sekcji F.
2. (IP-15014) Wprowadzenie możliwości podwyższenia wymiaru urlopu wypoczynkowego z 20 na 26 dni bez konieczności uzupełniania pełnej historii zatrudnienia. Do tej pory system wymagał podania okresów pracy ze wszystkich świadectw od poprzednich pracodawców.
3. (IP-15121) Zmiana sposobu obliczania Wynagrodzenia godzinowego za czas urlopu oraz innych płatnych absencji. Wyłączenie z działania składników nr 1024 – Wynagrodzenie urlopowe godzinowe oraz 1025 – Wynagrodzenie godzinowe za inne nieobecności. Wynagrodzenie godzinowe za czas przepracowany, jako zmienny element wynagrodzenia, zostanie uwzględnione w Podstawie dopłaty urlopowej obliczanej z ostatnich 3 bądź 12 miesięcy przed wystąpieniem urlopu.
4. (IP-15121) Wprowadzenie składnika płacowego nr 1044 – Stawka nadgodzin dobowych z wynagrodzenia godzinowego na potrzeby optymalizacji obliczania dodatków za nadgodziny w przypadku pracownika wynagradzanego Stawką godzinową, a także w celu eliminacji błędu obliczania Stawki dodatku za nadgodziny w przypadku wystąpienia absencji z tytułu działania siły wyższej płatnej w 50%.
5. (IP-15121) Wprowadzenie algorytmu obliczania dodatku za czas urlopu wypoczynkowego ze zmiennych składników w pierwszym miesiącu zatrudnienia. W takim scenariuszu pracownik nie posiada składników zmiennych wypłaconych w miesiącach sprzed urlopu, dlatego Podstawa dopłaty urlopowej zostanie określona na bazie składników z bieżącego miesiąca.
6. (IP-15190) Poprawa szybkości poruszania się między poszczególnymi zakładkami pracownika. Obciążające operacje pobierania danych realizowane są teraz w tle i nie blokują użytkownika.
7. (IP-13631) Wprowadzenie nowego ustawienia naliczania płac Liczba miesięcy pobierania składników wielomiesięcznych do obliczenia podstawy zasiłku. Pozwala na regulację okresu, z jakiego będą pobierane premie wielomiesięczne (kwartalne, półroczne i roczne) do podstawy zasiłku. Domyślna wartość to 12 miesięcy.
8. (IP-15602) Poprawa wliczania premii kwartalnych i półrocznych do Podstawy zasiłku chorobowego w przypadku zatrudnienia poniżej 12 miesięcy. Do wyliczenia podstawy zostaną pobrane pełne okresy kwartalne i półroczne od momentu zatrudnienia do miesiąca, dla którego liczymy podstawę zasiłku. Do tej pory system pobierał liczbę miesięcy zatrudnienia.
9. (IP-15711) Rozbudowa funkcjonalności pobierania Dokumentów powiązanych o możliwość zabezpieczania ich hasłem. Podczas pobierania zestawu dokumentów firmowych (np. zestawu pasków płacowych) w formie dokumentów powiązanych (skompresowany plik zawierający pojedyncze dokumenty pracowników) użytkownik iPersonel będzie mógł zabezpieczyć je hasłem, które samodzielnie ustanowi wybierając odpowiedni parametr.

Moduł Kadry

1. (IP-10525) Dodanie mechanizmu automatycznego zamykania okresów podlegania pod składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przy zmianie okresu obowiązywania umowy.
2. (IP-14814) Dodanie nowego typu zdarzenia — Osiągnięcie emerytalnego wieku ochronnego — do raportu Zdarzenia według wieku. Raport zaprezentuje dokładną datę rozpoczęcia 4-letniego okresu ochronnego przed planowanym przejściem pracownika na emeryturę.
3. (IP-15014) Wprowadzenie możliwości podwyższenia wymiaru urlopu wypoczynkowego z 20 na 26 dni bez konieczności uzupełniania pełnej historii zatrudnienia. Do tej pory system wymagał podania okresów pracy ze wszystkich świadectw od poprzednich pracodawców.
4. (IP-15059) Naprawa kodowania w plikach metadanych Dokumentacji pracowniczej. Domyślnym kodowaniem tych plików będzie UTF-8.
5. (IP-15190) Poprawa szybkości poruszania się między poszczególnymi zakładkami pracownika. Obciążające operacje pobierania danych realizowane są teraz w tle i nie blokują użytkownika.
6. (IP-15239) Uwzględnienie Wynagrodzenia akordowego z podziałem na Wynagrodzenie zasadnicze i Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych w Raporcie GUS Z-12.
7. (IP-15249) Dodanie automatycznego algorytmu przypisującego dokumenty do odpowiednich grup danych. Dokumenty dodane do zakładki e-Teczka będą automatycznie widoczne w sekcjach, takich jak Dane podatkowe, ZUS, zatrudnienia oraz płacowe, w zależności od typu dokumentu. Na przykład: Umowa zostanie przypisana do Danych zatrudnienia, a Pasek płacowy do Danych płacowych.
8. (IP-15262) Dodanie możliwości pobrania dokumentu podpisanego cyfrowo bezpośrednio z widoku edycji tego dokumentu.
9. (IP-15297) Poprawa uzupełniania danych aneksu z umowy. Przy dodawaniu aneksu pole Miejsce pracy będzie uzupełniane na podstawie danych z umowy.
10. (IP-15309) Optymalizacja działania ekranu Stanowisk kosztowych. Przy dużej ilości danych na ekranie pojawiła się możliwość przewijania.
11. (IP-15342) Poprawa błędu walidacji grup dokumentów, który uniemożliwiał zapisanie wygenerowanych dokumentów pracownika w kroku 7 – Generowanie dokumentów.
12. (IP-15350) Dodanie możliwości wprowadzenia wpisu o braku miesięcznej ulgi podatkowej dla umów cywilnoprawnych w Danych podatkowych na potrzeby prezentacji wpisów w raportach. Informację o nieuwzględnianiu ulgi podatkowej dla umów cywilnoprawnych można wprowadzić na dwa sposoby – utworzyć wpis “Brak” w sekcji Danych podatkowych (informacja będzie prezentowana w raportach) i nie wprowadzać żadnego wpisu w sekcji Danych podatkowych (informacja nie będzie prezentowana w raportach).
13. (IP-15346) Poprawa błędu, który uniemożliwiał wyświetlenie listy obywatelstw podczas tworzenia nowego podmiotu zewnętrznego.
14. (IP-15409) Poprawa naliczania wymiaru Nieobecności z powodu działania siły wyższej w przypadku zakończenia umowy o pracę przed datą bieżącą.
15. (IP-15435) Rozbudowa weryfikacji poprawnego wprowadzenia okresu Uczestnictwa w PKZP. System nie pozwala na wprowadzenie okresu Uczestnictwa w PKZP, jeśli w wybranym przedziale czasowym wprowadzono inne uczestnictwo. Dodatkowo system proponuje automatyczne zamknięcie aktualnego okresu Uczestnictwa w PKZP podczas wprowadzania nowego wpisu.
16. (IP-15447) Poprawa obliczania wykorzystanych godzin Nieobecności z tytułu działania siły wyższej w przypadku skorzystania z absencji w ostatnim dniu kalendarzowym miesiąca.
17. (IP-15470) Dodanie definicji Grup dokumentów na podstawie ich przykładowych opisów pochodzących z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
18. (IP-15470) Usprawnienie procesu załączania dokumentów stosunku pracy do Dokumentacji pracowniczej poprzez prezentowanie opisów poszczególnych sekcji e-Teczki.
19. (IP-15558) Dodanie możliwości wyznaczenia Opiekuna działu z aktywnych użytkowników systemu iPersonel na potrzeby kontroli ewidencji czasu pracy w Aplikacji Czasu Pracy.
    
    

Moduł Płace

1. (IP-13355) Poprawa wyświetlania wartości zmiennych obliczeniowych bieżących podstaw nadgodzin w przypadku, gdy na liście płac ubruttawiany jest składnik płacowy.
2. (IP-13630) Dodanie w oknie Definicji składnika płacowego nowego ustawienia Typ zasiłku. Ustawienie przeznaczone jest dla składników, których podmiotem obciążonym jest ZUS, takich jak wypłaty zasiłków oraz ich wyrównania. Umożliwia ono rozpoznanie składników pobieranych do naliczenia Podstawy składek emerytalno-rentowych opłacanych z budżetu państwa.
3. (IP-13631) Nowe ustawienie naliczania płac Liczba miesięcy pobierania składników wielomiesięcznych do obliczenia podstawy zasiłku. Pozwala na regulację okresu, z jakiego pobierane będą premie wielomiesięczne (kwartalne, półroczne i roczne) do podstawy zasiłku. Domyślna wartość to 12 miesięcy.
4. (IP-14173) Poprawa obliczania Dopłaty urlopowej, w której skład wchodzi Dodatek za pracę w nocy.  W przypadku włączonego mechanizmu przeliczania składników pobieranych do podstawy dopłaty, wartość Dodatku za pracę w nocy zostanie przeliczona z uwzględnieniem aktualnego minimalnego wynagrodzenia brutto.
5. (IP-14707) Dodanie funkcjonalności zbiorczego pobierania oraz drukowania deklaracji PIT-11, posortowanych alfabetycznie według nazwiska oraz imienia wraz z potwierdzeniem UPO dla zaznaczonych e-Deklaracji.
6. (IP-14791) Dodanie nowego typu umowy Prokura wraz z dedykowanym zestawem składników płacowych do rozliczenia wynagrodzenia na liście płac. Elementy wynagrodzenia, takie jak Przychód, Składka zdrowotna oraz Netto do wypłaty, zostały wyodrębnione ze składników dla umów powołania, co umożliwia ich osobne raportowanie. Dla pracownika pełniącego funkcję prokurenta nie będą pobierane zaliczki na podatek dochodowy. Przychód prokurenta na deklaracji PIT-11 zostanie wykazany w sekcji F.
7. (IP-15100) Uwzględnienie składników z bieżącej listy płac podczas naliczania podstawy zasiłkowej w przypadku zmiany wymiaru etatu i naliczania podstawy z bieżącego miesiąca. Gdy elementy podstawy pobierane są według daty wypłaty, system uwzględni wszystkie składniki z bieżącej listy płac wchodzące w skład podstawy, nawet jeżeli są to zaległe składniki naliczone za poprzednie okresy. Do tej pory takie składniki były pomijane w podstawie.
8. (IP-15112) Dodanie składników płacowych o numerach 5100 – 5115, których zadaniem jest rozliczenie chorób i zasiłków dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy powołania.
9. (IP-15112) Poprawa obliczania Podstawy zasiłku chorobowego dla umów cywilnoprawnych. Ograniczenie wartości składników wchodzących do podstawy zasiłku do wartości miesięcznego limitu dobrowolnej składki chorobowej.
10. (IP-15119) Poprawa wybierania pracowników na ekranie Generowania listy płac zgodnie z wybranym filtrem typu umowy. Wprowadzono dodatkowe sprawdzanie składników przypisanych do danych płacowych pracownika. System podczas filtrowania pracowników do listy płac uwzględnia wartość ustawioną w definicji składnika płacowego w polu Naliczaj gdy.
11. (IP-15121) Zmiana sposobu obliczania Wynagrodzenia godzinowego za czas urlopu oraz innych płatnych absencji. Wyłączenie z działania składników nr 1024 – Wynagrodzenie urlopowe godzinowe oraz 1025 – Wynagrodzenie godzinowe za inne nieobecności. Wynagrodzenie godzinowe za czas przepracowany, jako zmienny element wynagrodzenia, zostanie uwzględnione w Podstawie dopłaty urlopowej obliczanej z ostatnich 3 bądź 12 miesięcy przed wystąpieniem urlopu.
12. (IP-15121) Wprowadzenie składnika płacowego nr 1044 – Stawka nadgodzin dobowych z wynagrodzenia godzinowego na potrzeby optymalizacji obliczania dodatków za nadgodziny w przypadku pracownika wynagradzanego stawką godzinową, a także w celu eliminacji błędu obliczania stawki dodatku za nadgodziny w przypadku wystąpienia absencji z tytułu działania siły wyższej płatnej w 50%.
13. (IP-15121) Wprowadzenie algorytmu obliczania Dodatku za czas urlopu wypoczynkowego ze zmiennych składników w pierwszym miesiącu zatrudnienia. W takim scenariuszu pracownik nie posiada składników zmiennych, wypłaconych w miesiącach sprzed urlopu, dlatego Podstawa dopłaty urlopowej zostanie określona na bazie składników z bieżącego miesiąca.
14. (IP-15293) Poprawa obliczania Czasu rzeczywiście przepracowanego na potrzeby Podstawy dopłaty urlopowej ze zmiennych składników. Wartość czasu pracy mogła być zawyżona w miesiącach, w których zaewidencjonowano chorobę i jednocześnie okres tej absencji był wcześniejszy niż data rejestracji chorób podana w ustawieniach modułu Czasu pracy.
15. (IP-15311) Dodanie do wersji webowej ustawienia sterującego wysyłką numeru NIP i REGON na potrzeby deklaracji ZUS Z-3.
16. (IP-15324) Dodanie funkcji do wykorzystania w formule składnika płacowego SUMA_NARASTAJACO_OKRES_NALICZANIA, która służy do sumowania wartości podanego składnika płacowego od początku roku do miesiąca poprzedzającego okres, za który naliczana jest lista płac. Na przykład mając listę płac naliczoną za maj 2024, jeśli użyjemy tej funkcji do zsumowania Wynagrodzenia podstawowego, to zsumowane zostaną składniki z list przypadających na okres od stycznia do kwietnia włącznie.
17. (IP-15324) Dodanie funkcji do wykorzystania w formule składnika płacowego SUMA_NARASTAJACO_DATA_WYPLATY, która sumuje podany składnik od początku roku do miesiąca poprzedzającego datę wypłaty danej listy płac. Przykładowo mając listę płac naliczoną za czerwiec, wypłaconą w lipcu, funkcja zwróci sumę wartości zadanego składnika, który był naliczony na listach wypłaconych od stycznia do czerwca.
18. (IP-15352) Poprawa zapisywania informacji o rozliczonych nadgodzinach tygodniowych na liście płac w celu zablokowania podwójnego rozliczenia Dodatku za nadgodziny za ten sam okres.
19. (IP-15358) Dodanie możliwości raportowania Kodu i Nazwy grupy stanowisk kosztowych w uniwersalnym pliku CSV dla Dekretu księgowego.
20. (IP-15359) Możliwość oznaczenia na umowie cywilnoprawnej składek na Fundusz Pracy jako naliczanych niezależnie od wysokości wynagrodzenia. Do tej pory ta opcja była ustawiana globalnie dla całej bazy, teraz można ją zmienić dla poszczególnych umów.
21. (IP-15361) Poprawa wprowadzania typu Limitu potrącenia dla potrąceń spłacanych do wskazanej kwoty egzekucji w wersji desktopowej.
22. (IP-15374) Poprawa ograniczania liczby dni zasiłku do wypłaty w danym miesiącu w przypadku rozliczania zaległego urlopu rodzicielskiego, z pracą na część etatu w trakcie tego urlopu. System zawyżał liczbę dni zasiłku w przypadku rozpoczęcia pracy w trakcie urlopu rodzicielskiego, gdy na tej samej liście płac rozliczany był zasiłek z poprzedniego miesiąca.
23. (IP-15379) Poprawa błędu powodującego nieudane generowanie Karty zasiłkowej w przypadku, gdy w okresie generowania Karty zasiłkowej pracownik miał chorobę, która była wpisana po zakończeniu przez niego pracy.
24. (IP-15380) Poprawa mechanizmu zapisującego pracownika na liście płac. W przypadku naliczania kilku list płac jednocześnie system mógł zablokować zapis jednego pracownika.
25. (IP-15431) Poprawa naliczania Wyrównania wynagrodzenia do minimalnego brutto w przypadku zbiegu choroby oraz innej absencji bezpłatnej, pokrywającej cały miesiąc. Wartość wyrównania zostanie zredukowana do zera ze względu na brak przepracowanych godzin.
26. (IP-15432) Poprawa wyliczania wartości zmiennej Podatek Od Zasiłków – Umowa O Pracę w przypadku podatku nieprzekraczającego kwoty miesięcznej ulgi podatkowej.
27. (IP-15433) Poprawa obliczania Kwoty wolnej od potrąceń w przypadku rezygnacji z Uczestnictwa w PPK po rozpoczęciu miesiąca, ale przed wypłatą wynagrodzenia. W takim scenariuszu pracownik nie opłaca już składek PPK, zatem kwota wolna od potrąceń zostanie obliczona z pominięciem składek PPK.
28. (IP-15450) Wyrównanie podstawy składki rentowej i emerytalnej, opłacanej z budżetu państwa następuje w przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika jest niższe od wynagrodzenia minimalnego. Dotychczas system wyrównywał podstawę składek do 75% minimalnej pensji. Obecnie, w przypadku zatrudnienia na pełen etat, podstawa składek zostanie wyrównana do pełnej kwoty minimalnego wynagrodzenia.
29. (IP-15459) Poprawa wyznaczania wysokości składek na ubezpieczenia społeczne dla składników z wartością 0, uwzględnianych w podstawie zasiłku chorobowego w miesiącu, w którym przekroczono limit składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
30. (IP-15545) Poprawa konfiguracji składnika płacowego odpowiedzialnego za naliczenie podatku od przychodu opodatkowanego z tytułu świadczenia ZFŚS. W przypadku wyłączenia flagi Naliczaj gdy – Umowa o pracę system pomija wspomniany składnik w podstawie podatku.
31. (IP-15559) Dodanie wartości Wskaźników waloryzacji świadczenia rehabilitacyjnego na IV kwartał 2024 roku.
32. (IP-15602) Poprawa wyliczania premii kwartalnych i półrocznych do Podstawy zasiłku chorobowego w przypadku zatrudnienia poniżej 12 miesięcy. Do wyliczenia Podstawy zostaną pobrane pełne okresy kwartalne i półroczne od momentu zatrudnienia do miesiąca, dla którego liczymy Podstawę zasiłku. Do tej pory system pobierał liczbę miesięcy zatrudnienia.

Moduł Czasu Pracy

1. (IP-10116) Rozszerzenie wydruku Rocznej karty ewidencji czasu pracy o możliwość oznaczenia dni wolnych od pracy oraz oznaczenie dni świątecznych. Absencja zostanie oznaczona tylko w zaplanowane dni pracy. W dni wolne będzie prezentowany jedynie znacznik dnia wolnego.

Moduł importu

1. (IP-14729) Dodanie kolumny Rozliczone poza systemem do arkusza Importu standardowego absencji. Wpisanie w tej kolumnie „Tak” sprawi, że importowana absencja będzie oznaczona w systemie jako rozliczona. Na liście płac nie zostanie naliczone wynagrodzenie z tytułu takiej absencji.
2. (IP-15175) Wprowadzenie kolumn Naliczanie wyrównania wstecznego oraz Data wyrównania w pliku Importu standardowego – Aneksu. Po uzupełnieniu tych kolumn, podczas importu, zostaną utworzone składniki płacowe wstecznego wyrównania. Opcja ta dostępna jest dla oprogramowania zawierającego dodatkowy moduł Wsteczne wyrównanie wynagrodzenia.
3. (IP-15294) Poprawa ponownego generowania chorób dla wpisów e-ZLA, których wcześniejszy import zakończył się błędami.
4. (IP-15375) Poprawa pliku Import standardowy – Dane pracowników poprzez dziedziczenie informacji o miejscu wykonywania pracy z umowy do aneksu.
5. (IP-15383) Dodanie pola Rodzaj umowy rozliczającej potrącenie do pliku Import standardowy – Potrącenia.
6. (IP-15416) Dodanie możliwości zaimportowania wartości dodatkowych pól, dostępnych w pierwszym kroku 7 – Danych pracownika za pomocą Importu – Dodatkowe pola pracownika.
7. (IP-15452) Poprawa importu Miesięcznych kart pracy w przypadku pustego pola dla Analityk księgowych.
8. (IP-15482) Usprawnienie procesu importowania absencji. W przypadku urlopu ojcowskiego, system automatycznie ustawi procent zasiłku na 100%, niezależnie od tego, czy w pliku importowym ta informacja została podana.

Przelewy

1. (IP-14560) Zmiana nazwy typu pliku przelewu z Format pliku Elixir PLI dla BZ WBK na Format pliku Elixir PLI dla Santander.

Inne zmiany

1. (IP-14650) Usunięcie sekcji dotyczącej Trybu podwyższonych uprawnień z ustawień systemowych w wersji desktopowej, ponieważ ten tryb nie jest tam wykorzystywany.

Wydruki dokumentów

1. (IP-15301) Rozszerzenie funkcjonalności tworzącej świadectwo pracy. Jeśli pracownik został przejęty razem z umową, która nie została zakończona, to na świadectwie pracy powstaną dwa okresy: okres od daty zawarcia umowy do daty przejęcia, oraz okres od daty przejęcia do zakończenia umowy.
2. (IP-15373) Wprowadzenie możliwości dodawania szablonów dokumentów dla typu Czas pracy.
3. (IP-15401) Poprawa wyświetlania sekcji umożliwiającej umieszczenie wygenerowanego dokumentu w Dokumentacji pracownika. Dotyczy ekranu danych pracownika w kroku 7 – Generowanie dokumentów.
4. (IP-15422) Usunięcie numeru PESEL z nazwy dokumentu i pliku pism kadrowych.
5. (IP-15451) Dodanie dwóch znaczników do Raportu Zaświadczenia o zarobkach: PoczatekWspolpracyUCP oraz KoniecWspolpracyUCP. Znaczniki można znaleźć w dodatku WordAddIn. Pozawalają one na wydrukowanie okresu, w którym pracownik miał aktywną umowę cywilnoprawną.
6. (IP-15522) Dodanie znaczników umożliwiających określenie na świadectwie pracy, czy pracownik został przejęty od innego pracodawcy na podstawie Art. 23 KP oraz kiedy to przejęcie nastąpiło.
7. (IP-15711) Rozbudowa funkcjonalności pobierania Dokumentów powiązanych o możliwość zabezpieczania ich hasłem. Podczas pobierania zestawu Dokumentów firmowych (np. Zestawu pasków płacowych) w formie Dokumentów powiązanych (skompresowany plik zawierający pojedyncze dokumenty pracowników) użytkownik iPersonel będzie mógł zabezpieczyć je hasłem, które samodzielnie ustanowi wybierając odpowiedni parametr.

Portal Pracownika

1. (IP-15300) Rozbudowa API integracyjnego o możliwość pobierania danych limitów urlopowych. Funkcjonalność powstała dla modułu integracji iPersonel z Portalem Pracownika.

Moduł dodatkowy E-Teczka

1. (IP-14258) Dodanie praw do modyfikacji oraz wglądu do Dokumentacji pracowniczej. W zależności od przyznanych praw użytkownicy będą posiadali odpowiednio ograniczone możliwości edycji czy dostępu do dokumentów.
2. (IP-15250) Dodanie przycisku pozwalającego na wprowadzenie i zapisanie zmian w Dokumentacji pracowniczej po wygenerowaniu dokumentów. Użytkownik może wprowadzić zmiany dla wszystkich wygenerowanych dokumentów na bieżąco bez konieczności przechodzenia na ekran Danych personalnych.
3. (IP-15470) Zmiana nazwy pliku eksportu Dokumentacji pracowniczej, która od teraz będzie tworzona na podstawie danych pracownika na przykład „Beata Janda – Dokumentacja pracownicza – 20240926”.
4. (IP-15251) Dodanie funkcjonalności pozwalającej na Zbiorczy podpis cyfrowy dokumentacji pracowniczej z poziomu nowego okna. Udostępniono możliwość wyboru odpowiednich części e-Teczki, które zostaną podpisane zbiorczo.
5. (IP-15267) Dodanie oznaczenia w tabelach z dokumentami, wskazującego, czy dany dokument jest częścią Dokumentacji pracowniczej. Po najechaniu kursorem będą widoczne szczegółowe informacje dotyczące
   e-Teczki.

Migracja danych

Zakres migracji:

1. Dane kadrowe pracowników, obejmujące całą historię zatrudnienia, w tym m.in. historię umów i aneksów, zmiany zaszeregowania, przynależności organizacyjnej oraz bilanse urlopowe na moment rozpoczęcia pracy z nowym systemem.
2. W przypadku danych niskiej jakości (np. braków w historii zatrudnienia) możliwe jest przyjęcie opcji uproszczonej, czyli zaimportowanie tylko aktualnych danych kadrowych i umów na moment startu nowego systemu.
3. Bilanse otwarcia dla płac, obejmujące m.in. podstawy zasiłku chorobowego za ostatnie 24 miesiące, podstawy dopłaty urlopowej i ekwiwalentu oraz dane do PIT za bieżący rok.
4. Okresy uczestnictwa i przynależność pracowników do PPK.
5. Import historycznych absencji (choroby, urlopy i inne nieobecności). Import dotyczy okresu od początku roku, w którym rozpoczynamy pracę z systemem iPersonel, do momentu rozpoczęcia pracy z iPersonel.

Założenia

Standardowo podczas migracji pomijamy pracowników zwolnionych przed 1 stycznia roku podatkowego, w którym rozpoczynamy pracę z iPersonel. Zakres migrowanych pracowników podlega ustaleniom indywidulanym dla każdego wdrożenia. W przypadku rozpoczynania pracy w trakcie roku podatkowego importujemy również dane do PIT, tak aby na koniec roku możliwe było wygenerowanie wszystkich deklaracji podatkowych.

W przypadku większych baz danych (powyżej 500 aktywnych pracowników) migrację przeprowadzamy w dwu etapach:

1. Najpierw przeprowadzamy migrację próbną na przykładzie próbki 50 do 100 pracowników. Przeniesione dane służą do testowego liczenia płac, testowania procedur pracy oraz weryfikacji danych, m.in. na podstawie próbnej listy płac.
2. W drugim etapie przeprowadzamy migrację ostateczną, w tym migracją bilansów otwarcia dla płac. Migracja ta wykonywana jest po naliczeniu list płac w starym systemie za okres poprzedzający okres, w którym zostanie uruchomiony produkcyjnie system iPersonel.

Od momentu wykonania migracji ostatecznej danych kadrowych wszelkie zmiany w kartotekach pracownika muszą być wprowadzane zarówno w starym systemie, jak i w systemie iPersonel. Od tego też momentu listy płac liczymy równolegle w starym systemie oraz w systemie iPersonel i uzgadniamy je ze sobą. W okresie pracy równoległej wiodącym dla celów raportowych jest stary system kadrowo-płacowy.

Dobrą praktyką w przypadku wdrażania nowego systemu kadrowo-płacowego jest równoległą praca na dwóch systemach (starym i nowym) przez okres jednego do trzech miesięcy. Takie podejście minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów podczas wdrożenia nowego systemu kadrowo-płacowego oraz zapewnia użytkownikom większy komfort pracy z nowym oprogramowaniem.

Weryfikacja danych

System iPersonel dokonuje automatycznego sprawdzenia poprawności wielu danych wprowadzanych do programu, takich jak np. numer PESEL czy numer dowodu tożsamości. Kontrolujemy również poprawność adresu zamieszkania, zameldowania i korespondencyjnego pracownika na podstawie bazy adresowej Poczty Polskiej (zgodność kodu pocztowego, miasta, powiatu, gminy). System kontroluje też możliwość wprowadzenia niektórych typów absencji w zależności od istnienia odpowiednich znaczników w danych kadrowych pracownika, np. możliwość wprowadzenia urlopu opiekuńczego czy zasiłku macierzyńskiego w zależności od uzupełniania danych dziecka. Walidacja tych danych następuje również w trakcie migracji danych z wcześniej używanego systemu. Dzięki temu możemy zapewnić wysoką jakość danych w momencie rozpoczynania pracy z iPersonel.

System kadrowo-płacowy w chmurze – zalety

System HR w chmurze przynosi szereg korzyści. Chmura pozwala osiągnąć firmom wydajność, która wcześniej była poza ich zasięgiem.

Jakie zalety ma system HR w chmurze?

1. Redukcja kosztów.
   – Nie trzeba posiadać własnej rozbudowanej infrastruktury IT (w modelu SaaS to dostawca posiada serwerownie i jest odpowiedzialny za administrowanie, serwisowanie systemu, a także reagowanie na bieżące problemy).
   – Niższe koszty początkowe – wynajem oprogramowania w chmurze jest znacznie tańszym rozwiązaniem niż jednorazowy zakup licencji.
   – Redukcja przestrzeni biurowych.
2. Bezpieczeństwo danych kadrowo-płacowych.
3. Automatyczne aktualizacje.
4. Nieustanny dostęp do danych firmowych.
5. Skalowalność i wydajność.

Więcej na temat zalet systemu HR w chmurze znajdziesz na portalu INFOR.pl.

Nasi eksperci wyjaśniają, jakie korzyści przynosi firmom model chmurowy i dlaczego warto skorzystać z tego rozwiązania. Link znajdziesz poniżej.

Kadry i płace w chmurze – czy warto?

Sprawdź nasze pozostałe artykuły na portalu INFOR.pl

1. Chcesz zredukować koszty w firmie? Sprawdź, w jaki sposób możesz zminimalizować wydatki w firmie dzięki automatyzacji działu kadrowo-płacowego. Oszczędność na przestrzeni biurowej poprzez rezygnacje z archiwum to jedna strona tego medalu. Kluczowe w tym procesie są także funkcje oprogramowania HR, które zapewnią większą wydajność pracowników działu kadrowo-płacowego.
   Więcej informacji:
   Automatyzacja HR a redukcja kosztów
2. Digitalizacja niewątpliwie umożliwia sprawne zarządzanie działem kadrowo-płacowym. Wiele firm przeszło już cyfrową transformację. Coraz więcej firm również decyduje się na pozbycie papierowych wersji dokumentów i automatyzację procesów kadrowo-płacowych. Jakie korzyści przemawiają za cyfryzacją?
   Więcej informacji:
   Cyfryzacja HR – konieczność w 2021r.?
3. Tyle mówimy o korzyściach oprogramowania i wiemy, że każdemu nasuwa się pytanie: ile kosztuje system HR w chmurze? Ile muszę zainwestować? Musimy Cię zmartwić, ponieważ podanie konkretnej kwoty jest niemożliwe ze względu na wielość czynników, która składa się na wycenę wdrożenia. Podajemy jednak widełki cenowe, których możesz się spodziewać.
   Więcej informacji:
   System kadrowo-płacowy w chmurze – od czego zależy cena?

System HR w chmurze – iPersonel

Szukasz systemu HR w chmurze, który usprawni Twoje procesy kadrowo-płacowe?

Świetnie trafiłeś!

iPersonel to oprogramowanie, które wspomaga zarządzanie kadrami i naliczanie wynagrodzeń w firmach średniej wielkości oraz dużych. Z chęcią pokażemy Ci wszystkie jego możliwości podczas zdalnej prezentacji. Jednak najpierw omówmy Twoje potrzeby i wymagania.

Umów się na konsultację.

Zagadnienie wyjaśniają na portalu INFOR.pl nasi eksperci iPersonel na podstawie wieloletnich obserwacji w czasie wdrożeń systemów kadrowo-płacowych.

Automatyzacja działu kadrowo-płacowego, czyli jak zmniejszyć koszty

Automatyzacja działu kadrowo-płacowego umożliwia firmom optymalizację wydatków. Jakich obszarów to dotyczy? Jakie funkcje oprogramowania przyczyniają się do cięcia kosztów i zwiększenia efektywności pracowników działu kadrowo-płacowego? Nasi eksperci wyróżnili 6 aspektów.

Automatyzacja działu kadrowo-płacowego to:

1. Redukcja kosztów utrzymania przestrzeni biurowych
2. Brak konieczności prowadzenia i opłacania firmowego archiwum
3. Elektroniczny obieg dokumentów
4. Brak przestojów, zachowanie ciągłości pracy
5. Uniknięcie kosztownych błędów
6. Uniknięcie kar za nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy

Więcej informacji znajdziesz na portalu INFOR.pl:

Automatyzacja działu kadrowo-płacowego a redukcja kosztów

Automatyzacja działu kadrowo-płacowego to z pewnością temat, który będziemy kontynuować.

Śledź naszą bazę wiedzy.

Sprawdź nasze pozostałe artykuły na portalu INFOR.pl

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemu kadrowo-płacowego, wybierz artykuły:

7 pytań do dostawcy oprogramowania HR

Od czego zależy koszt oprogramowania HR? 11 czynników

System kadrowo-płacowy a Pracownicze Plany Kapitałowe

Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych

Jak Portal Pracownika wspiera procesy HR w czasie pandemii?

Jeśli chcesz uzyskać informacji na temat prowadzenia dokumentacji pracowniczej, wybierz artykuły:

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – 9 najczęstszych pytań

Lista obecności pracowników a ewidencja czasu pracy – różnice

E-wnioski urlopowe – czy są zgodne z Kodeksem pracy?

Automatyzacja działu kadrowo-płacowego z iPersonel

Jeśli automatyzacja działu kadrowo-płacowego, to tylko z iPersonel.

Sprawdź, co możesz zyskać.

Umów się na konsultację.

Przedstaw nam swoje potrzeby i oczekiwania, a my dopasujemy rozwiązania.